Rechnung erstellen

Rechnungen entstehen im Projekt: entweder als Folgedokument aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein, oder als neues Dokument. Eine finalisierte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern — ist sie falsch, wird sie storniert und neu ausgestellt.

Rechnung aus einem Angebot erstellen

So übernimmst du die Positionen aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein:

1. Öffne das Projekt.
2. Klicke in der Dokumentliste rechts neben dem Ausgangsdokument auf das Verknüpfungssymbol (Folgedokument erstellen).
3. Wähle Rechnung.
4. Wähle die Positionen aus, die du abrechnen willst. Mit Alle auswählen nimmst du alle auf einmal.
5. Lass Mengen übernehmen eingeschaltet, wenn die Mengen aus dem Angebot gelten. Ausgeschaltet stehen sie auf 0 und du trägst die tatsächlichen Mengen ein.
6. Klicke auf Dokument kopieren. Die Rechnung öffnet sich als Entwurf.

Aus demselben Angebot kannst du mehrere Rechnungen erstellen.

Rechnung neu anlegen

1. Öffne das Projekt.
2. Klicke im Bereich Dokumente auf Neues Dokument.
3. Wähle im Dialog Dokumenttyp auswählen die Art Rechnung.
4. Wähle eine Vorlage unter Vorlage oder einen der anderen Einstiege: Excel oder CSV importieren, GAEB-Positionen importieren oder Tabelle aus vorhandenem Dokument kopieren.

Gibt es im Projekt Positions-Aufgaben, erscheint zusätzlich Aufgaben abrechnen. Damit übernimmst du die Mengen aus dem Aufgabenstand deiner Positions-Aufgaben.

Wie du Positionen einfügst und bearbeitest, steht unter Dokument bearbeiten.

Rechnungsarten

• Rechnung: die normale Rechnung über erbrachte Leistungen.
• 1. Abschlagsrechnung: der Beginn einer Abschlagsfolge. Die nächste Abschlagsrechnung und die Schlussrechnung erstellst du jeweils als Folgedokument aus der letzten Abschlagsrechnung. Beim Anlegen aus einem Angebot wählst du mit Kumulative Abschlagsrechnung, wie abgerechnet wird. Mehr dazu unter Abschlagsrechnung erstellen, Schlussrechnung erstellen und Kumulierte Rechnungen.
• Gutschrift: siehe Gutschrift.

Aus einer finalisierten Rechnung lässt sich keine Abschlagsrechnung mehr erstellen.

Angaben auf der Rechnung

Empfänger

Der Kunde des Projekts steht als Empfänger im Briefkopf. Einen anderen wählst du mit einem Klick auf das Adressfeld.

Leistungsdatum

Die Standardvorlage einer Rechnung enthält einen Block für das Leistungsdatum. Ist im Projekt ein geplanter Zeitraum hinterlegt, wird er vorbelegt. Prüf das Datum vor dem Finalisieren, siehe Leistungsdatum.

Zahlungsziel und Skonto

Klicke auf die Summen unter der Positionstabelle. Im Panel Zusammenfassung stellst du Zahlungsziel und Skonto für diese Rechnung ein. Die Vorgaben für neue Dokumente legst du unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen fest.

Rechnungsprofil

Hat dein Unternehmen mehrere Rechnungsprofile, zeigt der Editor oben rechts an der Seite ein Zahnrad (Dokument-Einstellungen). Dort wählst du unter Rechnungsprofil, welches Profil — und damit welche Bankverbindung — die Rechnung verwendet. Ohne eigene Wahl wird das Profil aus dem Empfänger abgeleitet. Die Profile selbst verwaltest du unter Einstellungen → Rechnungsprofile.

Rechnung finalisieren

1. Klicke im Editor oben rechts auf Vorschau.
2. Prüf das PDF und klicke auf Finalisieren.
3. Bestätige mit Jetzt finalisieren.

Erst beim Finalisieren bekommt die Rechnung ihre Nummer aus dem Nummernkreis.

Fehlen Pflichtangaben, zeigt der Bestätigungsdialog Pflichtangaben unvollständig mit einer Liste, zum Beispiel die Steuernummer oder USt-IdNr. deines Unternehmens, deine IBAN oder die Adresse des Empfängers. Du kannst trotzdem finalisieren, solltest die Angaben aber vorher ergänzen. Fehlt etwas für die E-Rechnung, steht dort zusätzlich Diese Rechnung wird keine E-Rechnung, siehe E-Rechnung.

Mehr zum Finalisieren unter Dokument finalisieren.

Nach dem Finalisieren

• Versenden: über Versenden in der Kopfzeile, siehe Dokument versenden.
• Nicht bezahlt: Erstelle über Folgedokument erstellen eine Zahlungserinnerung, siehe Zahlungserinnerungen.
• Fehler in der Rechnung: Eine finalisierte Rechnung wird nicht erneut bearbeitet. Wähle unter Folgedokument erstellen den Eintrag Stornieren, gib im Dialog Rechnung stornieren den Grund an und stell danach eine neue Rechnung aus. Siehe Rechnung stornieren und Rechnung korrigieren.

Zahlungseingänge trägst du ein wie unter Zahlungen und Abzüge eintragen beschrieben.

Dokument finalisieren