Termine und Einsätze anlegen

Termine planst du im Web in der Seitenleiste unter Termine – die Seite selbst heißt Einsätze. Ein Termin kann ein einfacher Kalendereintrag sein oder ein detaillierter Einsatz, den dein Team vor Ort dokumentiert und abschließt. Mitarbeiter sehen ihre Termine in der App unter Einsätze.

Einfacher Termin oder detaillierter Einsatz

Oben im Termin-Formular steht der Schalter Detaillierter Einsatz. Er schaltet Unterschriften, Fotos, Checklisten und Materialerfassung vor Ort frei.

Mit Schalter hat der Termin eine eigene Detailseite. Dort erfasst dein Team Arbeitszeit, Fotos, Leistungen und den Arbeitsbericht und schließt den Einsatz ab. Daraus entsteht der Einsatzbericht.
Ohne Schalter ist es ein einfacher Termin. In Liste und Filtern trägt er statt eines Status die Kennzeichnung Termin. Hängt er an einem Projekt, führt ein Klick darauf zum Projekt, sonst öffnet sich das Formular.

Die Stellung der Schalter Detaillierter Einsatz und In Routenberechnung merkt sich HammerUp in deinem Browser für den nächsten neuen Termin.

Termin im Web anlegen

Klicke in der Seitenleiste auf Termine und oben rechts auf Neuer Einsatz. Rechts öffnet sich das Formular Neuer Termin.
Stelle oben Detaillierter Einsatz und In Routenberechnung ein.
Wähle unter Kunde den Kontakt oder Ansprechpartner. Fehlt er, legst du ihn über Neuen Kontakt erstellen an.
Wähle unter Projekt das Projekt – oder — Kein Projekt —. Über Neues Projekt legst du eines an; dein Entwurf bleibt dabei erhalten.
Optional: Unter Ansprechpartner vor Ort nennst du, wen dein Team an der Baustelle erreicht.
Gib einen Titel ein (Pflichtfeld) und bei Bedarf Notizen.
Prüfe die Adresse unter Straße, PLZ / Ort und Land.
Wähle unter Ressourcen die Mitarbeiter und Geräte (siehe unten).
Lege Zeitraum und Uhrzeit fest (siehe unten).
Klicke auf Erstellen.

Mit Zurücksetzen leerst du das Formular, mit Abbrechen schließt du es ohne zu speichern.

Adresse

Wählst du ein Projekt mit Baustellenadresse, übernimmt HammerUp diese Adresse und den Kunden des Projekts. Hat das Projekt keine Adresse, kommt sie vom Kontakt. Mit den Haken Adresse vom Projekt übernehmen und Adresse vom Kontakt übernehmen wechselst du die Quelle; tippst du selbst in die Adressfelder, gilt deine Eingabe.

Mitarbeiter und Geräte

Unter Ressourcen wählst du beliebig viele Mitarbeiter und Geräte aus. Alle gewählten Mitarbeiter sind gleichberechtigt am Termin beteiligt: jeder sieht ihn in seinem Kalender und in der App und bekommt die Erinnerung. Geräte, die gerade Im Einsatz, in Wartung oder Außer Betrieb sind, lassen sich nicht auswählen.

Überschneidet sich der Termin mit anderen Plänen, erscheint der Hinweis Verfügbarkeitskonflikte, zum Beispiel Mitarbeiter bereits gebucht, Mitarbeiter abwesend oder Kein Arbeitstag. Das ist eine Warnung; speichern kannst du trotzdem.

Datum, Uhrzeit und Erinnerung

Zeitraum – Start- und Enddatum. Für einen Tag wählst du nur den Start.
Uhrzeit – Beginn und Ende, oder der Schalter Ganztägig.
Dauer – die Knöpfe 30 bis 120 min setzen das Ende passend zum Beginn.
Erinnerung – Keine Erinnerung, 10 Minuten, 30 Minuten oder 1 Stunde vorher. Vorgabe sind 10 Minuten.

Die Erinnerung geht an alle beteiligten Mitarbeiter, ist niemand eingeplant, an die Person, die den Termin angelegt hat. Verschiebst du den Termin, wandert die Erinnerung mit. Stornierte Termine erinnern nicht.

Umfasst der Zeitraum mehrere Tage und hast du Uhrzeiten angegeben, wählst du:

Täglich – ein Termin je Tag, jeweils von Beginn bis Ende
Durchgehend – ein einziger Termin vom ersten Tag Beginn bis zum letzten Tag Ende

Regelmäßig wiederkehrende Termine richtest du unter Wiederholung einrichten… ein, siehe Terminserien.

Weitere Wege zum neuen Termin

Im Kalender: Klick in der Zeile eines Mitarbeiters oder Geräts auf eine freie Stelle. Das Formular öffnet sich mit Ressource und Uhrzeit, siehe Terminansichten.
Aus einem Kontakt: Auf der Kontaktseite öffnet der Knopf Termin das Formular mit dem Kunden.
Aus einem Projekt: Die Termine eines Projekts stehen auf der Projektseite in der rechten Spalte im Reiter Termine. Hat das Projekt noch keine, führt Termin erstellen zum Formular – wähle dort unter Projekt das Projekt aus.
Auf der Plantafel: Einsätze über mehrere Tage und Personen planst du dort per Klick oder Ziehen, siehe Plantafel.

Termin in der App anlegen

Öffne in der App den Bereich Einsätze und tippe auf das Plus.
Gib einen Titel ein (Titel hinzufügen…).
Wähle Kontakt, Projekt, Ort und Mitarbeiter.
Lege Beginn und Ende fest oder schalte Ganztägig ein.
Optional: Detaillierter Einsatz, Erinnerung und eine Notiz.
Tippe auf Speichern.

In der Wochenansicht tippst du alternativ auf eine freie Stelle im Kalender. Geräte und Wiederholungen legst du im Web fest.

Status eines Einsatzes

Status	Bedeutung
Geplant	Der Einsatz steht an.
Dokumentiert	Der Einsatz ist abgeschlossen. In der App heißt dieser Status Abgeschlossen.
Abgerechnet	Der Einsatz ist in Rechnung gestellt.
Bezahlt	Der Kunde hat bezahlt.
Storniert	Der Einsatz findet nicht statt.

Aus Geplant wird Dokumentiert, sobald dein Team den Einsatz abschließt, siehe Einsatz abschließen. Danach setzt du auf der Detailseite des Einsatzes oben Als abgerechnet markieren und Als bezahlt markieren; ein dokumentierter Einsatz kann auch direkt auf Bezahlt gehen.

Einen geplanten Einsatz stornierst du über das Status-Feld neben dem Titel mit Stornieren. HammerUp fragt nach einem Grund. Stornieren geht nur aus Geplant – ein dokumentierter, abgerechneter oder bezahlter Einsatz bietet den Knopf nicht mehr an.

Termin bearbeiten

Klicke den Termin in Liste oder Kalender an – oder auf der Detailseite eines Einsatzes auf den Stift (Termin bearbeiten).
Ändere die Angaben im Formular Termin bearbeiten.
Klicke auf Aktualisieren.

Wechselst du mit ungespeicherten Änderungen zu einem anderen Termin, fragt HammerUp nach: Verwerfen, Speichern oder Abbrechen.

Rückfrage bei dokumentierten Einsätzen

Ein Einsatz gilt als dokumentiert, wenn er abgeschlossen, abgerechnet oder bezahlt ist oder schon einen Einsatzbericht, eine Unterschrift, gebuchte Stunden oder Fotos beziehungsweise Dateien in seiner Ablage hat.

Änderst du bei einem solchen Einsatz Datum, Uhrzeit, die beteiligten Mitarbeiter und Geräte oder das Projekt, fragt HammerUp nach. Der Dialog nennt, was am Einsatz hängt, und was bleibt:

Die gebuchten Stunden bleiben an ihrem ursprünglichen Tag.
Einsatzbericht, Unterschrift und Fotos bleiben mit dem Einsatz verbunden.
Der Einsatz bleibt abgeschlossen.

Mit Trotzdem ändern (im Formular) oder Trotzdem verschieben (beim Ziehen im Kalender) bestätigst du. Mit Abbrechen bleibt alles, wie es war – im Formular geht nichts Eingetipptes verloren. Titel, Notizen oder Arbeitsbericht änderst du ohne Rückfrage. Dieselbe Rückfrage stellt die App.

Termin löschen

Löschen kannst du im Formular über Löschen oder in der Liste über das Menü einer Zeile. Was dann passiert, hängt am Termin:

Nichts angehängt: Hat der Termin keine Dateien, Dokumente, Zeiteinträge oder Unterschriften und gehört zu keiner Serie, wird er vollständig entfernt.
Etwas angehängt: Der Termin bekommt den Status Storniert und bleibt mit allem, was an ihm hängt, erhalten. Du findest ihn über den Statusfilter Storniert wieder.
Serientermin: HammerUp fragt, welche Termine der Serie gelöscht werden, siehe Terminserien.

Dokumente und Dateien am Einsatz

Auf der Detailseite eines detaillierten Einsatzes stehen unten drei Reiter:

Dokumente – mit Neues Dokument legst du direkt am Einsatz zum Beispiel ein Angebot, eine Rechnung oder einen Lieferschein an.
Ablage – Fotos und Dateien des Einsatzes, mit Neuer Ordner, Dateien hochladen und Ordner hochladen.
Berichte – der automatische Einsatzbericht und weitere Berichte, die du mit Neuer Bericht aus einer Vorlage anlegst, siehe Berichte – Übersicht.

Wer darf was?

Aktion	Wer
Termine anlegen und löschen	Büro - Admin, Büro - Leitung, Büro - Projektleitung, Mobil - Teamleitung
Termine sehen, öffnen und bearbeiten	Büro - Admin und Büro - Leitung alle; die übrigen Rollen nur Termine, an denen sie beteiligt sind, die sie angelegt haben oder deren Projekt ihnen zugewiesen ist
Einsatz dokumentieren und abschließen	alle Rollen, die den Einsatz öffnen dürfen

Büro - Projektleitung und Mobil - Teamleitung legen Termine nur für Projekte an, denen sie zugewiesen sind. Mobil - Subunternehmer öffnen ausschließlich Termine, an denen sie selbst beteiligt sind, und sehen keine Kundendaten – die Ansprechpartner vor Ort bleiben für sie sichtbar. Mehr dazu unter Rollen und Berechtigungen.

Was deine Mitarbeiter in der App sehen

Im Bereich Einsätze sieht jede Person die Termine, an denen sie beteiligt ist – auch ohne Netz. Tippt sie auf einen detaillierten Einsatz, öffnet sich seine Übersicht mit Adresse, Arbeitszeit, Fotos, Leistungen und Arbeitsbericht sowie den Abschnitten Mitglieder, Ansprechpartner und Geräte. Wie dein Team den Einsatz vor Ort dokumentiert, steht unter Einsatz abschließen.

Häufige Probleme

„Kein detaillierter Einsatz – Weiterleitung zum Projekt“ – Der Termin ist ein einfacher Termin mit Projekt. Soll dein Team ihn dokumentieren, schalte im Formular Detaillierter Einsatz ein.

Ein Mitarbeiter findet seinen Termin nicht in der App – In der App stehen nur Termine, an denen die Person unter Ressourcen eingetragen ist. Wer einen Termin nur angelegt hat, sieht ihn dort nicht.

Der gelöschte Termin steht noch in der Liste – Er hatte Dateien, Dokumente, Zeiten oder eine Unterschrift und wurde deshalb storniert statt gelöscht. Nimm Storniert im Statusfilter heraus, dann ist er ausgeblendet.

Terminansichten Liste, Kalender und Karte – und was davon zum Zusatzmodul gehört.

Einsatz abschließen Arbeitszeit, Fotos, Leistungen und Unterschrift vor Ort erfassen.