E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD)

Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form, sodass das System deines Kunden sie ohne Abtippen verarbeiten kann. HammerUp erzeugt aus jeder finalisierten Rechnung zwei Formate:

• XRechnung (XML) — eine reine XML-Datei nach dem Standard XRechnung 3.0. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel dieses Format.
• ZUGFeRD (PDF) — ein PDF, das wie deine gewohnte Rechnung aussieht und die Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet enthält (Profil EN 16931).

Pflichten

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen in der Regel als E-Rechnung mit Leitweg-ID gestellt werden. Auch zwischen Unternehmen wird die E-Rechnung in Deutschland schrittweise Pflicht. Welche Anforderungen für dein Unternehmen gelten und ab wann, klärst du mit deinem Steuerberater.

Leitweg-ID am Kontakt hinterlegen

Die Leitweg-ID bekommst du von deinem öffentlichen Auftraggeber. Hinterlegst du sie am Kontakt, nimmt HammerUp sie für jede E-Rechnung an diesen Kunden.

1. Unter Kontakte den Kunden öffnen.
2. In der Karte Geschäftsdaten auf Bearbeiten klicken.
3. Im Abschnitt E-Rechnung die Leitweg-ID eintragen, zum Beispiel 991-01234-56. Optional daneben die Lieferantennummer, unter der dein Unternehmen beim Kunden geführt wird.
4. Speichern.

Den Abschnitt gibt es nur bei geschäftlichen Kontakten. Passt die Eingabe nicht zum Aufbau einer Leitweg-ID, erscheint Ungültiges Leitweg-ID Format.

E-Rechnung herunterladen

Eine E-Rechnung gibt es erst, wenn die Rechnung finalisiert ist. Außerdem muss der Rechnung ein Kunde zugeordnet sein.

1. In der Seitenleiste auf Ausgangsrechnungen klicken und die Rechnung öffnen.
2. Oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü klicken und E-Rechnung herunterladen wählen. Der Dialog E-Rechnung herunterladen öffnet sich.
3. Bei Bedarf Angaben ergänzen (siehe unten).
4. Auf XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF) klicken.

Die Datei wird heruntergeladen. Eine XRechnung lädst du dann zum Beispiel im Rechnungsportal deines Auftraggebers hoch.

Denselben Dialog erreichst du auch

• in der Rechnungsliste über das Drei-Punkte-Menü einer Zeile (E-Rechnung herunterladen),
• im Projekt über das Menü einer finalisierten Rechnung (E-Rechnung),
• in der Dokumentvorschau über Herunterladen → E-Rechnung.

In der Rechnungsliste und in der Dokumentvorschau steht der Eintrag auch bei Gutschriften und Stornorechnungen zur Verfügung.

Die Angaben im Dialog

Alle Felder sind optional:

• Rechnungsdaten: Leitweg-ID, Bestellnummer, Lieferantennummer
• Rechnungsreferenzen: Auftragsnummer, Projektnummer, Vertragsnummer
• Kontaktdaten des Käufers: Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Lässt du die Leitweg-ID leer, verwendet HammerUp die Leitweg-ID, die am Kontakt hinterlegt ist. Ist dort auch keine, übernimmt HammerUp die Bestellnummer als Käuferreferenz. Eine ungültige E-Mail-Adresse wird nicht in die Rechnung übernommen.

Es handelt sich um eine Bauleistung nach VOB/B — kreuze das an, wenn du Bauleistungen nach VOB/B abrechnest. Abschlags- und Schlussrechnungen werden dann in der E-Rechnung mit den dafür vorgesehenen Rechnungsarten gekennzeichnet.

Angaben an der Rechnung speichern

Öffnest du den Dialog aus der Rechnung selbst (über Ausgangsrechnungen), kannst du die Angaben mit Angaben speichern an der Rechnung ablegen. Beim nächsten Öffnen sind sie vorausgefüllt.

Ist dabei Auch beim Kunden speichern angehakt, trägt HammerUp die Leitweg-ID zusätzlich am Kontakt ein — aber nur, wenn dort noch keine steht. Eine vorhandene Leitweg-ID am Kontakt wird nie überschrieben.

Automatisch beim Finalisieren

Beim Finalisieren einer Rechnung erzeugt HammerUp die ZUGFeRD-Fassung gleich mit. Dein ursprüngliches PDF bleibt dabei unverändert.

Schon im Dialog zum Finalisieren prüft HammerUp, ob die Rechnung alle Angaben für eine E-Rechnung hat. Fehlt etwas, erscheint der Hinweis Diese Rechnung wird keine E-Rechnung mit einer Liste der fehlenden Angaben. Du kannst trotzdem finalisieren und die Angaben danach nachtragen.

Konnte die E-Rechnung nicht erzeugt werden, siehst du das

• in der Rechnungsliste an dem gelben Kennzeichen E-Rechnung in der Spalte Status,
• in der Rechnung an einem Hinweis oberhalb der Rechnungsdaten: E-Rechnung konnte nicht erzeugt werden mit den Gründen, oder E-Rechnung noch nicht erzeugt.

So behebst du es:

1. Im Hinweis auf Angaben bearbeiten klicken, die fehlenden Angaben eintragen und Angaben speichern klicken.
2. Auf Erneut versuchen klicken.

Unabhängig vom Hinweis erzeugst du die E-Rechnung jederzeit neu über das Drei-Punkte-Menü der Rechnung → E-Rechnung neu erzeugen.

Hinweis auf der E-Rechnung

In der Rechnung gibt es den Abschnitt Hinweis auf der E-Rechnung. Der Text geht als Hinweis in die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung — dein Kunde liest ihn. Im PDF erscheint er nicht. Nach dem Eintragen auf Hinweis speichern klicken.

Achtung

Schreib in dieses Feld keine internen Notizen. Für die Abstimmung mit Kollegen gibt es den Verlauf der Rechnung.

E-Rechnungen empfangen

E-Rechnungen deiner Lieferanten lädst du unter Eingangsrechnungen hoch. Eine XML-Datei im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest HammerUp dort direkt aus den Rechnungsdaten aus; ein ZUGFeRD-PDF wird wie jedes andere PDF ausgelesen. Siehe Eingangsrechnungen.

Rechnungsliste E-Rechnungen direkt aus der Liste herunterladen.