Zeiten exportieren

Aus der Zeiterfassung ziehst du die Zeiten eines Zeitraums als Datei heraus — als Tabelle für die Lohnbuchhaltung oder als Arbeitszeitnachweis zum Ausdrucken.

Export starten

1. Klicke in der Seitenleiste auf Zeiten
2. Lege den Zeitraum fest:
   • im Reiter Zeiterfassung über das Feld Zeitraum
   • im Reiter Team über die Monats- und Jahresauswahl (auch Ganzes Jahr)
3. Klicke oben rechts auf den Knopf mit dem Download-Pfeil (Exportieren). Im Reiter Zeiterfassung ist er erst aktiv, wenn ein Zeitraum gewählt ist.
4. Im Dialog Zeiterfassung exportieren prüfst du den Zeitraum und wählst das Export-Format
5. Exportieren — die Datei wird heruntergeladen

Filter wirken nicht auf den Export

Der Export enthält die Einträge aller Mitarbeiter im gewählten Zeitraum. Die Filter für Mitarbeiter, Projekte, Eintragstypen und Abrechnung schränken nur die Liste auf dem Bildschirm ein, nicht die Datei.

Formate

Format	Inhalt
Excel (.xlsx)	Alle Buchungen als Tabelle, eine Zeile je Eintrag
CSV (.csv)	Dieselben Spalten wie Excel, für den Import in andere Programme
PDF (.pdf) — Arbeitszeitnachweis	Ein Blatt je Mitarbeiter mit allen Kalendertagen, Soll/Ist und Zuschlagsstunden

Spalten in Excel und CSV

Spalte	Inhalt
Datum	Tag des Eintrags
Mitarbeiter	Vor- und Nachname
Art	Eintragstyp, zum Beispiel Arbeitszeit oder Urlaub
Stunden (einzeln)	Dauer dieses Eintrags nach Abzug der Pause
Stunden pro Tag	Summe aller Einträge dieses Mitarbeiters an diesem Tag
Beginn / Ende	Uhrzeiten; endet eine Schicht am Folgetag, steht hinter dem Ende (+1)
Pause	Pausendauer
Nacht 25% / Nacht 40% / Sonntag 50%	Stunden in den Zuschlagszeiten nach § 3b EStG
Projekt / Projektnummer	zugeordnetes Projekt; ohne Projekt „Kein Projekt”, bei Abwesenheiten ein Strich — außer bei Schlechtwetter mit gewähltem Projekt
Beschreibung	Freitext des Eintrags
Zuletzt bearbeitet	Datum der letzten Änderung

Die letzte Zeile summiert die Stunden und die drei Zuschlagsspalten. Die Zuschlagsspalten stehen immer in der Datei, auch wenn sie leer sind — so bleibt eine Importvorlage in deiner Lohnbuchhaltung gültig.

Die CSV-Datei ist mit Semikolon getrennt und in UTF-8 gespeichert, sodass Excel Umlaute richtig anzeigt.

Was du beim Weitergeben wissen solltest

• Die Zuschlagsstunden werden auf der Zeit von Beginn bis Ende gerechnet, ohne die Pause abzuziehen — wann die Pause lag, ist nicht erfasst. Sie sind ein Anhaltspunkt für die Lohnbuchhaltung, keine fertige Abrechnung.
• Abwesenheiten ohne Uhrzeit stehen in Excel und CSV pauschal mit 8,00 Stunden in der Datei — auch halbe Tage und unabhängig vom Arbeitszeitmodell.
• Excel, CSV und PDF enthalten alle Einträge des Zeitraums, unabhängig davon, ob sie schon genehmigt sind. Prüfe vorher den Reiter Anträge.

Arbeitszeitnachweis (PDF)

Das PDF ist zum Ausdrucken für den Steuerberater gedacht. Jeder Mitarbeiter bekommt ein eigenes Blatt mit allen Kalendertagen des Zeitraums, Soll und Ist und den Zuschlagsstunden. Das Soll kommt aus dem Arbeitszeitmodell; wer keines hat, bekommt dort einen Strich statt einer Zahl.

Enthalten sind alle aktiven Mitarbeiter und zusätzlich ausgeschiedene, die im Zeitraum Zeiten gebucht haben.