Dokument bearbeiten

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Im Dokument-Editor bearbeitest du Angebote, Rechnungen und alle anderen Dokumente. Du arbeitest direkt auf der Seite, so wie sie später im PDF erscheint. Jede Änderung wird automatisch gespeichert.

Editor öffnen

Öffne das Projekt und klicke im Bereich Dokumente auf das Dokument. Ein Entwurf öffnet sich im Editor. Finalisierte und stornierte Dokumente öffnen sich immer in der Vorschau, weil sie nicht mehr geändert werden dürfen.

Wie du ein neues Dokument anlegst, steht unter Dokumente erstellen.

Aufbau des Editors

Seite: In der Mitte steht das Dokument mit Briefkopf, Texten, Positionstabelle und Fußzeile.
Kacheln: Oben links unter der Kopfzeile liegen vier Kacheln: Bausteine, Stammdaten, Projekt und Hammki. Ein Klick klappt das Panel auf, ein zweiter Klick schließt es.
Kopfzeile: Links stehen der Dokumentname und der Speicherstand, rechts die Aktionen wie Vorschau, Anhänge verwalten, Drucken, Herunterladen und Versenden.
Leiste unten rechts: Rückgängig, Wiederholen, Zoom und die Editor-Einstellungen. Dort kannst du mit Panels rechts anzeigen die Panels auf die andere Seite des Dokuments legen.

Die vier Kacheln

Bausteine: Elemente zum Einfügen: Position, Titel, Text und Bild. Das Panel ist beim Öffnen des Editors bereits aufgeklappt.
Stammdaten: deine Materialien und Leistungen sowie Dokumente, aus denen du Positionen übernehmen kannst.
Projekt: Zeitbuchungen (Zeit), Dateien (Ablage) und Berichte des Projekts.
Hammki: der KI-Assistent, der Positionen und Texte für dich schreibt.

Speichern

Du musst nichts speichern. Kurz nach jeder Änderung speichert der Editor von selbst; neben dem Dokumentnamen erscheint dabei Speichert… und danach Gespeichert.

Ändert jemand anderes das Dokument, während du daran arbeitest, erscheint neben dem Namen Von jemand anderem geändert. Deine offenen Änderungen werden beim Speichern mit den fremden zusammengeführt.

Positionen, Titel, Texte und Bilder einfügen

Öffne die Kachel Bausteine.
Klicke beim gewünschten Element auf das Plus (Hinzufügen) oder zieh die Kachel an die gewünschte Stelle im Dokument.

Position und Titel landen in der Positionstabelle. Sie stehen nur bei Dokumentarten mit Positionen zur Verfügung.
Text und Bild werden normalerweise ein eigener Block. Ist gerade eine Zeile der Positionstabelle ausgewählt, werden sie stattdessen als Zeile in die Tabelle eingefügt.

Positionen aus deinen Stammdaten, aus anderen Dokumenten oder von Hammki übernimmst du über die Kacheln Stammdaten und Hammki:

Positionstabelle bearbeiten

Die Tabelle bearbeitest du direkt in den Zellen. Weitere Einstellungen öffnen sich per Klick:

Klick auf eine Position: Unter der Zeile öffnen sich die Reiter Basisdaten, Preiskalkulation und Aufmaß. Unter Basisdaten findest du zum Beispiel die Positionsmarkierung (Alternative, Eventual, Eventual (berechnet)).
Klick auf die Summen unter der Tabelle: das Panel Zusammenfassung mit Steuersätze, Rabatt, Zahlungsziel, Skonto und Titelzusammenstellung.
Klick auf den Tabellenkopf: die Tabellen-Konfiguration mit den Spalten.

Mehr dazu unter Tabellen, Preiskalkulation und Aufmaß hinzufügen.

Blöcke bearbeiten, verschieben und löschen

Bearbeiten: Klicke auf einen Block. Neben der Seite öffnet sich ein Panel mit seinen Einstellungen, zum Beispiel Textblock bearbeiten. Mit Panel schließen oder einem Klick daneben schließt du es wieder.
Verschieben: Zieh den Block am Griff links neben ihm an die neue Stelle.
Löschen: Wähle den Block aus und klicke rechts neben ihm auf Block löschen.

Die Positionstabelle selbst lässt sich weder verschieben noch löschen.

Hast du dich vertan, nimmst du den letzten Schritt mit Rückgängig unten rechts zurück. Außerhalb von Textfeldern funktioniert auch Strg+Z (auf dem Mac Cmd+Z).

Briefkopf, Empfänger und Betreff

Briefkopf und Fußzeile kommen aus deinem Briefpapier und lassen sich im Dokument nicht auswählen. Du änderst sie unter Einstellungen → Briefpapier für Dokumente, die du danach anlegst, siehe Briefpapier einrichten. Datum und Ansprechpartner im Briefkopf änderst du mit einem Klick darauf, siehe Briefkopf.

Den Empfänger änderst du ebenfalls direkt im Dokument:

Klicke im Briefkopf auf das Adressfeld.
Such unter Ansprechpartner suchen… den gewünschten Kontakt oder Ansprechpartner und wähle ihn aus.

Fehlt noch ein Empfänger, steht im Adressfeld Keine Kundenadresse vorhanden.

Der Betreff ist ein Textblock mit dem Label Betreff. Solange du den Dokumentnamen nicht selbst änderst, folgt er dem Betreff. Den Namen änderst du mit einem Klick darauf oben in der Kopfzeile.

Das Label eines Textblocks stellst du in seinem Panel ein: Kein Label, Betreff, Leistungsort oder Eigenes Label. Betreff und Leistungsort gibt es je Dokument nur einmal. Im selben Panel fügst du über die Reiter Systemvariablen und Textbausteine automatisch befüllte Angaben und gespeicherte Texte ein, siehe Textblöcke.

Leistungsdatum

Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen bringen aus der Standardvorlage einen Block für das Leistungsdatum mit. Ist er leer und im Projekt ein geplanter Zeitraum hinterlegt, wird dieser vorbelegt. Die Beschriftung wechselt von selbst zwischen Leistungsdatum und Leistungszeitraum. Mehr dazu unter Leistungsdatum.

Vorschau und Versionen

Mit Vorschau erzeugst du das PDF so, wie dein Kunde es bekommt. Von dort aus finalisierst du das Dokument.

Wurde ein Dokument schon einmal finalisiert und wieder zur Bearbeitung geöffnet, erscheint rechts in der Kopfzeile das Menü Versionsaktionen mit dem Versionsverlauf, siehe Versionsverlauf.

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