Arbeitszeit erfassen

Alle Zeiten deines Betriebs liegen an einer Stelle: Arbeitszeit und Fahrtzeit am Projekt, dazu Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten. Im Büro erfasst du sie im Web, deine Leute unterwegs in der App.

Zeiterfassung öffnen

Klicke in der Seitenleiste auf Zeiten. Die Seite heißt Zeiterfassung.

Mit Zeitverwaltung (das haben die Büro-Rollen) siehst du oben drei Reiter:

• Zeiterfassung — die Liste aller Einträge
• Anträge — Einträge, die auf eine Genehmigung warten (Urlaub, Schlechtwetter und weitere Abwesenheiten)
• Team — Soll, Ist und Urlaub je Mitarbeiter, siehe Arbeitszeitkonto

Eintrag anlegen

1. Klicke auf Neuer Eintrag — oder in der Seitenleiste auf das Plus neben Zeiten
2. Wähle unter Mitarbeiter, für wen die Zeit gilt. Vorbelegt bist du selbst.
3. Wähle den Eintragstyp
4. Fülle die Felder aus, die zum Typ erscheinen (siehe unten)
5. Optional: Beschreibung
6. Speichern

Arbeitszeit und Fahrtzeit

• Datum — ein einzelner Tag
• Uhrzeit — Beginn und Ende
• Pause — nur bei Arbeitszeit, von Ohne Pause bis 120 Minuten. Daneben siehst du die errechnete Arbeitszeit.
• Projekt — Pflichtfeld. Gehört die Zeit zu keinem Projekt, wählst du ausdrücklich Kein Projekt.
• Einsatz — optional. Wählst du einen Einsatz und ist noch kein Projekt gesetzt, übernimmt HammerUp das Projekt des Einsatzes.

Arbeitszeit auf einem Projekt landet über die Lohngruppe des Mitarbeiters auch als Lohnkosten in den Ausgaben des Projekts. Hat der Mitarbeiter keine Lohngruppe, wird die Standard-Lohngruppe verwendet.

Schicht über Mitternacht

Liegt das Ende vor dem Beginn (etwa 22:00 bis 06:00), ist das eine Nachtschicht. Unter der Uhrzeit erscheint +1 Tag mit dem Hinweis, an welchem Tag die Schicht endet. Der Eintrag gehört vollständig zum Anfangstag.

Abwesenheiten

Für alle anderen Typen wählst du statt eines Datums einen Zeitraum.

• Bei Urlaub, Unbezahlter Urlaub, Krank und Feiertag gibt es den Tagesanteil: Ganzer Tag, Erste Tageshälfte oder Zweite Tageshälfte. Halbe Tage gehen nur bei einem einzelnen Tag.
• Bei Kurzarbeit, Sonstiges, Schlechtwetter, Bildung und Überstundenabbau gibt es den Schalter Ganztägig. Schaltest du ihn aus, trägst du eine Uhrzeit ein.

Ein Zeitraum über mehrere Tage wird in einen Eintrag je Tag aufgeteilt — aber nur für die Arbeitstage aus dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters. Übrige Tage wie das Wochenende und Tage, an denen schon ein Feiertag eingetragen ist, werden ausgelassen. HammerUp nennt dir nach dem Speichern, welche Tage angelegt und welche ausgelassen wurden. Einen einzelnen Tag filtert HammerUp dagegen nicht — so lässt sich zum Beispiel auch ein Krankheitstag an einem Samstag eintragen.

Trägst du Urlaub ein, zeigt der Dialog, wie viele Urlaubstage der gewählte Mitarbeiter noch hat und wie viele nach diesem Antrag übrig bleiben. Mehr dazu unter Urlaubsanspruch & Resturlaub.

Bei Schlechtwetter kannst du zusätzlich ein Projekt wählen (optional), zum Beispiel weil dein Lohnbüro die Baustelle braucht. Die Stunden zählen dabei nicht als Arbeitszeit oder Lohnkosten des Projekts.

Eintragstypen

Typ	Genehmigung nötig
Arbeitszeit	nein
Fahrtzeit	nein
Kurzarbeit	ja
Sonstiges	ja
Urlaub	ja
Unbezahlter Urlaub	ja
Krank	nein
Schlechtwetter	ja
Bildung	ja
Feiertag	nein
Überstundenabbau	ja

Einträge ohne Genehmigungspflicht gelten sofort als genehmigt. Alle anderen landen im Reiter Anträge — auch dann, wenn du sie selbst anlegst.

Feiertage musst du nicht von Hand eintragen: Die Feiertage aus Einstellungen → Feiertage trägt HammerUp für alle Mitarbeiter mit Arbeitszeitmodell an deren Arbeitstagen automatisch als Feiertag ein.

Anträge genehmigen

1. Öffne den Reiter Anträge. Ein roter Punkt am Reiter zeigt, dass Anträge offen sind.
2. Zusammenhängende Tage eines Antrags stehen in einer Zeile mit Zeitraum und Anzahl der Tage
3. Klicke auf Genehmigen oder Ablehnen

Erst genehmigte Abwesenheiten senken das Soll im Arbeitszeitkonto, und erst genehmigte Urlaubstage zählen gegen den Urlaubsanspruch. Genehmigter Überstundenabbau senkt das Soll nicht, sondern den Überstundensaldo.

Einträge prüfen und korrigieren

Die Liste zeigt die Spalten Datum, Mitarbeiter, Arbeitszeit, Pause, Typ, Projekt, Beschreibung, Geändert und Abrechnung. Bei schmalem Fenster blendet HammerUp einige Spalten aus. Ein Klick auf die Überschrift Projekt schaltet die Spalte auf Termin um.

Über der Liste filterst du nach Zeitraum, Mitarbeitern, Projekten, Eintragstypen und Abrechnung (Nicht abgerechnet, In Abrechnung, Abgerechnet). Die Suche findet Mitarbeiter, Projekte und Beschreibungen.

Ganz rechts steht je Zeile ein Haken oder ein Warndreieck. Das Warndreieck erscheint bei Arbeitszeit, wenn

• die Arbeitszeit über 10 Stunden liegt (Maximale Arbeitszeit überschritten)
• die Pause für die Arbeitszeit zu kurz ist (Pausenzeit nicht ausreichend)
• zwischen zwei Arbeitstagen weniger als 11 Stunden Ruhezeit liegen (Ruhezeit nicht eingehalten)

Fährst du mit der Maus darüber, siehst du den Grund. Die Hinweise halten nichts auf — gespeichert wird trotzdem.

Um einen Eintrag zu ändern, klickst du die Zeile an. Im Dialog Zeiteintrag bearbeiten änderst du die Felder und speicherst. Den Eintragstyp kannst du nachträglich nur zwischen Arbeitszeit und Fahrtzeit wechseln; für einen anderen Typ legst du einen neuen Eintrag an. Das Papierkorb-Symbol links unten im Dialog löscht den Eintrag.

Zeiten in der App erfassen

In der mobilen App öffnest du den Bereich Zeit. Unter Einträge tippst du auf das Plus und wählst Timer starten oder Neuer Eintrag. Den Timer stoppst du über die Leiste am unteren Rand; die Zeit wird dann gespeichert. Urlaub beantragst du im Reiter Urlaubsanträge über das Plus.

In der App erfasst jede Person ihre eigenen Zeiten. Ohne Netz speichert die App den Eintrag und schickt ihn nach, sobald wieder Verbindung besteht.

Zeiten exportieren Zeiten als Excel, CSV oder Arbeitszeitnachweis (PDF) herunterladen.