Rechnungsstatus
Jede Rechnung in der Liste Ausgangsrechnungen trägt einen Status. Solange sie ein Entwurf ist, zeigt er den Dokumentstatus. Sobald sie finalisiert ist, zeigt er, wie es um die Zahlung steht. Den Status setzt du nicht von Hand — er ergibt sich aus Fälligkeit, Zahlungen, Abzügen, Mahnungen und Stornierung.
Die Status
Abschnitt betitelt „Die Status“| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Die Rechnung ist noch nicht finalisiert und hat noch keine Rechnungsnummer. |
| Offen | Finalisiert, nicht vollständig bezahlt, die Fälligkeit ist noch nicht überschritten. |
| Überfällig | Finalisiert, nicht vollständig bezahlt, der Fälligkeitstag ist vorbei. |
| Abgemahnt | Zu der Rechnung wurde eine Zahlungserinnerung erstellt. |
| Bezahlt | Zahlungen und Abzüge decken den Rechnungsbetrag. |
| Storniert | Die Rechnung wurde storniert. |
| Storno | Das ist die Stornorechnung, die beim Stornieren entsteht. |
Gutschriften tragen keinen Status — sie sind kein Betrag, den dein Kunde zahlt.
Einen eigenen Status für Teilzahlungen gibt es nicht. Eine teilweise bezahlte Rechnung bleibt Offen oder Überfällig; wie viel noch fehlt, siehst du in der Spalte Offen.
Wann der Status wechselt
Abschnitt betitelt „Wann der Status wechselt“Beim Finalisieren
Abschnitt betitelt „Beim Finalisieren“Mit dem Finalisieren bekommt die Rechnung ihre Fälligkeit: das Rechnungsdatum plus das Zahlungsziel, das du im Dokument eingestellt hast. Ist dort keines eingestellt, rechnet HammerUp mit 30 Tagen. Bei Sofort nach Rechnungserhalt ist die Rechnung am Rechnungsdatum fällig. Direkt nach dem Finalisieren steht die Rechnung auf Offen.
Offen → Überfällig
Abschnitt betitelt „Offen → Überfällig“Überfällig ist eine Rechnung erst am Tag nach dem Fälligkeitstag — am Fälligkeitstag selbst bleibt sie offen. Die Umstellung macht HammerUp einmal in der Nacht für alle offenen Rechnungen. Du musst nichts tun.
→ Abgemahnt
Abschnitt betitelt „→ Abgemahnt“Sobald du zu der Rechnung eine Zahlungserinnerung erstellst, steht sie auf Abgemahnt. Wie das geht, steht unter Mahnwesen und Zahlungserinnerungen.
→ Bezahlt
Abschnitt betitelt „→ Bezahlt“Jedes Mal, wenn du eine Zahlung oder einen Abzug erfasst, änderst oder löschst, berechnet HammerUp den Status neu. Dabei gilt diese Reihenfolge:
- Decken die Zahlungen den Rechnungsbetrag abzüglich der Abzüge, ist die Rechnung Bezahlt.
- Sonst: Ist der Fälligkeitstag der Rechnung vorbei, ist sie Überfällig — auch wenn schon gemahnt wurde.
- Sonst: Gibt es eine Mahnung, ist sie Abgemahnt.
- Sonst ist sie Offen.
Wird eine Zahlung wieder gelöscht, fällt die Rechnung entsprechend auf Offen, Überfällig oder Abgemahnt zurück.
Wie du Zahlungen und Abzüge einträgst, steht unter Zahlungen eintragen.
→ Storniert
Abschnitt betitelt „→ Storniert“Stornierst du eine finalisierte Rechnung, erhält sie den Status Storniert, und die neue Stornorechnung erscheint mit Storno in der Liste. Erfasste Zahlungen und Abzüge der stornierten Rechnung werden dabei entfernt. Details unter Rechnung stornieren.
Status in der Rechnung
Abschnitt betitelt „Status in der Rechnung“Öffnest du eine Rechnung, steht der Status oben neben dem Titel. Daneben siehst du die Offene Forderung und Fällig am — mit dem Hinweis, in wie vielen Tagen die Rechnung fällig ist oder seit wie vielen Tagen sie überfällig ist.