Kontakte importieren
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Bestehende Adressbestände übernimmst du auf zwei Wegen: als CSV-Datei, zum
Beispiel aus Excel oder aus deiner bisherigen Software, oder als vCard-Datei
(.vcf) aus einem Adressbuch. Bei einer CSV-Datei ordnest du die Spalten selbst
zu. Importieren dürfen Büro - Admin und Büro - Leitung.
Import starten
Abschnitt betitelt „Import starten“- Öffne Kontakte und klicke auf Import/Export → Kontakte importieren.
- Zieh die Datei in das Feld oder klicke hinein und wähle sie aus. Erlaubt sind
.csvund.vcf, auch in Großbuchstaben wieKONTAKTE.CSV. - Bei einer CSV-Datei öffnet sich das Fenster CSV-Import: Spalten zuordnen (siehe unten). Eine vCard-Datei liest HammerUp direkt.
- Prüf die Vorschau: Sie nennt die Zahl der gefundenen Kontakte und zeigt die ersten fünf.
- Wähle unter Duplikate-Behandlung, was mit vorhandenen Kontakten passiert (siehe unten).
- Klicke auf Importieren.
Am Ende sagt dir die Überschrift, wie der Import ausgegangen ist: Import abgeschlossen, Import nur teilweise abgeschlossen, Import fehlgeschlagen oder Nichts importiert. Darunter stehen die Zahlen für Angelegt, Aktualisiert, Übersprungen und Nicht importiert.
- Zeilen, die nicht übernommen werden konnten, stehen mit Grund in der Liste Nicht importiert.
- Zeilen, die übernommen wurden, bei denen HammerUp aber eine Angabe verworfen hat, stehen unter Importiert, aber mit Hinweis.
Mit Schließen kehrst du zur Kontaktliste zurück.
CSV-Datei: Spalten zuordnen
Abschnitt betitelt „CSV-Datei: Spalten zuordnen“Die erste Zeile der Datei muss die Spaltenüberschriften enthalten. Trennzeichen (Komma, Semikolon, Tabulator oder senkrechter Strich) und Zeichenkodierung erkennt HammerUp selbst, auch die übliche Kodierung von Excel unter Windows.
- Im Fenster CSV-Import: Spalten zuordnen sind Spalten, deren Überschrift HammerUp erkennt, schon zugeordnet – zum Beispiel „Kundennummer”, „Firma”, „Straße”, „PLZ” oder „E-Mail”.
- Weitere Felder ziehst du von oben auf die passende Spaltenüberschrift. Das Kreuz an einer Überschrift (Zuordnung entfernen) löst die Zuordnung.
- Ziehst du dasselbe Feld auf mehrere Spalten, fügt HammerUp deren Inhalte zusammen, zum Beispiel Straße und Hausnummer.
- Klicke auf Zuordnung übernehmen.
Spalten ohne Zuordnung ignoriert HammerUp. Fehlt die Zuordnung für Name, erscheint der Hinweis Erforderliche Felder fehlen. Eine Zeile ohne Name übernimmt dann den Inhalt von Firma; Zeilen ohne beides lässt HammerUp aus. Ist die Kundennr. nicht zugeordnet, vergibt HammerUp die Kontaktnummern selbst.
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Kontakt | Kundennr., Name, Firma, Anrede, Kontaktart, Notizen, Website |
| Erreichbarkeit | E-Mail, Telefon, Mobil, Fax |
| Adresse | Straße, Adresszusatz, PLZ, Stadt, Bundesland, Land |
| Kategorie | Ist Kunde, Ist Lieferant, Ist Partner, Ist Subunternehmer |
| Ansprechpartner | Zusatz 1, Zusatz 2, Notiz (Ansprechpartner), Kundennr.-Suffix |
| Rechnung | Steuernr., USt-IdNr., Leitweg-ID, Buyer Reference, Lieferantennummer |
| Zahlung | Zahlungsziel (Tage), Skonto (%), Skonto-Frist (Tage) |
| Bank | Bank, IBAN, BIC, Kontoinhaber |
So liest HammerUp die Werte
Abschnitt betitelt „So liest HammerUp die Werte“- Kontaktart versteht zum Beispiel „privat” und „geschäftlich”. Ohne diese Spalte wird eine Zeile mit Firma geschäftlich, eine ohne Firma privat.
- Die Kategorie-Spalten verstehen „ja”, „x”, „1” und „true” als Ja, eine leere Zelle als Nein. Ist keine der vier Kategorie-Spalten zugeordnet, werden alle Kontakte als Kunde angelegt.
- Eine zugeordnete Kundennr. übernimmt HammerUp so, wie sie in der Datei steht.
- Mehrere Zeilen mit derselben Kundennr. werden ein einziger Kontakt mit mehreren Ansprechpartnern. Unterscheide die Zeilen mit Kundennr.-Suffix – Zeilen mit gleichem Suffix und gleichem Namen legt HammerUp nur einmal an. Mehr dazu unter Ansprechpartner und Rechnungsdaten.
- Telefon, Mobil und Fax werden je eine eigene Telefonnummer.
- Eine ungültige IBAN oder BIC übernimmt HammerUp nicht und nennt sie unter Importiert, aber mit Hinweis. Der Kontakt selbst wird trotzdem angelegt.
- Weicht Zahlungsziel (Tage), Skonto (%) oder Skonto-Frist (Tage) von den Vorgaben deines Unternehmens ab, bekommt der Kontakt eigene Zahlungsbedingungen. Hast du die Vorgaben unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen noch nie gespeichert, weist der Import-Dialog mit Firmenweite Zahlungsbedingungen fehlen darauf hin – über Jetzt einstellen holst du das nach.
vCard-Datei
Abschnitt betitelt „vCard-Datei“Aus einer vCard übernimmt HammerUp Name, Firma, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adresse, Webseite und Notiz. Ein Eintrag mit Firma wird ein geschäftlicher Kontakt, einer ohne Firma ein privater.
Einträge ohne E-Mail-Adresse und ohne Telefonnummer übernimmt HammerUp nicht; sie stehen in der Liste Nicht importiert. Kontakte aus einer vCard bekommen keine Kategorie – setz sie danach am Kontakt, sonst findest du sie unter den Filtern Kunde, Lieferant und Subunternehmer nicht.
Vorhandene Kontakte
Abschnitt betitelt „Vorhandene Kontakte“Ob ein Kontakt schon existiert, erkennt HammerUp ausschließlich an der Kundennummer. Eine vCard-Datei oder eine CSV-Datei ohne zugeordnete Kundennr. legt deshalb jeden Eintrag neu an – importierst du dieselbe Datei zweimal, hast du jeden Kontakt doppelt.
Stimmt die Kundennummer mit einem vorhandenen Kontakt überein, entscheidet die Duplikate-Behandlung:
- Überspringen (empfohlen) – der vorhandene Kontakt bleibt unverändert. Ansprechpartner aus der Datei, die es an ihm noch nicht gibt, fügt HammerUp trotzdem hinzu.
- Vorhandene ersetzen (komplett überschreiben) – die Felder des Kontakts bekommen die Werte aus der Datei. Leere oder nicht zugeordnete Spalten leeren dabei die entsprechenden Felder.