Einsatz durchführen und abschließen
Ein detaillierter Einsatz wird vor Ort dokumentiert: wie lange gearbeitet wurde, was gemacht und verbaut wurde, Fotos und am Ende die Unterschrift des Kunden. Das geht in der App und im Web. Mit dem Abschließen entsteht automatisch der Einsatzbericht.
Das alles gibt es nur bei Terminen mit Detaillierter Einsatz, siehe Termine und Einsätze anlegen.
Einsatz in der App öffnen
Abschnitt betitelt „Einsatz in der App öffnen“- Öffne den Bereich Einsätze und tippe auf den Einsatz.
- Du landest in der Übersicht: oben Karte, Datum, Uhrzeit und Status, darunter die Arbeitsschritte.
- Auf der Kundenkarte rufst du den Kunden an oder startest die Navigation zur Adresse.
Unten im Einsatz wechselst du zwischen Übersicht und Dateien. Unter Dateien liegen die Ablage und die Berichte des Einsatzes.
Arbeitszeit erfassen
Abschnitt betitelt „Arbeitszeit erfassen“In der App: Tippe auf Arbeitszeit und wähle
- Timer starten – die Zeit läuft sofort mit. An der Stelle von Arbeitszeit erscheint eine Leiste mit Pause-Knopf (Kaffeetasse) und Stopp. Beim Stoppen speichert die App den Zeiteintrag.
- Zeit direkt erfassen – das Formular für einen Zeiteintrag öffnet sich mit Datum, Beginn und Ende des Einsatzes vorbelegt. Passe die Zeiten an und speichere.
Läuft schon ein Timer für einen anderen Einsatz, fragt die App nach. Mit Ersetzen verwirfst du ihn und startest einen neuen.
Im Web: Rechts auf der Detailseite zeigt der Bereich Arbeitszeit alle Zeiteinträge, die zu diesem Einsatz gebucht sind, mit Gesamt:. Neue Zeiten trägst du in der Zeiterfassung ein und wählst dort den Einsatz aus, siehe Arbeitszeit erfassen.
Die Zeiten sind normale Zeiteinträge: Sie stehen unter Zeiten, zählen im Arbeitszeitkonto und landen als Lohnkosten im Projekt des Einsatzes.
In der App: Tippe auf Fotos, nimm das Foto auf und markiere bei Bedarf etwas darauf. Die Fotos erscheinen als Vorschau unter dem Abschnitt. Tippst du ein Foto an, kannst du es vergrößern, eine Beschreibung ergänzen, es bearbeiten oder löschen.
Im Web: Im Bereich Fotos lädst du über Foto ein oder mehrere Bilder hoch. Große Bilder verkleinert HammerUp vorher. Mit dem Papierkorb am Bild löschst du es wieder.
Die Fotos liegen in der Ablage des Einsatzes und kommen beim Abschließen in den Einsatzbericht.
Leistungen und Material
Abschnitt betitelt „Leistungen und Material“Hier hältst du fest, was gemacht und verbaut wurde – mit Menge und Einheit.
In der App: Tippe auf Leistungen. Oben wechselst du zwischen Leistungen und Material. Tippe auf das Plus, beschreibe die Position oder such sie über Stammdaten durchsuchen… und trage Menge und Einheit ein. Die Suche in den Stammdaten braucht eine Verbindung.
Im Web:
- Klicke im Bereich Leistungen auf Position hinzufügen.
- Wähle Leistung oder Material.
- Tippe unter Bezeichnung los. HammerUp schlägt passende Einträge aus den Stammdaten vor und übernimmt mit der Auswahl auch die Einheit.
- Trage Menge und Einheit ein und klicke auf Speichern.
Über das Stift-Symbol an einer Position änderst du sie, über den Papierkorb löschst du sie. Leistungen, die für eine ganze Terminserie gelten, siehst du an der Kennzeichnung Serie, siehe Terminserien.
Arbeitsbericht
Abschnitt betitelt „Arbeitsbericht“Beschreibe, was du gemacht hast.
- In der App: Tippe auf Arbeitsbericht und schreib den Text.
- Im Web: Schreib in das Feld Arbeitsbericht. HammerUp speichert beim Tippen automatisch, oben steht dann Gespeichert.
Mit KI ausfüllen
Abschnitt betitelt „Mit KI ausfüllen“In der App kannst du Arbeitsbericht, Leistungen und Bildunterschriften auch diktieren, statt sie einzeln einzutragen:
- Tippe im Einsatz auf Mit KI ausfüllen.
- Sprich oder tippe, was gemacht wurde, und häng Fotos an.
- Tippe auf Termin ausfüllen lassen.
Ist die KI fertig, meldet die App Termin ausgefüllt. Prüfe Arbeitsbericht und Leistungen und korrigiere, was nicht passt. Jeder Lauf verbraucht Credits aus dem KI-Kontingent deiner Firma, je nach Umfang des Einsatzes (siehe KI-Kontingent und Tarif). Ohne Netz speichert die App das Diktat und füllt den Termin aus, sobald wieder eine Verbindung besteht (Diktat gespeichert). Wie das Diktieren funktioniert, steht beim KI-Bericht.
Einsatz abschließen
Abschnitt betitelt „Einsatz abschließen“In der App
Abschnitt betitelt „In der App“- Tippe unten im Einsatz auf Abschließen.
- Hat der Einsatz Leistungen, stehen sie im Fenster Termin abschließen unter Leistungen bestätigen. Hake jede ab – erst dann werden die Knöpfe aktiv.
- Wähle:
- Abschließen mit Unterschrift – der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm, du trägst seinen Vor- und Nachnamen ein und tippst auf Termin abschließen.
- Abschließen ohne Unterschrift – bestätige mit Ja, abschließen.
Das Abschließen klappt auch ohne Netz. Die App überträgt Unterschrift und Abschluss, sobald wieder eine Verbindung besteht.
- Rechts auf der Detailseite muss unter Arbeitsbericht ein Text stehen, sonst bleibt der Knopf grau.
- Soll der Kunde unterschreiben, setze den Haken bei Kundenunterschrift.
- Klicke auf Termin abschließen – mit Haken heißt der Knopf Zur Unterschrift. Dann unterschreibt der Kunde zuerst.
Was nach dem Abschließen passiert
Abschnitt betitelt „Was nach dem Abschließen passiert“- Der Einsatz bekommt den Status Dokumentiert, in der App Abgeschlossen.
- Arbeitszeit, Fotos, Leistungen und Arbeitsbericht sind gesperrt. Im Web zeigt ein Schloss neben Übersicht, dass der Einsatz nicht mehr bearbeitbar ist.
- HammerUp erzeugt den Einsatzbericht als PDF mit Leistungen, Material, Fotos und Unterschrift. Er liegt beim Einsatz und beim Projekt unter Berichte, siehe Einsatzbericht.
- Datum, Uhrzeit, Besetzung und Projekt änderst du danach nur noch mit Rückfrage, siehe Termine und Einsätze anlegen.
Ist abgerechnet oder bezahlt, setzt du im Web auf der Detailseite oben Als abgerechnet markieren und Als bezahlt markieren. Leistungen und Material aus dem Bericht übernimmst du in eine Rechnung, siehe Positionen aus Berichten übernehmen.
In der App tragen solche Einsätze den Status Abgerechnet oder Bezahlt. Sie bleiben gesperrt wie ein abgeschlossener Einsatz, und Abschließen wird nicht mehr angeboten. Kommt ein Abschluss trotzdem noch einmal an, etwa aus einer Offline-Übertragung, bleibt der Einsatz unverändert, und es entsteht kein zweiter Bericht.
Häufige Probleme
Abschnitt betitelt „Häufige Probleme“Die Knöpfe im Fenster „Termin abschließen“ sind grau – Hake unter Leistungen bestätigen jede Leistung ab.
Im Web lässt sich „Termin abschließen“ nicht klicken – Das Feld Arbeitsbericht ist leer.
Das Abschließen mit Unterschrift schlägt im Web fehl – Für eine Unterschrift im Web braucht der Einsatz eine Adresse, die HammerUp auf der Karte gefunden hat. Öffne den Termin, wähle unter Straße die Adresse aus den Vorschlägen aus und klicke auf Aktualisieren.
Die Abschnitte lassen sich nicht mehr antippen – Der Einsatz ist schon abgeschlossen, abgerechnet oder bezahlt. Einträge ändern geht dann nicht mehr.