Excel-Import

Hast du deine Positionen schon in einer Excel-Tabelle, legst du daraus direkt ein neues Dokument an. Du ordnest die Spalten der Datei den Feldern einer Position zu, HammerUp erzeugt die Positionen und öffnet das Dokument im Editor.

Der Import legt immer ein neues Dokument an. In ein bestehendes Dokument importierst du damit nicht.

So sollte die Datei aussehen

• Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften, darunter steht je Zeile eine Position.
• Gelesen wird das erste Tabellenblatt der Datei.
• Übernehmen lassen sich Kurztext, Langtext, Menge, Einheit, Einzelpreis (EP), Gesamtpreis (GP) und Kategorie. Keine Spalte ist Pflicht.
• Eine Spalte für die Positionsnummer brauchst du nicht. Die Nummern vergibt HammerUp selbst.

Die Datei-Auswahl nimmt .xlsx und .csv an. Das alte Excel-Format .xls kann HammerUp nicht lesen und weist es gleich beim Hochladen ab. Speichere die Datei dann in Excel über „Speichern unter“ als „Excel-Arbeitsmappe“ (.xlsx) und lade sie erneut hoch. Für CSV-Dateien siehe CSV-Import.

Import starten

1. Öffne das Projekt und klicke im Bereich Dokumente auf Neues Dokument.
2. Wähle die Dokumentart, zum Beispiel Angebot oder Rechnung.
3. Klicke unter Import auf Excel oder CSV importieren.
4. Klicke auf Excel-Datei hochladen oder zieh die Datei in das Feld.

Der Import steht bei Angebot, Kostenvoranschlag, Rechnung, Abschlagsrechnung, Lieferschein und Auftragsbestätigung zur Verfügung.

Spalten zuordnen

Nach dem Hochladen öffnet sich Excel-Import: Spalten zuordnen. HammerUp schlägt anhand der Überschriften schon eine Zuordnung vor, zum Beispiel „Bezeichnung“ für den Kurztext oder „EP“ für den Einzelpreis.

• Zieh ein Feld aus der Leiste über der Tabelle auf die Spalte, in der die Werte stehen. Ohne Zuordnung steht über der Spalte Feld ablegen.
• Mit dem ✕ am zugeordneten Feld (Zuordnung entfernen) nimmst du die Zuordnung zurück. Spalten ohne Zuordnung werden nicht übernommen.
• Ziehst du dasselbe Feld auf mehrere Spalten, werden ihre Inhalte zu einem Text zusammengesetzt.
• Oben zeigt Vorschau: So wird die erste Position importiert, was aus der ersten Zeile wird.

Unter Import-Einstellungen stellst du ein:

• Leere Mengen als Titel behandeln: Positionen werden dem Titel darüber untergeordnet.
• Einheiten normalisieren (Stück → Stk., Meter → m)
• Zahlenformat: Automatisch, Deutsch (1.234,56) oder Englisch (1,234.56)

Klicke zum Schluss auf ✓ Importieren. Der Knopf nennt dir die Anzahl der Zeilen.

Was beim Import passiert

• Zeilen mit Kurztext, aber ohne Menge und ohne Preis, werden zu Titeln.
• Fehlt die Einheit, wird Stk. eingetragen, fehlt die Menge, wird 1 eingetragen.
• Sind zwei von Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis vorhanden, rechnet HammerUp den dritten Wert aus.
• Das Dokument bekommt die Standardvorlage der Dokumentart.

Prüf danach im Editor Mengen, Einheiten und Preise.

Zuordnung speichern

Importierst du öfter Dateien mit demselben Aufbau, speichere die Zuordnung:

1. Klicke im Zuordnungs-Dialog auf Zuordnung speichern.
2. Gib einen Namen ein und bestätige mit Zuordnung speichern.

Gespeicherte Zuordnungen wählst du oben unter Gespeicherte Zuordnungen. Passt eine davon gut zu den Spalten einer neuen Datei, wählt HammerUp sie beim Hochladen selbst aus. Mit Automatische Erkennung kehrst du zum Vorschlag aus den Überschriften zurück.

CSV-Import