DATEV-Export

Der DATEV-Export fasst deine finalisierten Ausgangsrechnungen eines Zeitraums in einer ZIP-Datei zusammen: ein Buchungsstapel im DATEV-Format und die PDFs der Rechnungen dazu. Dein Steuerberater liest die Datei in DATEV ein, die PDFs hängen dort direkt an den Buchungen.

Den Export findest du in der Rechnungsliste. Sie steht nur dem Büro - Admin und der Büro - Leitung zur Verfügung.

Export erstellen

1. In der Seitenleiste auf Ausgangsrechnungen klicken.
2. Oben rechts auf das Export-Symbol (Rechnungen exportieren) klicken und DATEV Buchungsstapel wählen.
3. Im Dialog DATEV-Export den Zeitraum wählen.
4. Beraternummer und Mandantennummer eintragen — beide bekommst du von deinem Steuerberater.
5. Unter Kontenkreis SKR 03 oder SKR 04 wählen, je nachdem, mit welchem Kontenrahmen dein Steuerberater arbeitet.
6. Auf Exportieren klicken.

Die ZIP-Datei wird heruntergeladen. In diesem Browser sind Beraternummer, Mandantennummer und Kontenkreis beim nächsten Export schon ausgefüllt.

Zeitraum aus der Liste

Hast du die Rechnungsliste schon nach einem Zeitraum gefiltert, übernimmt der Dialog diesen Zeitraum. Sonst ist der Vormonat vorgewählt.

Was im Export steckt

Exportiert werden alle Belege, die im gewählten Zeitraum finalisiert wurden:

• Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen
• Gutschriften
• Stornorechnungen und die stornierten Rechnungen dazu — damit dein Steuerberater Buchung und Gegenbuchung sieht

Entwürfe sind nicht dabei. Enthält dein Zeitraum noch Entwürfe, weist der Dialog mit Deine Auswahl enthält Entwürfe darauf hin. Finalisiere sie vorher, wenn sie in diesen Export gehören. Findet der Dialog im Zeitraum nichts, bleibt Exportieren gesperrt.

Die ZIP-Datei enthält:

• Den Buchungsstapel — eine CSV-Datei im DATEV-Format (EXTF), eine Zeile je Steuersatz eines Belegs.
• Die Belege — eine zweite ZIP-Datei mit einem PDF je Beleg und einer Zuordnungsdatei. Über sie verknüpft DATEV beim Einlesen jedes PDF mit seiner Buchung.

Konnte für einzelne Belege kein PDF beigelegt werden, nennt HammerUp nach dem Export die Anzahl. Die Buchungen sind trotzdem im Stapel.

Wie gebucht wird

• Konto: die Nummer des Kunden-Kontakts, sofern er eine hat.
• Gegenkonto: das Erlöskonto passend zum Steuersatz und zum gewählten Kontenkreis. Abschlagsrechnungen werden auf das Konto für erhaltene Anzahlungen gebucht.
• Stornorechnungen buchen die ursprüngliche Rechnung auf dasselbe Konto zurück.
• Skonto: Hier steht nur das Skonto, das du an der Rechnung als Abzug erfasst hast — also das tatsächlich gewährte, nicht das angebotene. Siehe Zahlungen und Abzüge eintragen.
• Leistungsdatum: aus dem Leistungsdatum des Dokuments, sonst das Rechnungsdatum.

Die Kontierung ist ein Vorschlag für den Import. Stimme mit deinem Steuerberater ab, ob sie zu seiner Buchhaltung passt.

An den Steuerberater weitergeben

Gib die heruntergeladene ZIP-Datei unverändert weiter, zum Beispiel per E-Mail oder über das Portal deines Steuerberaters. Buchungsstapel und Belege gehören zusammen — ohne die Beleg-Datei findet DATEV die PDFs nicht.

Rechnungsliste Rechnungen filtern und als PDF-Paket herunterladen.