Dauerverträge und Sammellauf

Für Leistungen, die du regelmäßig abrechnest — Wartung, Reinigung, Pflege —, legst du einen Dauervertrag an. Er hält fest, was je Abrechnungszeitraum berechnet wird, wie oft und wie lange. Die Rechnungen dazu erstellst du nicht einzeln, sondern für alle Verträge auf einmal in einem Sammellauf.

Dauervertrag anlegen

Ein Dauervertrag ist ein Dokument im Projekt.

1. Das Projekt öffnen und in den Bereich Dokumente wechseln.
2. Auf Neues Dokument klicken und Dauervertrag wählen.
3. Eine Vorlage wählen oder Blanko erstellen klicken.
4. Im Editor den Empfänger wählen, die Vertragseinstellungen ausfüllen und in der Positionstabelle die Leistungen eintragen, die je Abrechnungszeitraum berechnet werden.

Ein Dauervertrag wird nie finalisiert und bekommt keine Belegnummer — er bleibt bearbeitbar. Nummeriert werden erst die Rechnungen, die aus ihm entstehen.

Vertragseinstellungen

Der Block Vertragseinstellungen steht fest im Vertrag und hat mehrere Reiter:

Allgemein

• Bezeichnung (Pflicht), zum Beispiel „Treppenhausreinigung Hauptstr. 12”
• Vertragsnummer (optional)
• Kategorie — zum Gruppieren; neue Kategorien legst du über Kategorien verwalten… an

Laufzeit

• Laufzeitbeginn (Pflicht)
• Laufzeitende — leer lassen für eine unbefristete Laufzeit
• Gekündigt am und Kündigungsfrist (Monate), siehe Kündigen
• Darunter steht unter Effektives Vertragsende: das Datum, an dem der Vertrag tatsächlich endet

Saison

• Ganzjährig ist vorgegeben. Schaltest du es aus, wählst du die Monate, in denen abgerechnet wird.

Abrechnung

• Wie oft soll abgerechnet werden? — Eine Rechnung alle n Monate, Wochen oder Tage
• Rechnungsdatum innerhalb der Periode — Letzter Tag des Monats (Ultimo), Letzter Tag der Abrechnungsperiode oder Fester Tag im Monat (dann mit Tag im Monat)
• Rechnungsvorlage — aus dieser Vorlage entstehen die Rechnungen des Vertrags. Ohne Auswahl gilt die Standardvorlage der Firma. Die Auswahl bleibt am Vertrag gespeichert.
• Letzte Abrechnung bis und Nächste Abrechnung zeigen den Stand

Zahlung

• Zahlungsziel und Skonto für die Rechnungen des Vertrags

Verhalten

• Rechnungen automatisch finalisieren — die Rechnungen werden im Sammellauf sofort finalisiert statt als Entwurf angelegt. Beim Einschalten fragt HammerUp mit Auto-Finalisierung aktivieren? noch einmal nach.
• Vertrag aktiv — inaktive Verträge überspringt der Sammellauf. Bestehende Rechnungen bleiben erhalten.

Wie abgerechnet wird

• Nachträglich: Ein Abrechnungszeitraum wird fällig, wenn er zu Ende ist.
• Monatliche Zeiträume folgen den Kalendermonaten, beginnend mit dem Monat des Laufzeitbeginns. Wochen und Tage zählen ab dem genauen Beginndatum.
• Rückstände holt der Sammellauf nach — jeder offene Zeitraum bekommt eine eigene Rechnung, von alt nach neu.
• Saison: Es zählt der Monat, in dem der Zeitraum endet.
• Inhalt der Rechnung: die Positionstabelle des Vertrags, eingesetzt in die Rechnungsvorlage aus dem Reiter Abrechnung. Textblöcke des Vertrags, bei denen In Folgedokument übernehmen eingeschaltet ist, kommen mit.
• Ist die gewählte Vorlage gelöscht oder deaktiviert, steht der Vertrag in der Vorschau unter Mit Warnung und bekommt keine Rechnung, bis du eine andere Vorlage wählst.
• Leistungszeitraum: steht im Titel der Rechnung (zum Beispiel „April 2026”) und im Block für den Leistungszeitraum.
• Empfänger: der Empfänger des Vertrags.
• Nummer: bekommt die Rechnung beim Finalisieren aus dem Nummernkreis für Rechnungen.

Sammellauf erstellen

Den Sammellauf startest du in der Rechnungsliste. Die sehen nur Büro - Admin und Büro - Leitung. Einen zeitgesteuerten, automatischen Sammellauf gibt es nicht — du startest ihn selbst.

1. In der Seitenleiste auf Ausgangsrechnungen klicken.
2. Oben rechts auf Sammellauf → Neuer Sammellauf klicken.
3. Im Schritt Parameter den Stichtag wählen. Abgerechnet werden Verträge, deren nächster Zeitraum bis zu diesem Datum endet. Vorgewählt ist der letzte Tag des Vormonats.
4. Optional Rechnungsdatum überschreiben einschalten und ein Datum wählen — sonst gilt das Rechnungsdatum, das im jeweiligen Vertrag eingestellt ist.
5. Auf Vorschau anzeigen → klicken.
6. In der Vorschau prüfen, was passiert. Sie teilt die Verträge in Wird abgerechnet, Mit Warnung und Übersprungen — mit Zeitraum, Rechnungsdatum, Kunde, Nettobetrag und Grund.
7. Auf Sammellauf ausführen klicken.

HammerUp legt die Rechnungen an — als Entwurf, oder finalisiert bei Verträgen mit Rechnungen automatisch finalisieren. Die PDFs entstehen danach im Hintergrund; den Fortschritt siehst du im selben Fenster. Mit Zu den Rechnungen kommst du zur Liste.

Entwürfe öffnest du wie jede andere Rechnung, prüfst sie und finalisierst sie.

Läufe verwalten und versenden

Unter Sammellauf → Läufe verwalten siehst du die letzten Sammelläufe. Wähle links einen Lauf, rechts erscheinen seine Rechnungen mit Nummer, Titel / Projekt, Empfänger, Versand und Brutto. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung.

• Das Download-Symbol oben lädt die fertigen PDFs des Laufs als ZIP-Datei herunter.
• Per HammerUp senden — öffnet Sammellauf versenden. Verschickt werden finalisierte, noch nicht versendete Rechnungen, deren Empfänger eine E-Mail-Adresse hat. Hast du Rechnungen angehakt, gilt der Versand nur für diese.

Im Versand-Dialog siehst du die Empfänger. Die E-Mail enthält einen Link zum Dokument; mit PDF-Kopie anhängen kommt das PDF zusätzlich als Anhang mit. Betreff und Text stammen aus deinen E-Mail-Vorlagen (Einstellungen → E-Mail-Vorlagen). Der Knopf Versenden nennt die Anzahl der Rechnungen und startet den Versand.

Übersicht aller Dauerverträge

Unter Sammellauf → Dauerverträge siehst du alle Verträge deines Unternehmens mit Turnus, Netto/Periode, Laufzeit, Abgerechnet bis, Nächste und Status (Aktiv, Gekündigt, Beendet, Geplant, Inaktiv). Du kannst suchen, nach Kategorie filtern und mit Nur laufende die Liste auf laufende Verträge beschränken. Ein Klick öffnet den Vertrag.

Im Projekt stehen die Rechnungen eines Vertrags eingerückt unter dem Vertrag.

Vertrag kündigen

Einen eigenen Kündigen-Knopf gibt es nicht. Du kündigst im Reiter Laufzeit:

1. Unter Gekündigt am das Datum der Kündigung eintragen.
2. Unter Kündigungsfrist (Monate) die Frist eintragen.

Das effektive Vertragsende ist dann das frühere von Laufzeitende und Kündigungsdatum plus Frist — jeweils zum Monatsende. Ohne Frist endet der Vertrag zum Ende des Kündigungsmonats.

Zeiträume nach dem Vertragsende rechnet der Sammellauf nicht mehr ab; in der Vorschau stehen sie mit Nach Vertragsende. Ist das Ende erreicht, stellt der Sammellauf den Vertrag auf inaktiv.

Einen Zeitraum erneut abrechnen

Musst du den zuletzt abgerechneten Zeitraum noch einmal berechnen:

1. Sammellauf → Neuer Sammellauf öffnen.
2. Bereits abgerechnete Perioden erneut abrechnen einschalten.
3. Wie gewohnt Vorschau prüfen und ausführen.

Je Vertrag entsteht dann genau eine weitere Rechnung für den zuletzt abgerechneten Zeitraum. Bestehende Rechnungen bleiben erhalten — eine falsche Rechnung stornierst du separat, siehe Rechnung stornieren.

Rechnungsliste Die Rechnungen aus dem Sammellauf finden und herunterladen.