Aufgaben

Aufgaben sind alles, was erledigt werden muss, aber keinen festen Termin hat: Material bestellen, beim Kunden nachfragen, ein Mangel auf der Baustelle. Im Web findest du sie in der Seitenleiste unter Aufgaben, in der App im Bereich Aufgaben.

Die Aufgabenseite

Links wählst du, welche Aufgaben du siehst:

• Heute – offene Aufgaben, die heute fällig oder schon Überfällig sind, dazu, was heute erledigt wurde
• Nächste 7 Tage – dasselbe für die kommende Woche, nach Tagen gruppiert
• Eingang – offene Aufgaben, die in keiner Liste stehen
• Listen – deine eigenen und die öffentlichen Listen
• Projekte – je Projekt eine Liste. Gibt es Projekte, an denen du nicht beteiligt bist, heißt die Gruppe Meine Projekte, und die übrigen stehen eingeklappt unter Weitere Projekte. Projekte, deren Aufgaben alle erledigt sind, stehen unter Abgeschlossen.
• Erledigt und Papierkorb ganz unten

In der Mitte stehen die Aufgaben, rechts die Details der angeklickten Aufgabe. Aufgaben ohne Fälligkeit erscheinen nicht in Heute und Nächste 7 Tage – du findest sie in ihrer Liste oder im Eingang.

Aufgabe anlegen

1. Klicke oben in das Feld Was möchtest du erledigen? und gib den Titel ein.
2. Optional über die Symbole darunter:
   • Fälligkeit – Heute, Morgen, 1 Woche, 1 Monat oder ein Tag im Kalender
   • Priorität – Hoch, Mittel, Niedrig oder Keine
   • Liste – Eingang oder eine deiner Listen; in einer Liste wählst du hier den Abschnitt
   • Projekt
   • Zuweisen – eine oder mehrere Personen
   • Tags – Tag eintippen und Enter drücken
   • Bild anhängen – ein Foto als JPG, PNG oder WebP
3. Klicke auf Hinzufügen oder drücke Enter.

In Heute und Nächste 7 Tage ist die Fälligkeit mit heute vorbelegt. Von jeder Seite aus legst du eine Aufgabe über das Plus neben Aufgaben in der Seitenleiste an (Neue Aufgabe).

Wählst du ein Projekt, landet die Aufgabe in der Liste dieses Projekts.

Ohne Zuweisung gehört die Aufgabe dir

Wählst du beim Anlegen niemanden aus, wirst du selbst zugewiesen. Aufgaben, die HammerUp aus Dokument-Positionen erzeugt, bleiben dagegen unzugewiesen, bis du sie verteilst. Eine Aufgabe ohne Zuweisung zählt als Aufgabe der Person, die sie angelegt hat.

Aufgabe bearbeiten

Klicke eine Aufgabe an. Rechts öffnen sich ihre Details, alles speichert sofort:

• oben Erledigt-Haken, Fälligkeit, Zuweisung und Priorität
• der Titel – bei einer leeren Aufgabe steht dort Kein Titel
• Bild einfügen – ein Foto in die Beschreibung
• Checkliste hinzufügen – einzelne Punkte zum Abhaken, weitere mit Punkt hinzufügen. Der Fortschritt steht als Linie unter der Kopfzeile.
• die Beschreibung (Notizen hinzufügen … (#tag zum Verschlagworten)) mit Fett, Kursiv, Unterstrichen, Aufzählung und Nummerierte Liste. Ein Wort mit # wird zum Tag.
• Tag hinzufügen
• unten links die Liste und das Projekt, unten rechts Optionen → Löschen

Hängt eine Aufgabe an einem Projekt, führt ein Link zur Projektseite.

Erinnerungen

1. Klicke in den Details auf die Fälligkeit.
2. Wähle optional unter Uhrzeit, wann erinnert wird – ohne Angabe um 09:00.
3. Klicke auf Erinnerung und wähle Am Tag, 1 Tag vorher, 2 Tage vorher, 3 Tage vorher, 1 Woche vorher oder Benutzerdefiniert. Mehrere Erinnerungen sind möglich, jede ist sofort gespeichert.
4. Schließe die Auswahl mit Übernehmen.

Hat die Aufgabe keine Fälligkeit, rechnet die Erinnerung von heute aus. Sie geht an die Personen, denen die Aufgabe beim Auslösen zugewiesen ist – ist niemand zugewiesen, an die Person, die sie angelegt hat. Erledigte und gelöschte Aufgaben erinnern nicht.

In der App stellst du dasselbe unter Fälligkeit & Erinnerung ein.

Aufgabe erledigen

Klicke auf den Kreis vor der Aufgabe. Unten erscheint kurz „1 Aufgabe erledigt“ mit Rückgängig. Erledigte Aufgaben rutschen in den Abschnitt Erledigt der jeweiligen Ansicht und stehen dauerhaft unter Erledigt. Ein zweiter Klick auf den Haken öffnet die Aufgabe wieder.

Listen und Abschnitte

Liste anlegen: Klicke neben Listen auf das Plus (Liste hinzufügen), gib den Listenname … ein und lege über das Schloss fest, ob die Liste öffentlich (für alle sichtbar) oder privat (nur für dich) ist. Die Sichtbarkeit einer Liste ändert später nur, wer sie angelegt hat.

Liste löschen: Fahre über die Liste und klicke auf Liste löschen. Ihre Aufgaben landen im Eingang.

Abschnitte: In einer Liste oder einem Projekt gliederst du Aufgaben in Abschnitte. Oben rechts unter Weitere Aktionen legst du mit Abschnitt einen an. Das Menü eines Abschnitts (Optionen) bietet Umbenennen, Abschnitt oberhalb, Abschnitt unterhalb, Verschieben nach und Löschen. Löschst du einen Abschnitt, bleiben seine Aufgaben in der Liste.

Aufgaben und Abschnitte ziehst du mit der Maus an ihren Platz.

Nach Mitarbeiter filtern

Oben rechts filterst du über Nach Mitarbeiter filtern nach einer oder mehreren Personen oder wählst Alle Mitarbeiter.

• In Heute, Nächste 7 Tage, Eingang und Erledigt bist zunächst du selbst ausgewählt.
• In Listen und Projekten stehen zunächst alle Mitarbeiter.

Zu einer Person gehören die Aufgaben, die ihr zugewiesen sind, und die sie angelegt hat, solange niemand zugewiesen ist. Gibst du eine selbst angelegte Aufgabe an jemand anderen weiter, steht sie also nicht mehr in deinem Heute. Deine Filterwahl bleibt beim Wechsel der Ansicht erhalten, bis du die Seite verlässt.

Mehrere Aufgaben auf einmal

Mit Strg-Klick (Mac: Cmd-Klick) markierst du einzelne Aufgaben, mit Umschalt-Klick einen Bereich. Ab zwei Aufgaben zeigt die rechte Seite „Du hast … Aufgaben ausgewählt“ mit:

• Fälligkeit, Priorität und Verschieben nach
• Tags – über Bearbeiten Tags hinzufügen oder entfernen
• Erledigt bzw. Als offen
• Zuweisen – Personen hinzufügen oder entfernen, bestehende Zuweisungen bleiben
• Drucken und Löschen

Die Entf-Taste löscht die markierten Aufgaben nach einer Rückfrage, Esc hebt die Auswahl auf.

Aufgaben drucken

1. Klicke oben rechts auf Weitere Aktionen → Drucken – oder bei einer Auswahl auf Drucken.
2. Wähle im Fenster Aufgaben drucken Kompakt (nur die Zeilen wie in der Liste) oder Vollständig (mit Beschreibung und Checklisten-Punkten).
3. Klicke auf Drucken oder Als PDF speichern.

Gedruckt wird die aktuelle Ansicht mit ihren Abschnitten, auch eingeklappte.

Löschen und Papierkorb

Gelöschte Aufgaben kommen in den Papierkorb und bleiben dort 30 Tage. Danach entfernt HammerUp sie endgültig.

Im Papierkorb stehen alle gelöschten Aufgaben, die du auch vorher sehen durftest – egal, wer sie gelöscht hat. Klickst du eine an, siehst du, woher sie kam, wer sie wann gelöscht hat und wie viele Tage sie noch bleibt.

• Wiederherstellen – die Aufgabe kommt mit Liste, Abschnitt, Zuweisung und Checkliste zurück. Gibt es ihre Liste nicht mehr, landet sie im Eingang.
• Endgültig löschen und Papierkorb leeren (unter Weitere Aktionen) entfernen sofort. Das dürfen nur Büro - Admin, Büro - Leitung, Büro - Projektleitung und Mobil - Teamleitung.

Aufgaben in der App

• Über das Menü oben öffnest du die Ansichten: Smart mit Heute, Nächste 7 Tage, Eingang und Erledigt, dazu Listen, Projekte und Abgeschlossen. Mit Neue Liste legst du eine Liste an, sofern deine Rolle Listen anlegen darf.
• Mit dem Plus legst du eine Aufgabe an: Was möchtest du erledigen?, Beschreibung, Datum, Priorität, Projekt, Tags, Zuweisung und Fotos. Mobil - Subunternehmer sehen das Plus nicht.
• Lässt du den Titel leer, wird der Knopf bei bestehender Verbindung zum Mikrofon: Du sprichst deine Aufgaben ein (Sprich deine Aufgaben ein …), und HammerUp legt daraus eine oder mehrere Aufgaben an.
• Tippe auf den Kreis, um eine Aufgabe zu erledigen, und auf die Aufgabe, um sie zu bearbeiten – mit Fälligkeit & Erinnerung, Zuweisen an, Verschieben nach, Punkt hinzufügen und Foto hinzufügen.
• Wischst du eine Aufgabe zur Seite, erscheinen Knöpfe für Datum, Verschieben und Löschen, auf der anderen Seite für ein Foto. Nach dem Löschen hast du ein paar Sekunden Rückgängig; später holst du sie im Web aus dem Papierkorb.

In der App gehören zu Heute und den anderen Smart-Ansichten auch Aufgaben, die du angelegt und an andere weitergegeben hast, sowie deine privaten Listen. Einen Mitarbeiterfilter gibt es dort nur im Projekt.

Wer sieht welche Aufgaben?

Wo die Aufgabe steht	Wer sie sieht
Eingang	wer sie angelegt hat und wem sie zugewiesen ist
öffentliche Liste	alle im Unternehmen
private Liste	nur, wer die Liste angelegt hat – auch der Büro - Admin nicht
Projekt	das Projektteam sowie Büro - Admin und Büro - Leitung

Zusätzlich sieht jede Person die Aufgaben, die ihr zugewiesen sind oder die sie angelegt hat – egal, wo sie stehen. Wer eine Aufgabe sieht, darf sie auch bearbeiten, abhaken und löschen.

Neue Aufgaben legen alle Rollen außer Mobil - Subunternehmer an, im Web wie in der App. Mobil - Subunternehmer bearbeiten und erledigen die Aufgaben, die sie sehen. Legst du eine Aufgabe in einem Projekt an, musst du das Projekt sehen dürfen – also im Projektteam sein oder als Büro - Admin oder Büro - Leitung alle Projekte sehen.

Neue Listen legen dagegen nur Büro - Admin, Büro - Leitung, Büro - Projektleitung und Mobil - Teamleitung an.

Wirst du einer Aufgabe zugewiesen, bekommst du eine Benachrichtigung – außer du hast dich selbst eingetragen, siehe Benachrichtigungen.

Häufige Probleme

Ein Mitarbeiter sieht eine Aufgabe nicht – Prüfe, wo sie steht: Aufgaben im Eingang sieht nur, wer sie angelegt hat oder ihr zugewiesen ist. Aufgaben in einer privaten Liste sieht nur deren Ersteller, Projektaufgaben nur das Projektteam. Weise die Person zu oder verschiebe die Aufgabe in eine öffentliche Liste.

Die Aufgabe steht nicht in „Heute“ – Sie hat keine Fälligkeit, oder der Mitarbeiterfilter blendet sie aus. Stelle Alle Mitarbeiter ein oder öffne ihre Liste.

„Diese Liste ist nicht mehr für dich sichtbar“ – Die Liste wurde auf privat gestellt, oder du bist nicht mehr im Projektteam. HammerUp wechselt zu Heute.

„Aufgaben konnten nicht geladen werden“ – Die Verbindung zum Server fehlt oder die Seite ist veraltet. Deine Aufgaben sind nicht verloren; nutze den angebotenen Knopf Erneut versuchen oder Seite neu laden.

Aufgaben im Projekt Projektaufgaben, Aufgaben aus Angebotspositionen und Abrechnung nach Aufgabenstand.