orgaMAX und Lexware Office anbinden

HammerUp überträgt Kontakte, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen an orgaMAX oder Lexware Office. Du richtest die Verbindung einmal ein, danach läuft sie im Hintergrund: Eine Rechnung geht beim Finalisieren raus, eine Eingangsrechnung beim Prüfen. Die Verbindung richtet der Büro - Admin unter Einstellungen → Verbundene Apps im Abschnitt Externe Anbindungen ein.

Noch in der Beta

Die Anbindung ist noch in der Beta und wird je Firma freigeschaltet. Siehst du Verbundene Apps oder den Abschnitt Externe Anbindungen nicht, melde dich beim Support.

Was ist der Unterschied?

	orgaMAX	Lexware Office
Ausgangsrechnungen	als PDF-Beleg abgelegt (Art „Rechnungsausgang”)	als Buchungsbeleg gebucht
Eingangsrechnungen	als Ausgabe	als Ausgabe, gebucht oder „Zu prüfen”
Kontakte	Übertragen und auf Wunsch zurückholen	nur Übertragen
Zahlungen	kommen zurück, wenn du sie drüben zuordnest	kommen automatisch zurück
Voraussetzung	eigene Erweiterung in orgaMAX	Tarif XL (Public API)

Deine Rechnungsnummer bleibt in beiden Fällen führend. Weder orgaMAX noch Lexware schreibt eine eigene Rechnung, es entsteht also kein zweiter Rechnungskreis.

orgaMAX verbinden

Du legst dafür in orgaMAX eine eigene Erweiterung an und trägst deren Schlüssel in HammerUp ein.

In orgaMAX: Erweiterung anlegen

1. Öffne in orgaMAX Eigene Erweiterungen und lege eine neue Erweiterung an.

2. Aktiviere diese API-Bereiche: Kunden, Lieferanten, Dateien und Ausgaben.

3. Trage als Callback-URL ein:

   https://api.hammerup.app/api/integrations/orgamax/callback

4. Speichere die Erweiterung und kopiere dir API-Key und Secret.

API-Bereiche zuerst

Aktiviere die API-Bereiche, bevor du die Erweiterung testest. orgaMAX schreibt sie in die Ownership-ID. Fehlen sie dort, scheitert die Verbindung und du musst die Erweiterung neu testen.

In HammerUp: verbinden

1. Öffne Einstellungen → Verbundene Apps und klicke bei orgaMAX auf Verbinden.
2. Trage API-Key und API-Secret ein und klicke auf Weiter. Beides wird verschlüsselt gespeichert.
3. Klicke auf In orgaMAX öffnen und starte dort unter Eigene Erweiterungen → Erweiterung testen die Freigabe.
4. orgaMAX leitet dich auf eine HammerUp-Seite weiter, die dir die Ownership-ID anzeigt. Klicke auf Kopieren.
5. Füge sie im Dialog in HammerUp unter Ownership-ID (iid) ein und klicke auf Verbinden.

Die Karte zeigt danach Verbunden.

Wo die Belege in orgaMAX landen

• Ausgangsrechnungen liegen als PDF mit deiner Rechnungsnummer im Ordner orgaMAX Buchhaltung → Finanzen-Sonstige-Einnahmen, im Unterordner des Jahres. Gebucht wird erst, wenn du den Beleg in orgaMAX einer Zahlung zuordnest.
• Eingangsrechnungen werden als Ausgabe angelegt und die Datei unter orgaMAX Buchhaltung → Finanzen-Ausgaben abgelegt.

Für das Einsortieren in Ordner brauchst du das Dokumente-Modul von orgaMAX. Läuft es aus, lädt HammerUp die Datei trotzdem hoch und legt die Ausgaben weiter an. Nur das Verschieben in den Ordner fällt aus. Hast du das Modul wieder, holst du das über ⋮ → Belege neu einsortieren nach. Auch die Zahl der Dokumente je Jahr hängt an deinem orgaMAX-Tarif (im Basistarif 25). Ist sie erreicht, zeigt die Karte das an.

Kein Stichtag bei orgaMAX

orgaMAX kennt keinen Stichtag. Schaltest du Ausgangsrechnungen als Belege ablegen ein und klickst auf Jetzt synchronisieren, legt HammerUp alle finalisierten Rechnungen ab, auch die alten.

Lexware Office verbinden

Lexware Office bietet die Schnittstelle (Public API) erst ab Tarif XL an.

1. Erzeuge in Lexware Office unter Erweiterungen → Public API einen Schlüssel. Der Verbinden-Dialog in HammerUp verlinkt direkt dorthin.
2. Öffne in HammerUp Einstellungen → Verbundene Apps und klicke bei Lexware Office auf Verbinden.
3. Füge den Schlüssel unter API-Schlüssel ein.
4. Wähle unter Belege übertragen ab einen Stichtag (siehe unten).
5. Klicke auf Verbinden. HammerUp prüft den Schlüssel sofort.

Lexware-Schlüssel laufen nach spätestens 24 Monaten ab. Danach verbindest du mit einem neuen Schlüssel.

Was du in Lexware von Hand pflegst

Zwei Angaben am Kontakt lassen sich mit Lexware nicht abgleichen, in keine der beiden Richtungen:

• Bankverbindung (IBAN, BIC) eines Kunden oder Lieferanten
• Kundennummer beim Lieferanten, also eure eigene Nummer bei ihm, die Lexware in Überweisungen übernimmt

Die Public API von Lexware Office sieht diese Felder nicht vor: Lexware gibt sie darüber weder heraus noch nimmt es sie an. Die Bankverbindung bleibt in HammerUp in den Geschäftsdaten des Kontakts gespeichert, in Lexware trägst du sie und die Kundennummer beim Lieferanten selbst ein. Bietet Lexware die Felder an, binden wir sie an.

Der Stichtag

Mit Belege übertragen ab entscheidest du, was nach Lexware geht:

• Ausgangsrechnungen, die du ab diesem Tag finalisierst.
• Eingangsrechnungen, deren Rechnungsdatum ab diesem Tag liegt.

Ältere Belege bleiben liegen, weil dein Steuerberater sie in der Regel schon gebucht hat. Vorgabe ist der heutige Tag.

Eingangsrechnungen sind meistens älter

Eine Eingangsrechnung erfasst du oft erst Tage nach ihrem Rechnungsdatum. Liegt das Datum vor dem Stichtag, überträgt HammerUp sie nicht, und das ohne Hinweis. Setz den Stichtag deshalb auf den Anfang des Zeitraums, den dein Steuerberater noch nicht gebucht hat, zum Beispiel auf den Monatsersten.

Buchungskategorien

Bei einer bestehenden Lexware-Verbindung zeigt die Karte den Abschnitt Buchungskategorien. Lexware bucht nicht auf Verdacht: Fehlt eine Zuordnung, bleibt der betroffene Beleg liegen, bis du hier eine Kategorie wählst.

• Eingangsrechnungen übergeben als
  • Gebucht: Der Beleg ist in Lexware fertig kontiert, der Bezahlt-Status kommt von dort zurück.
  • Ungeprüft: Der Beleg landet in Lexware im Ordner „Zu prüfen”, und ihr kontiert dort. Danach lässt er sich nicht mehr ändern. Spätere Korrekturen in HammerUp kommen also nicht mehr an, und der Bezahlt-Status bleibt aus, bis ihr den Beleg in Lexware fertig macht.
• Erlöskategorie: für Rechnungen mit 19 % oder 7 %. Vorgabe ist „Einnahmen”.
• Kategorie für Eingangsrechnungen: Wähle hier eine Kategorie, sonst bleiben Eingangsrechnungen liegen. Verrechnungskonten wie „Zu prüfen”, „Zu zahlen” oder „Durchlaufende Posten” nehmen keine 19 % an.
• Zuordnung je Steuerart: für Reverse-Charge (§13b UStG), innergemeinschaftliche Lieferung, Nullsatz (Photovoltaik) und die übrigen Sonderfälle. Für Reverse-Charge ist „Bauleistungen §13b” vorgegeben.

Bei Reverse-Charge und innergemeinschaftlicher Lieferung verlangt Lexware, dass der Kontakt dort als Firma geführt wird. Bei innergemeinschaftlicher Lieferung braucht er zusätzlich eine gültige USt-IdNr. Fehlt das, bleibt die Rechnung liegen, und die Meldung sagt dir, was fehlt.

Was wird synchronisiert?

Nach dem Verbinden schaltest du auf der Karte unter Was soll synchronisiert werden? ein, was übertragen wird:

• Kontakte übertragen: Deine Kunden werden angelegt und aktuell gehalten.
• Ausgangsrechnungen als Belege ablegen (orgaMAX) bzw. als Buchung übertragen (Lexware): beim Finalisieren einer Rechnung.
• Eingangsrechnungen als Ausgaben übertragen: beim Prüfen einer Eingangsrechnung. Nur geprüfte Eingangsrechnungen gehen raus, auch wenn du vorher schon Steuerzeilen gespeichert hast.
• Kontakte aus orgaMAX importieren (nur orgaMAX): Änderungen in orgaMAX kommen auch zu HammerUp zurück.
• Zahlungen zu Ausgangsrechnungen übernehmen: Sobald eine Zahlung drüben zugeordnet ist, wird sie in HammerUp erfasst.
• Bezahlt-Status von Eingangsrechnungen übernehmen: Bezahlst du eine Ausgabe drüben, gilt die Eingangsrechnung auch in HammerUp als bezahlt.

HammerUp gleicht alle paar Minuten automatisch ab. Mit Jetzt synchronisieren stößt du den Abgleich sofort an. Unter Letzte Vorgänge siehst du, was zuletzt übertragen wurde.

Eine Rechnung geht nur einmal raus

Ist eine Rechnung oder Eingangsrechnung einmal übertragen, schickt HammerUp sie nicht noch einmal. Änderst du sie danach in HammerUp, korrigierst du sie auch in orgaMAX oder Lexware von Hand.

Wenn etwas hängt

• Rote Meldung auf der Karte: Sie sagt, woran es liegt, zum Beispiel eine fehlende Lexware-Kategorie oder ein fehlendes Firmenkennzeichen am Kontakt. Behebe die Ursache und klicke auf Jetzt synchronisieren.
• Autorisierung fehlgeschlagen: Klicke auf Neu verbinden und gib die Zugangsdaten erneut ein. Bei Lexware ist meist der Schlüssel abgelaufen.
• ⋮ → Sync-Status zurücksetzen: Nur nötig, wenn Kontakte nicht mehr zusammenpassen oder du ein anderes Konto verbunden hast.
  • Bei orgaMAX werden danach alle Rechnungen, Ausgaben und Kontakte erneut übertragen. Bereits abgelegte Belege liegen dann doppelt.
  • Bei Lexware werden nur Kontakte und Lieferanten neu abgeglichen. Gebuchte Belege bucht HammerUp nicht noch einmal.
• ⋮ → Verbindung trennen: HammerUp überträgt nichts mehr. Was schon in orgaMAX oder Lexware liegt, bleibt dort.

Eingangsrechnungen Belege erfassen, prüfen und Projekten zuordnen.

DATEV-Export Ausgangsrechnungen als Buchungsstapel an den Steuerberater geben.