Gutschrift erstellen

Mit einer Gutschrift schreibst du deinem Kunden einen Betrag gut — zum Beispiel einen nachträglichen Preisnachlass oder eine Erstattung. Die Gutschrift ist in HammerUp eine eigene Dokumentart mit eigener Nummer. Die Rechnung, auf die sie sich bezieht, bleibt unverändert.

Gutschrift oder Storno?

Soll eine Rechnung ganz entfallen oder ist sie fehlerhaft, stornierst du sie. Dabei entsteht automatisch eine Stornorechnung — eine Gutschrift brauchst du dafür nicht. Siehe Rechnung stornieren und Rechnung korrigieren.

Gutschrift anlegen

1. Das Projekt öffnen und in den Bereich Dokumente wechseln.
2. Auf Neues Dokument klicken.
3. Unter Dokumenttyp auswählen die Gutschrift wählen.
4. Eine Vorlage wählen oder Blanko erstellen klicken.
5. Im Editor Betreff, Text und Positionen eintragen. Nenne im Text, auf welche Rechnung sich die Gutschrift bezieht.
6. Die Gutschrift finalisieren.

Eine Gutschrift aus einer Rechnung heraus — also über Folgedokument erstellen — gibt es nicht. Du legst sie immer als neues Dokument an.

Trag die Beträge positiv ein. Dass der Beleg eine Gutschrift ist, ergibt sich aus der Dokumentart: In den Kennzahlen des Projekts mindert sie den Umsatz, und im DATEV-Export wird sie als Gutschrift gebucht.

Nummer und Aufbau

• Nummer: Beim Finalisieren bekommt die Gutschrift eine Nummer aus dem Nummernkreis für Gutschriften (Einstellungen → Nummernkreise). Ist der Gutschrift ein Rechnungsprofil zugeordnet, gilt dessen Nummernkreis für Gutschriften.
• Aufbau: Wie eine neue Gutschrift aussieht, legst du unter Einstellungen → Dokumentvorlagen bei der Vorlage für Gutschriften fest.

Was die Gutschrift bewirkt

• Sie erscheint unter Ausgangsrechnungen mit der Art Gutschrift. Sie hat dort keinen Status und keinen offenen Betrag und zählt nicht in die Summen Überfällig, Offen und Bezahlt.
• Sie hat keinen Bereich für Zahlungen und Abzüge.
• Sie ist nicht mit einer bestimmten Rechnung verrechnet. Der offene Betrag der Rechnung ändert sich also nicht. Zahlt dein Kunde wegen der Gutschrift weniger, trägst du die Differenz an der Rechnung als Sonstiger Abzug ein, siehe Zahlungen und Abzüge eintragen.
• Beim DATEV-Export ist sie enthalten.
• Als E-Rechnung lässt sie sich über die Rechnungsliste herunterladen, siehe E-Rechnung.

Gutschrift stornieren

Eine finalisierte Gutschrift kannst du genauso stornieren wie eine Rechnung: im Projekt unter Dokumente in ihrer Zeile auf das Ketten-Symbol (Folgedokument erstellen) klicken und Stornieren wählen. Die dabei entstehende Stornorechnung bekommt ihre Nummer aus dem Nummernkreis für Gutschriften.

Rechnung korrigieren Welcher Weg für welchen Fehler der richtige ist.