Regiestunden ausweisen
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Regiestunden rechnest du nach tatsächlichem Aufwand ab, zum Beispiel bei ungeplanten Zusatzarbeiten. Eine eigene Positionsart „Regie“ gibt es in HammerUp nicht: Die Stunden werden normale Positionen mit der Einheit „Std.“. Du holst sie aus zwei Quellen in die Rechnung — aus den Zeitbuchungen des Projekts oder aus einem Regiebericht.
Stunden aus der Zeiterfassung übernehmen
Abschnitt betitelt „Stunden aus der Zeiterfassung übernehmen“Buchen deine Mitarbeiter ihre Zeiten auf das Projekt, übernimmst du sie direkt in das Dokument:
- Öffne die Rechnung im Editor und klicke in die Positionstabelle.
- Öffne die Kachel Projekt und wechsle auf den Reiter Zeit.
- Grenze die Buchungen bei Bedarf ein: mit der Suche, mit Von und Bis, nach Mitarbeiter oder mit Nur genehmigte Einträge. Mit Bereits abgerechnete ausblenden verschwinden Buchungen, die schon in einer Rechnung stehen.
- Hake die Buchungen an, die du abrechnen willst. Ein Haken am Tag wählt alle Buchungen dieses Tages.
- Klicke auf den Knopf über der Liste, zum Beispiel 3 Einträge hinzufügen. Ohne Auswahl übernimmt er alle sichtbaren Buchungen. Du kannst Buchungen auch per Drag-and-drop in die Tabelle ziehen.
Jede Buchung wird eine Position mit der Beschreibung der Buchung und dem Namen des Mitarbeiters, zum Beispiel „Arbeitszeit (Max Müller, Facharbeiter)“. Die Menge sind die gebuchten Stunden, die Einheit „Std.“, und die Position zählt als Lohn.
An jeder Buchung im Reiter Zeit siehst du danach, ob sie In Abrechnung ist (sie steht in einem Rechnungsentwurf) oder Abgerechnet (sie steht in einer finalisierten Rechnung).
Eine Position je Mitarbeiter
Abschnitt betitelt „Eine Position je Mitarbeiter“Setzt du vorher den Haken Je Mitarbeiter zusammenfassen, entsteht statt einer Position je Buchung eine Position je Mitarbeiter mit der Summe seiner Stunden, zum Beispiel „Arbeitsleistung Max Müller, Facharbeiter“ mit dem Zeitraum dahinter. Der Knopf zeigt dann, wie viele Positionen entstehen.
Woher der Stundensatz kommt
Abschnitt betitelt „Woher der Stundensatz kommt“Den Preis einer Stunde bestimmt die Lohngruppe des Mitarbeiters. Hat er keine, nimmt HammerUp die Standard-Lohngruppe deines Unternehmens. Gibt es auch die nicht, steht die Position mit 0,00 € da und du trägst den Preis selbst ein. Wie du Lohngruppen anlegst, steht unter Lohngruppen.
Stunden aus einem Regiebericht übernehmen
Abschnitt betitelt „Stunden aus einem Regiebericht übernehmen“Hast du die Arbeiten in einem Regiebericht dokumentiert und gegenzeichnen lassen, holst du die Mitarbeiterzeiten über die Kachel Projekt im Reiter Berichte in die Rechnung. Leistungen und Material aus dem Bericht bringst du über Abrechnen in eine neue Rechnung. Beides steht ausführlich unter Positionen aus Berichten übernehmen.
Stunden aus einem Bericht kommen ohne Preis an — den Stundensatz trägst du in der Position ein.
Abrechnen
Abschnitt betitelt „Abrechnen“Prüf Mengen und Preise, finalisiere die Rechnung und versende sie wie gewohnt, siehe Rechnung erstellen. Weil die Stunden als Lohn zählen, kannst du ihren Anteil auf der Rechnung als Lohnkostenanteil ausweisen, siehe Lohnkosten ausweisen.