Berichtsvorlagen

Jeder Bericht entsteht aus einer Berichtsvorlage. Die Vorlage bestimmt, welche Abschnitte, Tabellen, Auswahllisten und Unterschriften ein Bericht hat. Deine Vorlagen pflegst du im Web unter Einstellungen → Berichtsvorlagen — das darf der Büro - Admin (siehe Rollen und Berechtigungen).

Änderungen an einer Vorlage gelten für Berichte, die du danach anlegst. Bereits angelegte Berichte behalten ihren Aufbau.

Neue Vorlage anlegen

1. Öffne Einstellungen → Berichtsvorlagen und klicke auf Vorlage erstellen.
2. Im Fenster Neue Berichtsvorlage wählst du eine Ausgangsbasis: eine der Standardvorlagen (zum Beispiel Bautagesbericht, Regiebericht oder Prüfprotokoll DIN VDE 0100-600) oder Leere Vorlage.
3. Gib unter Vorlage benennen einen Namen ein und klicke auf Vorlage erstellen.

Der Editor öffnet sich. Der Name der Vorlage steht später oben auf jedem Bericht und im Titel („Vorlagenname - TT.MM.JJJJ“).

Vorlage bearbeiten

Klicke in der Liste auf eine Vorlage, um sie im Editor zu öffnen (Berichtsvorlage bearbeiten).

• Abschnitte hinzufügen: Über Bausteine ziehst du Text, Bild oder Tabelle in die Vorlage oder fügst sie mit dem Plus hinzu.
• Abschnitt einstellen: Klicke einen Abschnitt an. Das Eigenschaften-Panel zeigt, was sich einstellen lässt.
• Vorschau zeigt die Vorlage als PDF auf deinem Briefpapier für Berichte.
• Speichern übernimmt deine Änderungen. Zwischendurch speichert der Editor auch selbst („Gespeichert“).

Textabschnitte

Ein Textabschnitt kann eine von drei Arten sein:

• Text — freier Text, optional mit Titel. Mit dem Schalter Im Bericht bearbeitbar legst du fest, ob der Text im Bericht geändert werden darf — ausgeschaltet bleibt er fest, wie der Einleitungssatz der Bedenkenanzeige.
• Auswahlliste — Optionen zum Ankreuzen. Neue Optionen trägst du unter „Neue Option…“ ein; mit Mehrfachauswahl lässt du mehrere Kreuze zu. Im PDF erscheinen nur die angekreuzten Optionen.
• Unterschrift — Unterschriftsfelder, eins oder zwei, mit Bezeichnung Unterschrift 1 und Bezeichnung Unterschrift 2 (zum Beispiel Auftragnehmer und Auftraggeber). Nur Berichte mit einem solchen Abschnitt lassen sich unterschreiben.

Tabellen

Unter Vorlage wählst du die Art der Tabelle:

• Mitarbeiter — Arbeitszeiten je Mitarbeiter
• Materialbeschreibung — Material mit Menge und Einheit
• Leistungsbeschreibung — Leistungen mit Menge und Einheit
• Aufmaß — Mengenermittlung mit Räumen, Formeln und Einheitenübersicht
• Benutzerdefiniert — eigene Spalten

Unter Titel benennst du die Tabelle und blendest den Titel mit Titel anzeigen ein oder aus. Bei der Mitarbeiter-Tabelle schaltest du unter Optionale Spalten Datum, Zeitraum, Fahrtzeit und Beschreibung zu, unter Auswertung die Stundensumme. Eine Aufmaß-Tabelle bietet unter Auswertung die Einheitenübersicht.

Wichtig für die Weiterverarbeitung: Nur Tabellen der Art Materialbeschreibung und Leistungsbeschreibung lassen sich später mit Abrechnen in eine Rechnung übernehmen — siehe Positionen aus Berichten übernehmen.

Sichtbarkeit je Rolle

Nicht jede Vorlage passt für jede Rolle — der Monteur braucht das VDE-Prüfprotokoll vielleicht nie. So schränkst du ein:

1. Öffne die Vorlage und klicke auf das Symbol Vorlageneinstellungen.
2. Stelle unter Sichtbar für von Alle Mitarbeiter auf Nur ausgewählte Rollen um.
3. Hake die Rollen an. Mit Alle Büro-Rollen und Alle Mobil-Rollen wählst du eine ganze Gruppe.
4. Speichere die Vorlage.

Wer eine Vorlage nicht sehen darf, bekommt sie beim Anlegen eines Berichts weder im Web noch in der App angeboten. Der Büro - Admin sieht immer alle Vorlagen — sonst könnte er sich aus der eigenen Vorlagenverwaltung aussperren. In der Vorlagenliste steht bei eingeschränkten Vorlagen „Sichtbar für:“ mit den Rollen. Bereits erstellte Berichte bleiben von der Einstellung unberührt.

Briefpapier für Berichte

Berichte haben ein eigenes Briefpapier, getrennt von dem für Angebote und Rechnungen.

1. Öffne Einstellungen → Briefpapier und wechsle auf den Reiter Berichte.
2. Stelle ein:
   • Briefkopf — Logo anzeigen
   • Fußzeile — „Erstellt mit HammerUp” anzeigen, Seitenzahlen anzeigen, Trennlinie über der Fußzeile anzeigen
   • Seitenabstände — oberer Abstand für Seite 1 und ab Seite 2, unterer Abstand, jeweils in mm
   • PDF-Hintergründe — ein PDF unter Erste Seite (optional) und eines unter Folgeseiten (optional). Mit nur einem PDF gilt es für alle Seiten.
3. Klicke auf Anwenden. Rechts siehst du die Vorschau.

Die Schriftart der PDF stellst du oben in der Einstellungsspalte ein; sie gilt für die ganze Firma.

Berichte — Übersicht Alle Standardvorlagen und wie Berichte angelegt und abgeschlossen werden.