Ordnerstruktur

Mit der Ordnerstruktur legst du eine Vorlage an: Diese Ordner bekommt jedes neue Projekt in seiner Ablage und jeder neue Termin automatisch. Außerdem steuerst du hier, welche Ordner und Dateien Mitarbeiter mit reiner Mobil-Lizenz in der App sehen. Du findest die Seite unter Einstellungen → Ordnerstruktur; ändern kann sie der Büro - Admin.

Nur für neue Projekte und Termine

Änderungen an der Vorlage wirken nur auf Projekte und Termine, die du danach anlegst. Bestehende Projekte und Termine behalten ihre Ordner.

Aufbau der Seite

• Mobil-Sichtbarkeit — der Schalter für die App, siehe unten.
• Projekte — die Ordner für jedes neue Projekt.
• Termine — die Ordner für jeden neuen Termin.

Beide Vorlagen bearbeitest du gleich. Deine Änderungen werden erst mit Speichern oben rechts wirksam; bis dahin steht dort „Ungespeicherte Änderungen“. Zurücksetzen holt den zuletzt gespeicherten Stand zurück.

Ordner von Hand anlegen

1. Klicke im Bereich Projekte oder Termine auf Ordner hinzufügen.
2. Gib den Ordnernamen ein.
3. Für einen Unterordner klickst du in der Zeile des Ordners auf das Plus (Unterordner hinzufügen).
4. Klicke oben rechts auf Speichern.

In jeder Zeile stehen außerdem:

• Pfeile (Nach oben, Nach unten) — ändern die Reihenfolge innerhalb derselben Ebene.
• Papierkorb — löscht den Ordner mit allen Unterordnern.
• Gebogener Pfeil (nur bei Ordnern mit Unterordnern) — löscht nur diesen Ordner; seine Unterordner rücken eine Ebene nach oben.

Über der Liste stehen Sortieren (alphabetisch und nach Zahlen, wie im Datei-Explorer) und Alle löschen.

Regeln für Ordnernamen

• Ein Name darf nicht leer sein und höchstens 100 Zeichen haben.
• Diese Zeichen sind nicht erlaubt: \ / : * ? " < > |
• Zwei Ordner auf derselben Ebene dürfen nicht gleich heißen, auch nicht in anderer Groß- und Kleinschreibung.
• Ordner lassen sich bis zu 6 Ebenen tief verschachteln, insgesamt sind höchstens 1000 Ordner erlaubt.

Verstößt ein Ordner gegen eine Regel, steht der Hinweis direkt darunter, und Speichern bleibt gesperrt, bis alles passt.

Ordnerstruktur vom Rechner übernehmen

Hast du deine Ordnerstruktur schon auf dem Rechner, musst du sie nicht abtippen:

1. Ziehe den Ordner aus dem Explorer oder Finder in den gestrichelten Bereich „Ordner aus dem Explorer hierher ziehen — Dateien werden ignoriert“ — oder klicke dort auf Ordner auswählen und wähle ihn aus.
2. Enthält die Vorlage schon Ordner, fragt HammerUp, ob sie ersetzt werden soll. Die bisherige Struktur geht dabei verloren.
3. Eine Meldung nennt, wie viele Ordner übernommen wurden.
4. Klicke auf Speichern.

Beim Übernehmen gilt:

• Nur Ordner werden übernommen, keine Dateien.
• Liegen deine eigentlichen Ordner in mehreren Hüllordnern mit nur je einem Unterordner, überspringt HammerUp diese Hüllen.
• Ungültige Zeichen werden durch _ ersetzt, zu lange Namen gekürzt, doppelte Namen bekommen eine Nummer wie „(2)“.
• Was tiefer als 6 Ebenen liegt oder über 1000 Ordner hinausgeht, wird nicht übernommen.
• Die Ordner werden alphabetisch und nach Zahlen sortiert.

Leere Ordner in Firefox und älterem Safari

In Browsern ohne direkten Ordnerzugriff übernimmt Ordner auswählen nur Ordner, die Dateien enthalten. Für eine Struktur aus leeren Ordnern nimmst du Chrome oder Edge oder ziehst den Ordner per Drag & Drop in den Bereich. Klappt das Ziehen aus OneDrive oder einem anderen Cloud-Ordner nicht, nimm den Knopf.

Mobil-Sichtbarkeit

Mit dem Schalter Mobil-Sichtbarkeit steuern bestimmst du, welche Ordner und Dateien Mitarbeiter mit reiner Mobil-Lizenz in der App sehen. Solange der Schalter aus ist, sehen sie alles.

Ist der Schalter an, wählst du einen der beiden Modi:

• Alles frei, gezielt sperren — die App zeigt weiterhin alles; du sperrst einzelne Ordner.
• Alles gesperrt, gezielt freigeben — die App zeigt nur, was du freigibst, und was die Mitarbeiter selbst hochgeladen haben. Vor dem Umstellen zeigt Alles sperren?, wie viele Mitarbeiter betroffen sind und wie viele Ordner und Dateien sichtbar bleiben. Bestätige mit Sperren.

Der Modus gilt sofort für alle bestehenden Projekte und Termine. Deine Freigaben bleiben erhalten, wenn du zwischen den Modi wechselst.

Sichtbarkeit in der Vorlage festlegen

In jeder Zeile der Vorlage steht links neben den Pfeilen ein Symbol für die Mobil-Sichtbarkeit. Jeder Klick schaltet weiter:

1. Firmen-Standard — der Ordner folgt dem gewählten Modus oder seinem übergeordneten Ordner.
2. Für Mobil freigegeben
3. Für Mobil gesperrt

Unterordner übernehmen die Einstellung ihres übergeordneten Ordners, solange sie keine eigene haben. Fährst du mit der Maus über das Symbol, siehst du, was gerade gilt. Die Einstellung wirkt nur, wenn Mobil-Sichtbarkeit steuern eingeschaltet ist.

Für einzelne Ordner und Dateien eines bestehenden Projekts stellst du die Sichtbarkeit direkt in der Ablage ein.

Verhältnis zur Ablage

Die Ordner aus der Vorlage sind ganz normale Ordner. Im Projekt kannst du sie umbenennen, verschieben, löschen und weitere anlegen — die Vorlage bleibt davon unberührt.

Dateien & Ablage Dateien hochladen, Ordner anlegen und für die App freigeben.

Rollen und Berechtigungen Welche Rolle was sehen und ändern darf.