Rechnungsliste
Unter Ausgangsrechnungen findest du alle Rechnungen deines Unternehmens über alle Projekte und Termine hinweg: Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften. Von hier aus öffnest du eine Rechnung, um Zahlungen zu erfassen oder zu mahnen, und lädst Rechnungen für deine Buchhaltung herunter.
Wer die Liste sieht
Abschnitt betitelt „Wer die Liste sieht“Die Rechnungsliste sehen nur der Büro - Admin und die Büro - Leitung. Alle anderen Rollen haben den Eintrag Ausgangsrechnungen nicht in der Seitenleiste. Die Büro - Projektleitung sieht Rechnungen nur innerhalb der Projekte, denen sie zugewiesen ist.
Mehr dazu unter Rollen und Berechtigungen.
Liste öffnen
Abschnitt betitelt „Liste öffnen“- In der Seitenleiste unter Kaufmännisch auf Ausgangsrechnungen klicken.
- Eine Zeile anklicken, um die Rechnung zu öffnen.
In der Rechnung siehst du Status, offene Forderung und Fälligkeit, erfasst Zahlungen und Abzüge und erstellst Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Spalten
Abschnitt betitelt „Spalten“| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Status | Zahlungs- bzw. Dokumentstatus, siehe Rechnungsstatus |
| Name | Titel der Rechnung, darunter das Projekt oder der Termin (anklickbar) |
| Nummer | Rechnungsnummer; bei Entwürfen steht hier ein Strich |
| Art | Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Stornorechnung oder Gutschrift |
| Empfänger | Rechnungsempfänger |
| Datum | Rechnungsdatum |
| Fällig | Fälligkeitsdatum |
| Betrag | Rechnungsbetrag |
| Offen | Noch offener Betrag nach Zahlungen und Abzügen |
Ist das Fenster schmal, blendet die Liste die Spalten Art, Datum und Betrag aus. Mit einem Klick auf eine Spaltenüberschrift sortierst du, ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um.
Überfällige Rechnungen mit offenem Betrag sind rot hinterlegt. In der Spalte Fällig zeigen dann Punkte an, wie weit das Mahnwesen schon ist. Gutschriften haben keinen Zahlungsstatus und keinen offenen Betrag.
Unter der Tabelle stehen die Anzahl der angezeigten Dokumente und die Summen für Überfällig, Offen und Bezahlt. Sie beziehen sich immer auf die aktuell gefilterte Liste, Gutschriften zählen nicht mit.
Suchen und filtern
Abschnitt betitelt „Suchen und filtern“- Suche: findet Rechnungen über Titel, Nummer, Empfänger und Projektname.
- Zeitraum: grenzt nach Rechnungsdatum ein. Häufige Zeiträume lassen sich direkt auswählen.
- Alle Status: öffnet eine Auswahl, in der du einen oder mehrere Status anhakst — Entwurf, Offen, Überfällig, Abgemahnt, Bezahlt, Storno und Storniert. Mit Alle auswählen und Alle abwählen setzt du die Auswahl auf einmal.
- Alle Abteilungen: erscheint nur, wenn dein Unternehmen Abteilungen angelegt hat. Hier filterst du nach einer Abteilung oder nach Ohne Abteilung.
Die Filter lassen sich kombinieren und bleiben erhalten, wenn du die Seite verlässt und zurückkommst. Filter zurücksetzen hebt alle auf einmal auf.
Rechnungen herunterladen
Abschnitt betitelt „Rechnungen herunterladen“Rechts neben jeder Zeile öffnet das Augen-Symbol die PDF Vorschau. Über das Drei-Punkte-Menü lädst du das PDF herunter (PDF herunterladen) und bei finalisierten Rechnungen zusätzlich die E-Rechnung (E-Rechnung herunterladen).
Mehrere Rechnungen auf einmal holst du dir über das Export-Symbol oben rechts (Rechnungen exportieren):
- Rechnungen als PDF-Paket — lädt die PDFs als ZIP-Datei herunter.
- DATEV Buchungsstapel — erstellt den Export für deinen Steuerberater, siehe DATEV-Export.
PDF-Paket
Abschnitt betitelt „PDF-Paket“- Oben rechts auf das Export-Symbol klicken und Rechnungen als PDF-Paket wählen.
- Oben wählen, wie du eingrenzt:
- Zeitraum — alle Rechnungen, die im gewählten Zeitraum finalisiert wurden, über alle Nummernkreise.
- Nummernbereich — einen Nummernkreis wählen und Von Nummer und Bis Nummer eintragen. Gemeint ist nur der Zahlenteil der Rechnungsnummer, ohne Präfix.
- Auf Herunterladen klicken.
Das Paket enthält finalisierte und stornierte Rechnungen. Entwürfe haben noch kein PDF und werden übersprungen.
Sammellauf
Abschnitt betitelt „Sammellauf“Über den Knopf Sammellauf erstellst du Rechnungen für Dauerverträge. Wie das funktioniert, steht unter Dauerverträge und Sammellauf.