Bestellung und Nachunternehmerauftrag

Mit einer Bestellung bestellst du Material oder Leistungen bei einem Lieferanten, mit einem Nachunternehmerauftrag beauftragst du einen Subunternehmer. Beide Dokumente gehen nicht an deinen Kunden, sondern an jemanden, der dir später selbst eine Rechnung stellt. HammerUp behandelt sie deshalb etwas anders als Angebote und Rechnungen.

Was bei diesen Dokumenten anders ist

• Im Briefkopf steht keine Kundennummer.
• Unter der Positionstabelle stehen keine Zahlungsbedingungen, kein Skonto und kein Lohnkostenanteil. Die Einstellungen dafür fehlen auch im Panel der Summen.
• Entsteht das Dokument als Folgedokument, entfernt HammerUp einen Nachlass oder Aufschlag aus dem Ausgangsdokument, sowohl an den einzelnen Positionen als auch für das ganze Dokument.

Der Grundaufbau einer Bestellung hat keinen Leistungsort, dafür einen Textblock für gewünschten Liefertermin und Lieferadresse. Der Nachunternehmerauftrag hat Leistungsort, Leistungsdatum und zwei Textblöcke mit Vertragsbedingungen, unter anderem zu VOB/B, Sicherheitseinbehalt und Gewährleistung. Prüf diese Texte und passe sie an deine Vereinbarungen an, bevor du den Auftrag verschickst.

Neu anlegen

1. Öffne das Projekt und klicke im Bereich Dokumente auf Neues Dokument.
2. Wähle im Dialog Dokumenttyp auswählen die Art Bestellung oder Nachunternehmerauftrag.
3. Wähle Blanko erstellen oder eine Vorlage unter Vorlage.

Importe gibt es bei diesen beiden Arten nicht. Positionen fügst du im Editor über die Kacheln Bausteine und Stammdaten ein, siehe Dokument bearbeiten. Positionen aus einem anderen Dokument holst du dir in der Kachel Stammdaten im Reiter Dokumente.

Aus einem Angebot erstellen

Bestellung und Nachunternehmerauftrag kannst du als Folgedokument aus einem Angebot, einem Kostenvoranschlag oder einer Auftragsbestätigung erstellen:

1. Öffne das Projekt.
2. Klicke in der Dokumentliste rechts neben dem Ausgangsdokument auf das Verknüpfungssymbol (Folgedokument erstellen).
3. Wähle Bestellung oder Nachunternehmerauftrag.
4. Wähle die Positionen aus, die du bestellen oder vergeben willst. Mit Mengen übernehmen entscheidest du, ob die Mengen mitkommen oder auf 0 stehen.
5. Klicke auf Dokument kopieren.

Hast du vorher ein Leistungsverzeichnis an Subunternehmer geschickt, erstellst du den Auftrag aus dem Leistungsverzeichnis über Nachunternehmerauftrag erstellen.

Empfänger beim Nachunternehmerauftrag

Beim Nachunternehmerauftrag zeigt der Dialog oben das Feld Empfänger (Subunternehmer). Zur Auswahl stehen Ansprechpartner von Kontakten mit der Kategorie Subunternehmer.

• Wählst du einen Empfänger, steht er im Briefkopf des neuen Auftrags.
• Wählst du mehrere, entsteht für jeden ein eigener Auftrag, mit dem Namen des Empfängers im Titel.
• Ohne Auswahl entsteht ein einzelner Auftrag. Im Briefkopf steht dann wie bei der Bestellung der Empfänger des Ausgangsdokuments oder des Projekts.

Die Kategorie stellst du beim Kontakt unter Kategorie ein, siehe Kontakt anlegen.

Empfänger bei der Bestellung

Für die Bestellung gibt es im Dialog keine Empfängerauswahl. Der Briefkopf zeigt zunächst den Empfänger des Ausgangsdokuments oder den Kunden des Projekts. Klicke im Editor auf das Adressfeld und such deinen Lieferanten. Die Kategorie Lieferant am Kontakt hilft dir, deine Lieferanten in der Kontaktliste zu finden; die Suche im Briefkopf filtert nicht danach.

Mehr zu Ansprechpartnern unter Ansprechpartner.

Preise

Die Positionen kommen mit den Preisen aus dem Ausgangsdokument, also mit deinen Verkaufspreisen. Auch Positionen aus den Stammdaten fügt HammerUp mit dem Verkaufspreis ein. Trag die Preise ein, die du mit dem Lieferanten oder Subunternehmer vereinbart hast.

Beim Nachunternehmerauftrag gibt es dafür eine Abkürzung: Schalte im Dialog Fremdleistungspreise übernehmen (ohne Zuschläge) ein. Dann ist der Preis jeder Position die Summe ihrer Kostenzeilen der Art Fremdleistung aus der Kalkulation, ohne Zuschläge. Die übrige Kalkulation mit Lohn, Material und Zuschlägen wird dabei nicht mitgenommen, der Subunternehmer sieht sie also nicht. Hat eine Position keine Fremdleistung in der Kalkulation, steht ihr Preis danach auf 0. Das gilt auch, wenn Mengen übernehmen ausgeschaltet ist.

Finalisieren und versenden

1. Klicke im Editor oben rechts auf Vorschau.
2. Prüf das PDF und klicke auf Finalisieren.
3. Bestätige mit Jetzt finalisieren.

Beim Finalisieren bekommt das Dokument seine Nummer: Bestellungen und Nachunternehmeraufträge haben jeweils einen eigenen Nummernkreis, siehe Nummernkreise.

Über Versenden schickst du das Dokument an den Empfänger im Briefkopf, siehe Dokument versenden. Betreff und Text der E-Mail legt der Büro - Admin je Dokumentart unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen fest. Soll der Subunternehmer den Auftrag online gegenzeichnen, braucht der Auftrag einen Textblock vom Typ Unterschrift, siehe Online unterschreiben lassen.

Aus Bestellung und Nachunternehmerauftrag bietet HammerUp von sich aus keine Folgedokumente an.

Auftragsbestätigung