Nummernkreise
HammerUp nummeriert Rechnungen, Angebote und andere Dokumente, aber auch Kontakte und Projekte fortlaufend. Für jede Art gibt es einen Nummernkreis mit eigenem Kürzel. Du findest sie unter Einstellungen → Nummernkreise; ändern kann sie der Büro - Admin.
Wann eine Nummer vergeben wird
Abschnitt betitelt „Wann eine Nummer vergeben wird“- Dokumente bekommen ihre Nummer beim Finalisieren. Solange ein Dokument ein Entwurf ist, verbraucht es keine Nummer.
- Kontakte und Projekte bekommen ihre Nummer beim Anlegen.
Wird ein Dokument nach dem Finalisieren überarbeitet, behält es seine Nummer.
Die Übersicht
Abschnitt betitelt „Die Übersicht“Die Tabelle zeigt für jeden Nummernkreis:
- Dokumenttyp — zum Beispiel Rechnungen, Angebote, Kontakte oder Projekte
- Kürzel — der Teil vor der laufenden Nummer, zum Beispiel
R- - Nächster Wert — die Nummer, die als nächstes vergeben wird
- Mindestlänge — auf so viele Stellen wird die laufende Nummer mit Nullen aufgefüllt
- Verwendet bis — die höchste bereits vergebene Nummer
Einige Dokumentarten teilen sich einen Nummernkreis:
- Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen und Stornorechnungen zählen im Nummernkreis Rechnungen mit. Die Stornorechnung zu einer Gutschrift zählt bei den Gutschriften.
- Mahnungen zählen bei den Zahlungserinnerungen.
Legst du eine eigene Dokumentart an, bekommt sie einen eigenen Nummernkreis.
Die Standardwerte
Abschnitt betitelt „Die Standardwerte“Ein neues Unternehmen startet unter anderem mit diesen Nummernkreisen:
| Dokumenttyp | Kürzel | Erste Nummer | Mindestlänge |
|---|---|---|---|
| Kontakte | K- | 1001 | 4 |
| Projekte | P- | 101 | 5 |
| Angebote | A- | 102 | 5 |
| Kostenvoranschläge | KV- | 101 | 5 |
| Auftragsbestätigungen | AB- | 101 | 5 |
| Lieferscheine | LS- | 101 | 5 |
| Rechnungen | R- | 101 | 5 |
| Gutschriften | G- | 101 | 5 |
| Briefe | B- | 101 | 5 |
| Zahlungserinnerungen | M- | 101 | 5 |
| Bestellungen | BE- | 101 | 5 |
| Nachunternehmeraufträge | NU- | 101 | 5 |
| Leistungsverzeichnisse | LV- | 101 | 5 |
Die erste Rechnung eines neuen Unternehmens heißt also R-00101.
Kürzel, nächsten Wert und Länge ändern
Abschnitt betitelt „Kürzel, nächsten Wert und Länge ändern“- Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Das Fenster Nummernkreise bearbeiten zeigt alle Nummernkreise untereinander.
- Ändere Kürzel, Nächster Wert oder Mindestlänge. In der Spalte Vorschau siehst du sofort, wie die nächste Nummer aussieht.
- Klicke auf Speichern.
Die Mindestlänge liegt zwischen 3 und 7 Stellen, der nächste Wert muss mindestens 1 sein.
Datum im Kürzel
Abschnitt betitelt „Datum im Kürzel“Im Kürzel kannst du Platzhalter verwenden, die beim Vergeben der Nummer ersetzt werden. Die Liste siehst du im Bearbeiten-Fenster unter Automatische Elemente in Kürzel.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{jjjj} | das aktuelle Jahr, 4-stellig |
{jj} | das aktuelle Jahr, 2-stellig |
{mm} | den aktuellen Monat, 2-stellig |
{tt} | den aktuellen Tag, 2-stellig |
Beispiel: Kürzel R-{jjjj}-, Mindestlänge 5 und nächster Wert 101 ergibt im
Jahr 2026 R-2026-00101.
Im Kürzel erlaubt sind Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern, Leerzeichen,
Bindestrich sowie die Zeichen ( ) { } [ ] \.
Mehrere Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften
Abschnitt betitelt „Mehrere Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften“Für Rechnungen und Gutschriften kannst du zusätzliche Nummernkreise anlegen, zum Beispiel für Rechnungen, die über Factoring laufen.
- Klicke unter der Tabelle bei Zusätzliche Variante für Rechnungen (oder Gutschriften) auf + Variante hinzufügen.
- Fülle Name, Präfix und Startwert aus und wähle die Mindestlänge.
- Klicke auf Anlegen.
Welcher Nummernkreis für eine Rechnung gilt, legst du im Rechnungsprofil fest: Einstellungen → Rechnungsprofile, Abschnitt Nummernkreise. Hat eine Rechnung kein Rechnungsprofil, nimmt HammerUp den Standard-Nummernkreis.
Sobald es mehr als einen Nummernkreis für Rechnungen oder Gutschriften gibt, trägt einer davon die Markierung Standard. In der Tabelle kannst du
- mit dem Stern (Als Standard markieren) einen anderen Nummernkreis zum Standard machen,
- mit dem Papierkorb (Nummernkreis löschen) eine Variante entfernen.
Statistik und Lücken
Abschnitt betitelt „Statistik und Lücken“Mit dem Diagramm-Symbol (Statistiken anzeigen) in einer Zeile siehst du, wie viele Nummern vergeben, aktiv und storniert sind und ob es Lücken in der Nummerierung gibt.