Kontakt anlegen

Unter Kontakte verwaltest du alle Firmen und Personen, mit denen du arbeitest. Ein Kontakt bündelt Adressen, Ansprechpartner, die Angaben für deine Rechnungen und die Kundennotizen. Projekte, Termine und Dokumente greifen darauf zu.

Kontakt anlegen

1. Klicke in der Seitenleiste auf Kontakte und dann auf Neuer Kontakt.
2. Wähle unter Typ Privat oder Geschäftlich.
3. Wähle unter Kategorie, was der Kontakt für dich ist: Kunde, Lieferant oder Subunternehmer. Mehrere gleichzeitig sind möglich.
4. Trag den Namen ein:
   • bei Privat das Feld Name und bei Bedarf die Anrede (Herr, Frau, Familie, Eheleute),
   • bei Geschäftlich das Feld Name (Firma). Die Person bei der Firma trägst du als Ansprechpartner ein, siehe unten.
5. Ergänze E-Mail, Telefon, Webseite und Notizen nach Bedarf.
6. Trag im Bereich Adressen die Anschrift ein (siehe nächster Abschnitt).
7. Klicke oben rechts auf Speichern.

Danach öffnet sich die Seite des neuen Kontakts. Hast du den Kontakt aus einem anderen Formular heraus angelegt, zum Beispiel beim Projekt über Neuen Kontakt erstellen, kehrst du nach dem Speichern dorthin zurück.

Der Name ist das einzige Pflichtfeld. Fehlt er, speichert HammerUp nicht und meldet „Name ist erforderlich” beziehungsweise „Firmenname ist erforderlich”.

Kategorie nicht vergessen

Die Kategorie brauchst du später zum Filtern der Kontaktliste. Ein Kontakt ohne Kategorie erscheint unter keinem der Filter Kunde, Lieferant oder Subunternehmer.

Kontaktnummer

Das Feld Kontaktnummer ist mit der nächsten freien Nummer aus dem Nummernkreis für Kontakte vorbelegt, das Kürzel davor (zum Beispiel K-) kommt aus demselben Nummernkreis. Du kannst eine andere Nummer eintragen. Ist sie schon vergeben, speichert HammerUp nicht und nennt die belegte Nummer. Auf Dokumenten steht diese Nummer als Kundennummer.

Kürzel und Startwert stellst du unter Nummernkreise ein.

E-Mail und Telefon

Jede E-Mail-Adresse und jede Telefonnummer bekommt eine Kategorie: bei E-Mails Arbeit, Privat oder Andere, bei Telefonnummern zusätzlich Mobil und Fax. Unter Andere schreibst du eine eigene Kategorie. Weitere Einträge fügst du mit dem Plus (Hinzufügen) an. Steht dieselbe Adresse oder Nummer doppelt da, entfernt HammerUp das Duplikat beim Speichern.

Adressen und Adressarten

Ein Kontakt kann mehrere Adressen haben, zum Beispiel den Firmensitz und mehrere Baustellen. Beim Anlegen steht schon eine Adresse mit der Art Hauptanschrift bereit.

1. Wähle die Adressart: Hauptanschrift, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Baustelle oder Andere. Bei Andere trägst du eine Eigene Bezeichnung ein, zum Beispiel „Lager”.
2. Tipp die Adresse in Straße + Nr. ein. Ab dem zweiten Zeichen schlägt HammerUp passende Adressen vor. Wählst du einen Vorschlag, werden Straße, PLZ, Stadt und Land ausgefüllt.
3. Ergänze bei Bedarf den Adresszusatz.
4. Mit + Adresse fügst du eine weitere Adresse hinzu, mit dem Papierkorb (Löschen) entfernst du eine.

Baustelle als Adressart

Die Adressart entscheidet, welche Adresse HammerUp beim Anlegen eines Projekts als Projektadresse vorschlägt: zuerst eine Adresse mit der Art Baustelle, sonst eine Lieferadresse. Eigene Bezeichnungen unter Andere – auch „Baustelle Nord” – erkennt HammerUp dabei nicht. Mehr dazu unter Projekt anlegen.

Bei einem bestehenden Kontakt bearbeitest du die Adressen direkt in der Karte Adressen: + Adresse für eine neue, der Stift (Bearbeiten) zum Ändern, der Papierkorb (Löschen) zum Entfernen. Passt eine Postleitzahl nicht zum gewählten Land, zeigt HammerUp unter dem Feld einen Hinweis – speichern kannst du trotzdem.

Hinweis auf einen vorhandenen Kontakt

Tippst du beim Anlegen eine Anschrift ein, unter der schon ein Kontakt steht, erscheint oben ein gelber Hinweis „Für diese Anschrift gibt es bereits einen Kontakt” mit einem Link zu diesem Kontakt. Verglichen werden Straße und Hausnummer zusammen mit Postleitzahl oder Ort, archivierte Kontakte eingeschlossen. Der Hinweis blockiert nichts: Du kannst den Kontakt trotzdem anlegen oder den Hinweis mit dem Kreuz (Hinweis ausblenden) schließen.

Ansprechpartner und Geschäftsdaten

Jeder Kontakt hat mindestens einen Eintrag in der Karte Ansprechpartner / Empfänger – er bestimmt, was im Adressfeld deiner Dokumente steht. In der Karte Geschäftsdaten hinterlegst du Zahlungsziel, Rechnungs-E-Mail, Steuersatz und die Angaben für die E-Rechnung. Beides ist unter Ansprechpartner und Rechnungsdaten beschrieben.

Die Kontaktseite

Klickst du in der Kontaktliste auf eine Zeile, öffnet sich der Kontakt:

• Links stehen die Karten Allgemeine Informationen, Adressen, Ansprechpartner / Empfänger und Geschäftsdaten.
• In der Mitte stehen die Kundennotizen, siehe Kundennotizen.
• Rechts siehst du die Reiter Projekte und Termine mit allen Projekten und Terminen dieses Kontakts. Darunter stehen Gesamtumsatz und Offene Rechnungen aus den finalisierten Rechnungen dieser Projekte und Termine. Ein roter Punkt an einem Projekt oder Termin zeigt offene Forderungen, ein grüner, dass alles bezahlt ist.

Bei breitem Fenster stehen rechts oben außerdem die Schnellaktionen:

• Projekt – legt ein neues Projekt an, der Kontakt ist schon als Kunde eingetragen.
• Termin – legt einen Termin für diesen Kontakt an.
• E-Mail – öffnet eine neue E-Mail an die erste E-Mail-Adresse des Kontakts.
• Anrufen – wählt die erste Telefonnummer des Kontakts.

E-Mail und Anrufen sind ausgegraut, solange der Kontakt keine E-Mail-Adresse beziehungsweise Telefonnummer hat.

Kontakt bearbeiten

1. Klicke in der Karte, die du ändern willst, auf den Stift (Bearbeiten).
2. Ändere die Angaben.
3. Klicke auf das Häkchen (Speichern) – oder einfach neben die Karte, auch dann wird gespeichert. Mit dem Kreuz (Abbrechen) verwirfst du die Änderungen.

Adressen und Ansprechpartner haben eigene Formulare mit Speichern und Abbrechen.

Den Typ kannst du später ändern. Bei Geschäftlich ist Name (Firma) das Pflichtfeld, bei Privat das Feld Name. Änderst du den Namen, übernehmen die Termine des Kontakts den neuen Namen.

Kontakte finden

Das Suchfeld über der Liste durchsucht Name, Firma, Kontaktnummer, das Feld Notizen, alle Adressen, die Namen und Zusatzzeilen der Ansprechpartner sowie alle E-Mail-Adressen und Telefonnummern – auch die der Ansprechpartner.

Daneben filterst du nach Kategorie (Alle Kategorien) und zwischen Aktiv und Archiviert.

Archivieren, wiederherstellen, löschen

Archivieren

Einen Kontakt, mit dem du nicht mehr arbeitest, archivierst du. Er bleibt mit allen Daten erhalten und an seinen Projekten und Dokumenten hängen.

• Auf der Kontaktseite oben rechts: Archivieren.
• In der Kontaktliste: am Zeilenende das Menü (Aktionen) öffnen und Archivieren wählen.

Archivierte Kontakte siehst du in der Liste nur mit dem Filter Archiviert. Als Kunde eines Projekts oder als Empfänger eines Dokuments lassen sie sich nicht mehr auswählen.

Zurückholen kannst du einen Kontakt in der Liste über Wiederherstellen oder auf der Kontaktseite über Reaktivieren.

Endgültig löschen

Das darf nur der Büro - Admin. In der Kontaktliste das Menü (Aktionen) am Zeilenende öffnen, Löschen wählen und im Dialog mit Löschen bestätigen.

Der Kontakt ist danach samt Adressen und Ansprechpartnern weg, und seine Kontaktnummer wird wieder frei. Projekte, Termine und Eingangsrechnungen, die an ihm hingen, bleiben erhalten, verlieren aber die Zuordnung. Das lässt sich nicht rückgängig machen – im Zweifel archivierst du.

Anonymisieren

Bei einem archivierten Kontakt erscheint oben rechts zusätzlich Anonymisieren. Der Dialog Kontakt anonymisieren zählt auf, was entfernt wird und was erhalten bleibt. Bestätigst du mit Endgültig anonymisieren, ersetzt HammerUp den Namen durch „ANONYMISIERT” mit der Kontaktnummer und entfernt:

• Anrede und Firmenname,
• den Inhalt aller Adressen,
• die Angaben aller Ansprechpartner mit Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Notizen,
• E-Mail-Adressen, Rechnungs-E-Mail, Telefonnummern und Webseite,
• die Bankverbindung,
• Steuernummer, USt-IdNr., Leitweg-ID, interne Referenz und Lieferantennummer,
• eigene Zahlungsbedingungen und den Standard-Steuersatz,
• das Feld Notizen und alle Kundennotizen.

Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Was erhalten bleibt

Die Kontaktnummer und die Kategorien bleiben stehen. Finalisierte Dokumente und archivierte PDFs ändert das Anonymisieren nicht, und die Verknüpfung zu Projekten, Terminen, E-Mails und Eingangsrechnungen bleibt. Kopien, die dort gespeichert sind – etwa Projekt- oder Terminadressen und der E-Mail-Verlauf –, werden nicht verändert.

Wer was darf

• Die Kontakte sehen alle Büro-Rollen.
• Anlegen, ändern und archivieren dürfen Büro - Admin und Büro - Leitung. Die Büro - Projektleitung sieht Kontakte nur.
• Anonymisieren und endgültig löschen darf nur der Büro - Admin.
• Mobil - Subunternehmer bekommen keine Kundendaten zu sehen.

Mehr dazu unter Rollen und Berechtigungen.

Nächste Schritte

• Ansprechpartner und Rechnungsdaten
• Projekt anlegen
• Angebot erstellen