Briefpapier einrichten

Das Briefpapier bestimmt, wie deine Dokumente als PDF aussehen: Briefkopf, Fußzeile, Seitenabstände, ein hinterlegtes Hintergrund-PDF und die Schriftart. Du richtest es einmal ein, danach gilt es für Angebote, Rechnungen und alle anderen Dokumente.

Du findest es unter Einstellungen → Briefpapier. Wer diesen Bereich sieht, hängt an der Rolle — siehe Rollen und Berechtigungen.

Bevor du anfängst: Firmendaten pflegen

Logo, Firmenname, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung und die rechtlichen Angaben stellst du nicht im Briefpapier ein, sondern unter Einstellungen → Unternehmen. Das Briefpapier legt nur fest, ob und wo diese Angaben erscheinen. Fehlt dort etwas, bleibt die Stelle im PDF leer.

Aufbau der Seite

Oben wählst du zwischen zwei Reitern:

• Dokumente — das Briefpapier für Angebote, Rechnungen und alle anderen Dokumentarten außer Berichten.
• Berichte — ein eigenes Briefpapier nur für Berichte.

Links stehen die Einstellungen, rechts siehst du eine PDF-Vorschau mit Beispielinhalt. Die Einstellungen sind in drei aufklappbare Abschnitte gegliedert: Layout, Briefkopf und Fußzeile.

Schriftart festlegen

Ganz oben steht Schriftart der PDF mit Arial (Standard), Roboto und Rubik. Die Schriftart gilt für alle Dokumente und Berichte deines Unternehmens und wird sofort gespeichert, ohne dass du etwas bestätigen musst.

Einstellungen ändern und übernehmen

1. Einstellungen → Briefpapier, Reiter Dokumente
2. Den gewünschten Abschnitt aufklappen und die Einstellung ändern
3. Unten erscheint der Knopf Anwenden — klicken

Erst mit Anwenden wird gespeichert und die Vorschau neu erzeugt. Solange du nicht auf Anwenden geklickt hast, ist nichts übernommen.

Layout: Seitenabstände und Hintergrund-PDF

Im Abschnitt Layout stehen zwei Karten.

Seitenabstände — alle Werte in Millimetern:

• Oberer Abstand Firmendaten (Seite 1) in mm — schiebt die Firmendaten oben rechts nach unten
• Oberer Abstand Betreff und Inhalt (Seite 1) in mm — schiebt Betreff und Inhalt der ersten Seite nach unten
• Oberer Abstand (ab Seite 2) in mm
• Unterer Abstand (alle Seiten) in mm

Die beiden Werte für Seite 1 sind getrennt. So stellst du auch den Abstand zwischen Firmendaten und Betreff ein. Das Anschriftfeld bleibt dabei an seiner Stelle, damit die Adresse im Sichtfenster des Umschlags bleibt.

PDF-Hintergründe — hier lädst du dein gestaltetes Briefpapier als PDF hoch. Es liegt dann unter dem Inhalt jeder Seite:

• Erste Seite (optional)
• Folgeseiten (optional)

Lädst du nur Erste Seite hoch, liegt diese Datei unter allen Seiten. Mit beiden Dateien bekommt Seite 1 die erste und jede weitere Seite die zweite.

Briefkopf und Fußzeile

Beide Abschnitte haben in ihrer Kopfzeile einen Schalter:

• Firmenkopf drucken beim Briefkopf
• Fußzeile drucken bei der Fußzeile

Schaltest du einen davon aus, druckt HammerUp diesen Teil nicht mehr — etwa weil dein Hintergrund-PDF oder dein vorgedrucktes Papier ihn schon mitbringt. Die Einstellungen darunter bleiben sichtbar, sind dann aber ausgegraut.

Was du im Briefkopf und in der Fußzeile im Einzelnen einstellst, steht in eigenen Artikeln:

• Briefkopf — Firmenadresse oder Infospalte, Logo, Ansprechpartner, Empfängerblock, Datumsformat
• Fußzeile — Anordnung und welche Angaben wo stehen
• Auf vorgedrucktem Briefpapier drucken — welche Schalter und Abstände du dafür brauchst

Wofür die Änderungen gelten

• Briefkopf und Fußzeile des Standard-Briefpapiers übernimmt HammerUp beim Anwenden in deine Dokumentvorlagen, und jedes neu angelegte Dokument bekommt sie. Dokumente, die schon angelegt sind, behalten ihren Briefkopf und ihre Fußzeile. Im Dokument selbst änderst du nur einzelne Angaben des Briefkopfs wie Anschrift, Datum oder Ansprechpartner, siehe Briefkopf.
• Seitenabstände, Hintergrund-PDF und Schriftart liest HammerUp jedes Mal, wenn das PDF eines noch nicht finalisierten Dokuments erzeugt wird.
• Finalisierte Dokumente ändern sich nicht mehr. Ihr PDF wurde beim Finalisieren gespeichert und bleibt so, wie der Kunde es bekommen hat.

Mehrere Briefpapiere

Über dem Abschnitt Layout steht die Auswahl des Briefpapiers. Dort legst du mit Neues Briefpapier anlegen ein weiteres an, zum Beispiel für Factoring oder für Kunden im Ausland. Ein neues Briefpapier startet mit den Grundeinstellungen, nicht als Kopie des aktuellen.

Eines davon ist das Standard-Briefpapier; es trägt in der Auswahl die Marke Standard. Um ein anderes zum Standard zu machen, wählst du es aus und klickst auf den Stern neben der Auswahl.

Ein weiteres Briefpapier kommt über ein Rechnungsprofil zum Einsatz:

1. Einstellungen → Rechnungsprofile
2. Profil bearbeiten
3. Unter Briefpapier das gewünschte Briefpapier wählen — oder Standard-Briefpapier, dann folgt das Profil immer dem Briefpapier, das gerade als Standard markiert ist

Rechnungen, die du mit diesem Profil anlegst, bekommen dann Briefkopf und Fußzeile dieses Briefpapiers, dazu seine Seitenabstände und sein Hintergrund-PDF.

Briefpapier für Berichte

Im Reiter Berichte gibt es genau ein Briefpapier. Es gilt für alle Berichte und hat weniger Einstellungen:

• Briefkopf: Logo anzeigen
• Fußzeile: „Erstellt mit HammerUp” anzeigen, Seitenzahlen anzeigen, Trennlinie über der Fußzeile anzeigen
• Seitenabstände: Oberer Abstand (Seite 1) in mm, Oberer Abstand (ab Seite 2) in mm, Unterer Abstand (alle Seiten) in mm
• PDF-Hintergründe: Erste Seite (optional) und Folgeseiten (optional)

Auch hier speicherst du mit Anwenden.

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