Dokumentvorlagen verwalten

Jede Dokumentart kann mehrere Vorlagen haben, zum Beispiel eine Rechnung für Privatkunden und eine für Gewerbekunden. Eine davon ist die Standardvorlage. Verwaltet werden Vorlagen unter Einstellungen → Dokumentvorlagen.

Diesen Bereich sieht nur der Büro - Admin, siehe Rollen und Berechtigungen. Berichtsvorlagen liegen getrennt unter Einstellungen → Berichtsvorlagen, siehe Berichtsvorlagen erstellen.

Die Übersicht

Auf der Seite Dokumentvorlagen hat jede Dokumentart eine Kachel. Die Zahl oben rechts zeigt, wie viele Vorlagen es für die Art gibt. Ein Klick auf die Kachel klappt ihre Vorlagen darunter auf.

Jede Vorlage zeigt, wann und von wem sie zuletzt geändert wurde. Die Standardvorlage trägt die Markierung Standard.

Vorlage anlegen

1. Einstellungen → Dokumentvorlagen
2. Kachel der Dokumentart anklicken
3. Oben rechts im aufgeklappten Bereich auf Neue Vorlage klicken. Gibt es noch keine Vorlage, kannst du auch Erste Vorlage erstellen nehmen.
4. Namen eingeben und Vorlage erstellen klicken

Die Vorlage startet mit dem Grundaufbau der Dokumentart und öffnet sich im Editor (Vorlage bearbeiten).

Vorlage bearbeiten

Klicke in der Übersicht auf eine Vorlage. Im Editor gestaltest du den Inhalt wie in einem normalen Dokument: Textblöcke, Positionstabelle, Leistungsdatum und so weiter.

• Briefkopf und Fußzeile kannst du in einer Vorlage nicht ändern. Sie kommen aus dem Briefpapier, siehe Briefpapier einrichten.
• Über das Zahnrad (Vorlageneinstellungen) änderst du Name und Beschreibung und setzt den Haken Als Standard für diesen Dokumenttyp festlegen. Nutzt dein Unternehmen Abteilungen, wählst du dort auch die Abteilung: Dokumente aus dieser Vorlage buchen dann auf diese Abteilung.
• Vorschau zeigt die Vorlage als PDF.
• Speichern sichert deine Änderungen. Auch der Pfeil zurück zur Übersicht speichert offene Änderungen.

Änderungen an einer Vorlage gelten für Dokumente, die du danach anlegst. Bereits angelegte Dokumente haben den Inhalt der Vorlage beim Anlegen übernommen und ändern sich nicht mit.

Standardvorlage festlegen

Pro Dokumentart gibt es höchstens eine Standardvorlage. Sie wird verwendet, wenn du ein Dokument über das Plus neben der Art oder über Blanko erstellen anlegst, und für Folgedokumente.

So legst du sie fest:

1. Kachel der Dokumentart aufklappen
2. Bei der gewünschten Vorlage auf Standard festlegen klicken

Die bisherige Standardvorlage verliert die Markierung automatisch. Alternativ setzt du im Editor den Haken Als Standard für diesen Dokumenttyp festlegen.

Vorlage löschen

Fahre mit der Maus über die Vorlage und klicke auf den Papierkorb (Löschen). Dokumente, die schon aus der Vorlage entstanden sind, bleiben unverändert. Die Vorlage steht danach nicht mehr zur Auswahl.

Dokumentart ausschalten

Oben links auf jeder Kachel sitzt ein Schalter. Ist er aus, erscheint die Art nicht mehr in der Auswahl unter Neues Dokument und nicht mehr im Menü Folgedokument erstellen. Nur Stornieren bleibt dort immer stehen, auch wenn die Stornorechnung ausgeschaltet ist. Bestehende Dokumente dieser Art bleiben erhalten. Du kannst den Schalter jederzeit wieder einschalten.

Eigene Dokumentart anlegen

Reichen dir die eingebauten Arten nicht, legst du eine eigene an, zum Beispiel ein Wartungsprotokoll.

1. Einstellungen → Dokumentvorlagen
2. Unter den Kacheln auf Eigene Dokumentart klicken
3. Ausfüllen:
   • Name — Einzahl, zum Beispiel „Wartungsprotokoll“
   • Mehrzahl — Überschrift der Dokumentliste, zum Beispiel „Wartungsprotokolle“
   • Mit Positionen — neue Vorlagen starten mit Positionstabelle samt Summen. Ohne den Schalter besteht das Dokument aus Textblöcken wie ein Brief.
   • Nummernkreis — Präfix, Startwert und Stellen. Darunter siehst du die erste Nummer.
   • Folgedokumente — unter Erstellbar aus wählst du, aus welchen Dokumenten die neue Art angelegt werden kann, unter Daraus erstellbar, welche Dokumente sich aus ihr anlegen lassen.
4. Anlegen klicken

Die neue Art bekommt eine eigene Kachel. Lege danach mindestens eine Vorlage für sie an.

Den Nummernkreis fragt der Dialog nur beim Anlegen ab. Später änderst du ihn unter Einstellungen → Nummernkreise, siehe Nummernkreise.

Über Bearbeiten auf der Kachel änderst du Name, Mehrzahl, Mit Positionen und die Folgedokumente. Ein neuer Name gilt für neu erstellte Dokumente; bereits geschriebene behalten ihren Namen. Entfernen nimmt die Art aus allen Auswahllisten. Bereits erstellte Dokumente dieser Art und ihre Nummern bleiben erhalten.

Vorlagen verwenden