Mitarbeiter einladen und verwalten

Unter Einstellungen → Mitarbeiter siehst du alle Personen deines Unternehmens, lädst neue ein und legst Rolle, Gerätezugriff, Lohngruppe und Arbeitszeitmodell fest. Einladen, bearbeiten und löschen kann nur der Büro - Admin, siehe Rollen und Berechtigungen.

Die Seite im Überblick

• Mitarbeiterübersicht — eine Zeile je Person mit Status, E-Mail, Rolle, Abteilung, Lohngruppe, Arbeitszeitmodell und Gerätezugriff. Oben rechts zeigen die Zahlen neben dem Bildschirm- und dem Handy-Symbol, wie viele Desktop- und Mobil-Lizenzen noch frei sind.
• Noch nicht eingeladen — Personen, die du erfasst, aber noch nicht eingeladen hast. Der Abschnitt erscheint nur, wenn es solche Einträge gibt.
• Ausstehende Einladungen — verschickte Einladungen, die noch nicht angenommen wurden.

Mitarbeiter einladen

1. Klicke auf Mitarbeiter einladen.
2. Fülle Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse aus. Die Telefonnummer ist freiwillig.
3. Wähle den Gerätezugriff: Desktop, Mobil oder Beides.
4. Wähle die Rolle. Bei Desktop und Beides stehen die Büro-Rollen zur Wahl, bei Mobil die mobilen Rollen.
5. Wenn du willst, wählst du gleich Abteilungen, Lohngruppe und Arbeitszeitmodell.
6. Klicke auf Einladung versenden.

Die Person bekommt eine E-Mail mit dem Betreff „Einladung zum Team von” und dem Namen deines Unternehmens. Die Einladung ist 7 Tage gültig und steht bis zur Annahme unter Ausstehende Einladungen.

Gerätezugriff und Lizenzen

Gerätezugriff	Wo die Person arbeitet	Belegte Lizenzen
Desktop	im Browser	1 Desktop-Lizenz
Mobil	in der HammerUp-App	1 Mobil-Lizenz
Beides	im Browser und in der App	je 1 Desktop- und 1 Mobil-Lizenz

Die Lizenz ist schon belegt, sobald die Einladung verschickt ist, nicht erst beim Annehmen. Ziehst du eine Einladung zurück, wird der Platz wieder frei. Weitere Lizenzen buchst du unter Lizenz und Vertrag.

Erst erfassen, später einladen

Du kannst Personen eintragen, ohne dass schon eine E-Mail hinausgeht, zum Beispiel um die ganze Mannschaft zu erfassen, bevor du Lizenzen buchst. Ein solcher Entwurf belegt keine Lizenz.

1. Fülle den Dialog Mitarbeiter einladen wie oben aus.
2. Klicke auf Speichern, noch nicht einladen.

Die Person steht dann unter Noch nicht eingeladen. Dort kannst du den Eintrag Bearbeiten, die Person mit Jetzt einladen einzeln einladen oder den Entwurf Löschen.

Mit Alle einladen verschickst du alle Entwürfe auf einmal. Der Dialog zeigt unter Gebraucht und Frei, wie viele Desktop- und Mobil-Lizenzen nötig und vorhanden sind. Jetzt alle einladen lässt sich erst klicken, wenn die freien Lizenzen reichen — bis dahin wird keine einzige Einladung verschickt.

Keine Lizenz mehr frei

Ist weder eine Desktop- noch eine Mobil-Lizenz frei, ist Einladung versenden gesperrt. Speichern, noch nicht einladen funktioniert trotzdem. Buche weitere Lizenzen und lade die Entwürfe danach gesammelt ein.

Was die eingeladene Person tut

1. Sie öffnet die E-Mail und klickt auf Einladung annehmen.
2. Hat sie noch kein HammerUp-Konto, sieht sie ihre E-Mail-Adresse und legt ein Passwort fest. Mit Konto erstellen und beitreten ist sie Mitglied deines Unternehmens.
3. Bevor sie sich zum ersten Mal anmelden kann, bestätigt sie ihre Adresse über den Link in der Bestätigungs-E-Mail.
4. Hat sie schon ein Konto, zum Beispiel aus einem anderen Unternehmen, erscheint Du hast bereits ein Konto. Nach Anmelden und beitreten meldet sie sich mit ihrem bisherigen Passwort an und tritt automatisch bei.

Wer den Gerätezugriff Mobil hat, erledigt diese Schritte im Browser und meldet sich danach in der HammerUp-App an.

Rolle, Gerätezugriff, Lohngruppe, Arbeitszeitmodell und Abteilungen aus der Einladung übernimmt HammerUp beim Beitritt — egal, ob die Person ein neues Konto anlegt oder mit einem bestehenden beitritt. Eine Abteilung, die du zwischen Einladung und Beitritt deaktiviert hast, fällt dabei weg.

Offene Einladungen verwalten

Jede Einladung unter Ausstehende Einladungen zeigt E-Mail-Adresse, Rolle und das Datum unter Läuft ab:.

• Erneut senden schickt dieselbe Einladung noch einmal. Der Link bleibt gleich, gilt aber wieder 7 Tage ab jetzt. Der Betreff beginnt mit „Erinnerung:”, damit die Person die E-Mail als neu erkennt.
• Zurückziehen macht den Link ungültig und gibt die Lizenz frei.

Nicht zurückziehen und neu einladen

Sagt jemand, die Einladung sei nicht angekommen, nimm Erneut senden. Ziehst du die Einladung zurück und lädst neu ein, gilt nur noch der Link aus der neuesten E-Mail. Wer eine ältere E-Mail öffnet, liest „Dieser Einladungslink ist nicht mehr gültig”.

Mitarbeiter bearbeiten

Klicke auf die Zeile einer Person. Es öffnet sich Mitarbeiter bearbeiten:

• Das Profilbild setzt du über das Kamera-Symbol, mit Foto entfernen nimmst du es wieder heraus.
• Vorname, Nachname und Telefon.
• E-Mail — die Anmeldeadresse. Sie ändert sich über Ändern in zwei Bestätigungsschritten, siehe Konto und Anmeldung.
• Gerätezugriff und Rolle. Braucht der neue Gerätezugriff eine weitere Lizenz, muss sie frei sein.
• Lohngruppe und Beruf. Steht die Person in Abteilungen, zeigt die Lohngruppen-Auswahl nur deren Gruppen und die Gruppen ohne Abteilung; über die Zeile „Gefiltert nach” am Ende der Liste blendest du die übrigen ein.
• Abteilungen — eine Person darf in mehreren stehen. Zuordnen lassen sie sich erst, wenn sich die Person einmal angemeldet hat.
• Arbeitszeitmodell — wechselst du es, rechnet HammerUp die ganztägigen Abwesenheiten der Person nach dem neuen Modell neu.
• Jahresurlaubstage und Einstellungsdatum.
• Status — Aktiv oder Deaktiviert.

Mit Speichern übernimmst du die Änderungen. Unter Mitglied seit: steht, seit wann die Person dabei ist.

Beim Inhaber des Unternehmens lassen sich Gerätezugriff und Rolle nicht ändern; er hat immer Zugriff auf Desktop und Mobil. Außerdem muss immer mindestens ein Admin aktiv bleiben.

Personalakte

Der Inhaber und der Büro - Admin sehen in jeder Zeile ein Büroklammer-Symbol. Es öffnet die Dokumente der Person. Dort wählst du die Art (zum Beispiel Arbeitsvertrag oder Zeugnis), optional ein Datum und eine Notiz, und lädst die Datei über Datei auswählen hoch. Andere Rollen sehen diese Dokumente nicht.

Deaktivieren oder endgültig löschen

Deaktivieren

1. Öffne die Zeile der Person.
2. Stelle Status auf Deaktiviert.
3. Klicke auf Speichern.

Die Person kann danach nicht mehr in deinem Unternehmen arbeiten und bekommt beim Öffnen einen Hinweis, dass sie deaktiviert wurde. Ihre Lizenz wird frei. Ihre Zeiten, Projekte und Dokumente bleiben unverändert erhalten. Mit Aktiv holst du sie zurück; dafür muss wieder eine passende Lizenz frei sein.

Den Inhaber kannst du nicht deaktivieren. Einen Büro - Admin auch nicht direkt: Weise ihm zuerst eine andere Rolle zu.

Endgültig löschen

Löschen geht erst, wenn die Person deaktiviert ist. Bei aktiven Mitarbeitern ist der Papierkorb ausgegraut. Dich selbst und den Inhaber kannst du nicht löschen.

1. Klicke in der Zeile auf den Papierkorb (Endgültig löschen).
2. Lies im Dialog, was passiert:
   • Das verschwindet für immer — die Personalakte und der Zugang zu deinem Unternehmen samt offener Benachrichtigungen und Erinnerungen.
   • Das bleibt, nur ohne den Namen — zum Beispiel Zeitnachweise, Rechnungen und Dokumente. Sie tragen danach den Namen „Ehemaliger Mitarbeiter”.
   • Das bleibt unberührt — das persönliche Konto der Person. Sie kann weiter in anderen Unternehmen arbeiten.
3. Tippe den Namen der Person zur Bestätigung ein.
4. Klicke auf Endgültig löschen.

Aus künftigen Terminen wird die Person dabei ausgetragen. Hängt an ihr noch etwas, das erst übertragen oder gelöscht werden muss, steht das im Dialog unter Das geht noch nicht: mit dem nötigen Schritt.

Nicht rückgängig zu machen

Endgültiges Löschen lässt sich nicht widerrufen. Brauchst du die Person vielleicht wieder, deaktiviere sie nur.

Häufige Probleme

Die Einladung kommt nicht an

• Bitte die Person, im Spam- oder Werbeordner nach „Einladung zum Team von” zu suchen.
• Prüfe unter Ausstehende Einladungen die E-Mail-Adresse. Ist sie falsch, ziehe die Einladung zurück und lade die richtige Adresse ein.
• Stimmt die Adresse, klicke auf Erneut senden. Nicht zurückziehen und neu einladen, sonst wird der Link aus der ersten E-Mail ungültig.
• Konnte HammerUp die E-Mail nicht verschicken, sagt es dir das direkt: „Die Einladung wurde angelegt, aber die E-Mail konnte nicht versendet werden.” Die Einladung steht dann trotzdem in der Liste, und du kannst sie dort erneut senden.

Der Einladungslink funktioniert nicht

Die Seite nennt den Grund:

• „Diese Einladung ist abgelaufen.” — steht die Einladung noch unter Ausstehende Einladungen, klicke auf Erneut senden; sie gilt dann wieder 7 Tage mit demselben Link. Ist sie dort nicht mehr zu sehen, lade die Person neu ein.
• „Diese Einladung wurde zurückgezogen.” oder „Dieser Einladungslink ist nicht mehr gültig.” — die Person soll die zuletzt erhaltene Einladungs-E-Mail öffnen. Gibt es keine offene Einladung mehr, lade sie neu ein.
• „Diese Einladung wurde bereits angenommen.” — die Person meldet sich einfach mit ihrer E-Mail-Adresse an.

Die Anmeldung nach der Registrierung klappt nicht

Meldet HammerUp „E-Mail nicht verifiziert”, hat die Person den Link in der Bestätigungs-E-Mail noch nicht angeklickt. Auf der Anmeldeseite kann sie sich die E-Mail erneut schicken lassen.

Im Browser steht „Nur Mobile App Zugriff”

Die Person hat den Gerätezugriff Mobil und arbeitet nur in der App. Soll sie auch im Browser arbeiten, stelle den Gerätezugriff auf Beides; dafür braucht sie eine Büro-Rolle und eine freie Desktop-Lizenz.

Die Einladung wird abgelehnt

• „Es gibt bereits eine ausstehende Einladung für diese E-Mail-Adresse” — nutze Erneut senden bei der bestehenden Einladung.
• „Für diese E-Mail-Adresse liegt schon ein Entwurf.” — lade den Entwurf unter Noch nicht eingeladen ein oder lösche ihn.
• „Diese E-Mail-Adresse ist bereits mit dem Unternehmen verbunden” — die Person ist schon Mitglied. Ist sie deaktiviert, stelle ihren Status wieder auf Aktiv.
• „Keine Desktop-Lizenzen verfügbar” oder „Keine Mobile-Lizenzen verfügbar” — für den gewählten Gerätezugriff ist kein Platz frei. Speichere die Person als Entwurf oder buche Lizenzen dazu.

Das Einstellungsdatum lässt sich nicht speichern

Die Meldung „Einstellungsdatum darf nicht vor der Unternehmensgründung liegen” bezieht sich auf den Tag, an dem dein Unternehmen in HammerUp angelegt wurde. Ein früheres Datum nimmt HammerUp nicht an.

Rollen und Berechtigungen Welche Rolle was sehen und ändern darf.

Lizenz und Vertrag Lizenzen dazubuchen, Tarif wechseln und Rechnungen abrufen.

Abteilungen Mitarbeiter und Geräte einer Abteilung zuordnen.