E-Mail-Vorlagen
Für jede Dokumentart gibt es eine E-Mail-Vorlage mit Betreff und Nachricht.
HammerUp füllt damit die E-Mail vor, wenn du ein Dokument versendest, und
ersetzt Platzhalter wie {{dokumentnummer}} durch die Werte des Dokuments. Du
findest die Vorlagen unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen; bearbeiten
kann sie der Büro - Admin. Beim Versenden gelten sie für alle, die Dokumente
verschicken.
Vorlage bearbeiten
Abschnitt betitelt „Vorlage bearbeiten“- Einstellungen → E-Mail-Vorlagen
- Wähle links unter Dokumenttyp die Dokumentart, zum Beispiel Rechnung, Angebot oder 1. Mahnung.
- Ändere Betreff und Nachricht.
- Klicke auf Alle Vorlagen speichern.
Du kannst nacheinander mehrere Dokumentarten bearbeiten und alles auf einmal speichern. Abbrechen verwirft alle Änderungen seit dem letzten Speichern.
Die Liste enthält Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Bericht, Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Gutschrift, Stornorechnung, Brief, Nachkalkulation, Bestellung, Nachunternehmerauftrag und Leistungsverzeichnis. Hast du eigene Dokumentarten angelegt, stehen sie darunter, jede mit einer eigenen Vorlage.
Platzhalter
Abschnitt betitelt „Platzhalter“Unter Verfügbare Variablen stehen alle Platzhalter. Ein Klick kopiert einen Platzhalter in die Zwischenablage; füge ihn dann an der gewünschten Stelle in Betreff oder Nachricht ein.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{{anrede}} | die Anrede, zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Muster“; ohne Anrede oder Namen „Sehr geehrte Damen und Herren“ |
{{kundenname}} | den Namen des Kontakts |
{{firmenname}} | den Firmennamen des Kontakts |
{{dokumentnummer}} | die Dokumentnummer, bei nicht finalisierten Dokumenten „Entwurf“ |
{{dokumenttyp}} | die Dokumentart, zum Beispiel Rechnung oder Angebot |
{{projektname}} | den Projektnamen |
{{projektnummer}} | die Projektnummer |
{{projektleiter}} | den Namen des Projektleiters |
{{betrag}} | den Gesamtbetrag, zum Beispiel „1.234,56 €“ |
{{datum}} | das Dokumentdatum |
{{faelligkeitsdatum}} | das Fälligkeitsdatum (bei Rechnungen) |
{{unternehmen}} | den Namen deines Unternehmens |
Gut zu wissen:
- Die Anrede richtet sich nach dem Ansprechpartner im Briefkopf, ohne Ansprechpartner nach dem Kontakt.
- Fehlt ein Wert, bleibt die Stelle leer. Ein Dokument ohne Projekt, etwa ein Einsatzbericht aus einem Termin, hat zum Beispiel keinen Projektnamen.
- HammerUp ersetzt nur die Platzhalter aus der Liste. Ein vertippter Platzhalter bleibt als Text in der E-Mail stehen.
Auf den mitgelieferten Text zurücksetzen
Abschnitt betitelt „Auf den mitgelieferten Text zurücksetzen“- Wähle die Dokumentart.
- Klicke rechts oben auf Auf Standard zurücksetzen.
- Klicke auf Alle Vorlagen speichern.
Ohne Speichern bleibt die bisherige Vorlage gültig.
Wo die Vorlagen verwendet werden
Abschnitt betitelt „Wo die Vorlagen verwendet werden“- Über HammerUp freigeben — beim Öffnen des Versandfensters stehen Betreff und Nachricht aus der Vorlage schon im Entwurf, die Platzhalter sind bereits ersetzt. Du kannst beides vor dem Senden anpassen; die Vorlage selbst ändert sich dadurch nicht.
- E-Mail-Programm öffnen — dein E-Mail-Programm startet mit Betreff und Text aus der Vorlage.
- Beim Versand aus dem Sammellauf der Dauerverträge bekommt jede Rechnung Betreff und Text aus der Vorlage ihrer Dokumentart.
Eine geänderte Vorlage gilt ab dem nächsten Versand. Bereits verschickte E-Mails bleiben, wie sie sind.