Dokument finalisieren

Solange ein Dokument ein Entwurf ist, kannst du es beliebig ändern. Mit dem Finalisieren schließt du es ab: es bekommt seine endgültige Nummer, wird gesperrt und als PDF archiviert. Genau dieses PDF sieht dein Kunde danach.

Dokument finalisieren

Öffne den Entwurf im Editor.
Klicke oben rechts auf Vorschau und prüfe das PDF.
Klicke auf Finalisieren.
Der Dialog Dokument finalisieren zeigt unter Finale Nummer, welche Nummer das Dokument bekommt.
Klicke auf Jetzt finalisieren.

Willst du vorher noch etwas ändern, kommst du mit Vorschau beenden zurück in den Editor. Nach dem Finalisieren trägt das Dokument in der Vorschau das Kennzeichen Finalisiert.

Hinweise im Dialog

Pflichtangaben unvollständig — es fehlen Angaben, die auf einen Geschäftsbrief gehören: etwa Straße, PLZ oder Steuernummer bzw. USt-IdNr. deines Unternehmens, bei Rechnungen die IBAN, oder Name und Anschrift des Empfängers. Du kannst trotzdem finalisieren, solltest die Angaben aber vorher ergänzen.
Diese Rechnung wird keine E-Rechnung — nur bei Rechnungen: für die E-Rechnung fehlen Angaben. Auch hier kannst du finalisieren und die Angaben später am Beleg nachtragen.

Was beim Finalisieren passiert

Nummer: Das Dokument bekommt die nächste Nummer aus dem Nummernkreis seiner Dokumentart (siehe Nummernkreise). Hat eine Rechnung ein Rechnungsprofil, kommt die Nummer aus dessen Nummernkreis.
Sperre: Der Inhalt ist nicht mehr bearbeitbar. Öffnest du das Dokument, landest du direkt in der Vorschau.
Archiviertes PDF: HammerUp erzeugt das PDF einmal und legt es unveränderlich ab. Vorschau, Download und Versand verwenden danach immer dieses PDF, auch wenn du später Briefpapier, Firmen- oder Kontaktdaten änderst.
Rechnungen: Bei Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen berechnet HammerUp das Fälligkeitsdatum aus dem Zahlungsziel und führt ab jetzt den Zahlungsstatus (siehe Rechnungsstatus). Außerdem erzeugt HammerUp automatisch die E-Rechnung, sofern alle nötigen Angaben vorliegen.

Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung einer Folge finalisierst du der Reihe nach. Ist eine vorherige Abschlagsrechnung noch ein Entwurf, bricht HammerUp mit einem entsprechenden Hinweis ab.

Dokumente, die nicht finalisiert werden

Zahlungserinnerungen und Mahnungen bekommen keine Nummer und bleiben immer bearbeitbar (siehe Zahlungserinnerungen).
Dauerverträge werden nie finalisiert — finalisiert werden die Rechnungen, die daraus entstehen.
Berichte schließt du in der Vorschau mit Fertigstellen ab oder lässt sie unterschreiben (siehe Berichte — Übersicht).

Bei diesen Dokumenten erscheint der Knopf Finalisieren nicht.

Finalisiertes Dokument ändern

Angebote und andere Dokumente

Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und die übrigen Dokumentarten außerhalb der Rechnungen kannst du erneut bearbeiten:

Öffne das finalisierte Dokument.
Klicke oben rechts auf das Uhr-Symbol (Versionsaktionen) und wähle Erneut bearbeiten.
Der Dialog Neue Version erstellen? zeigt, was zu beachten ist — etwa, dass du das Dokument schon versendet hast oder dass Folgedokumente daraus entstanden sind.
Bestätige mit Erneut bearbeiten.

Das Dokument geht zurück in den Entwurf und behält seine Nummer. Die bisherige Fassung bleibt samt PDF im Versionsverlauf erhalten. Beim nächsten Finalisieren wird keine neue Nummer vergeben.

Beachte dabei:

Ein bereits verschickter Link zeigt weiter die bisherige Fassung.
Folgedokumente, die schon aus dem Dokument entstanden sind, ändern sich nicht mit.
Eine vorhandene Unterschrift gilt nur für die bisherige Fassung; die neue braucht eine neue Unterschrift.

Rechnungen

Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen lassen sich nach dem Finalisieren nicht mehr bearbeiten. Eine fehlerhafte Rechnung wird storniert und neu ausgestellt (§ 14c UStG). Wie das geht, steht unter Rechnung stornieren und Rechnung korrigieren.

Dokument versenden

Rechnung stornieren