Dokumente erstellen
Dokumente legst du in einem Projekt an. Du wählst die Dokumentart, danach eine Vorlage oder einen Import, und der Editor öffnet sich mit dem neuen Entwurf. Aus einem bestehenden Dokument erstellst du Folgedokumente, zum Beispiel die Rechnung aus dem Angebot.
Neues Dokument anlegen
Abschnitt betitelt „Neues Dokument anlegen“- Öffne das Projekt und wechsle in der Dokumentenliste auf den Reiter Dokumente.
- Klicke auf Neues Dokument. Bei schmalem Fenster steht dort nur Neu oder ein Plus.
- Im Dialog Dokumenttyp auswählen klickst du auf die gewünschte Art.
- Im Dialog Vorlage auswählen wählst du, womit das Dokument startet (siehe unten).
Das Dokument wird als Entwurf angelegt und im Editor geöffnet.
Den Knopf siehst du nur, wenn du das Projekt bearbeiten darfst. Auch in einem Termin gibt es im Reiter Dokumente den Knopf Neues Dokument.
Die Dokumentarten
Abschnitt betitelt „Die Dokumentarten“Im Dialog Dokumenttyp auswählen stehen diese Arten:
| Dokumentart | Wofür |
|---|---|
| Angebot | Preisangebot an deinen Kunden |
| Kostenvoranschlag | Kostenschätzung vor dem eigentlichen Angebot |
| Rechnung | Abrechnung deiner Leistung |
| Gutschrift | Betrag, den du deinem Kunden gutschreibst |
| 1. Abschlagsrechnung | Start einer Abschlagsfolge während der Bauzeit |
| Lieferschein | Nachweis über gelieferte Ware |
| Brief | Schreiben ohne Positionstabelle |
| Auftragsbestätigung | Bestätigung eines erteilten Auftrags |
| Zahlungserinnerung | Erinnerung an eine offene Rechnung |
| Bestellung | Bestellung bei einem Lieferanten |
| Nachunternehmerauftrag | Auftrag an einen Nachunternehmer |
| Leistungsverzeichnis | Leistungsbeschreibung, zum Beispiel für einen Nachunternehmer |
| Dauervertrag | Wiederkehrend abgerechneter Vertrag |
Dahinter folgen die eigenen Dokumentarten deines Unternehmens. Arten, die unter Einstellungen → Dokumentvorlagen ausgeschaltet sind, erscheinen hier nicht. Wie du Arten ein- und ausschaltest oder eigene anlegst, steht in Dokumentvorlagen verwalten.
Schlussrechnung, Stornorechnung und die Mahnstufen legst du nicht hier an. Sie entstehen als Folgedokument aus der jeweiligen Rechnung (siehe unten).
Womit das Dokument startet
Abschnitt betitelt „Womit das Dokument startet“Nach der Auswahl der Art zeigt der Dialog Vorlage auswählen mehrere Wege:
- Blanko erstellen — legt das Dokument mit der Standardvorlage der Art an. Gibt es keine, startet es mit dem Grundaufbau der Art.
- Unter Import (bei Angebot, Kostenvoranschlag, Rechnung, Abschlagsrechnung,
Lieferschein und Auftragsbestätigung):
- Excel oder CSV importieren — siehe Excel-Import und CSV-Import
- GAEB-Positionen importieren — siehe GAEB-Import
- Angebot auf Ausschreibung — nur beim Angebot
- Tabelle aus vorhandenem Dokument kopieren — übernimmt Positionen aus einem anderen Dokument, siehe Dokument aus anderem erstellen
- Aufgaben abrechnen — nur bei Rechnung und Abschlagsrechnung und nur, wenn das Projekt Positions-Aufgaben hat. Die Mengen kommen aus dem Aufgabenstand.
- Unter Vorlage stehen alle aktiven Vorlagen dieser Art. Die Standardvorlage steht oben und trägt die Markierung Standard.
Bei Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung steht oben im Dialog zusätzlich der Schalter Nachtrag, siehe Nachtrag erstellen.
Folgedokument erstellen
Abschnitt betitelt „Folgedokument erstellen“Aus einem bestehenden Dokument legst du das nächste an. Das neue Dokument ist mit dem alten verknüpft.
- Suche das Dokument in der Liste des Projekts.
- Klicke rechts in seiner Zeile auf das Kettensymbol (Folgedokument erstellen). Das Symbol erscheint nur, wenn es für dieses Dokument Folgedokumente gibt.
- Wähle das Folgedokument, zum Beispiel Rechnung oder 1. Abschlagsrechnung.
- Wähle die Positionen, die übernommen werden sollen. Mit Mengen übernehmen bestimmst du, ob auch die Mengen mitkommen.
- Klicke auf Dokument kopieren.
Führt eines der beiden Dokumente keine Positionen, entfällt die Auswahl und das Folgedokument entsteht direkt.
Welche Folgedokumente angeboten werden, hängt von der Art ab. Aus einem Angebot erstellst du zum Beispiel Auftragsbestätigung, Rechnung, 1. Abschlagsrechnung, Lieferschein, Bestellung, Nachunternehmerauftrag oder Leistungsverzeichnis. Aus einer Rechnung erstellst du einen Lieferschein; ist die Rechnung finalisiert, kommen Zahlungserinnerung und Stornieren dazu (siehe Rechnung stornieren). Ausgeschaltete Dokumentarten fehlen auch in diesem Menü, nur Stornieren bleibt immer stehen.
Das Folgedokument bekommt die Standardvorlage seiner Art. Trägt das Ausgangsdokument eine Abteilung und gibt es für die neue Art eine Vorlage mit derselben Abteilung, wird diese genommen. Eigene Dokumentarten tauchen in diesem Menü dort auf, wo es in ihren Einstellungen unter Folgedokumente festgelegt ist.
Berichte
Abschnitt betitelt „Berichte“Berichte sind keine Dokumente in diesem Sinn und haben einen eigenen Reiter. Du legst sie im Reiter Berichte über Neuer Bericht an, immer aus einer Berichtsvorlage. Mehr dazu in Berichte — Übersicht.