Eingangsrechnungen

Unter Eingangsrechnungen sammelst du die Rechnungen deiner Lieferanten und Subunternehmer. HammerUp liest die wichtigsten Angaben aus dem Beleg aus. Du prüfst sie, bestätigst sie und verteilst den Betrag auf deine Projekte — dort zählen die Kosten dann in die Ist-Kosten.

Voraussetzungen

Tarif: Eingangsrechnungen sind im Tarif Pro und Elite enthalten und in der Testphase nutzbar, im Tarif Essenziell nicht.

Rollen:

• Büro - Admin und Büro - Leitung laden Belege hoch, bearbeiten, prüfen, weisen zu und löschen.
• Büro - Projektleitung lädt ebenfalls hoch, lässt Belege auslesen, bearbeitet, bestätigt und weist sie Projekten zu. Löschen kann sie nicht.
• Mobile Rollen haben keinen Zugriff.

Belege hochladen

1. In der Seitenleiste unter Kaufmännisch auf Eingangsrechnungen klicken.
2. Auf Rechnungen hochladen klicken und eine oder mehrere Dateien wählen — oder die Dateien einfach in die Liste ziehen.

Erlaubt sind PDF, XML, JPG und PNG bis 50 MB je Datei.

Doppelte Dateien: Hast du genau diese Datei schon einmal hochgeladen, fragt HammerUp nach. Bei mehreren Dateien wählst du je Datei Überspringen oder Trotzdem hochladen; Abbrechen bricht den ganzen Upload ab.

Belege mit der App erfassen

In der mobilen App erfassen Büro - Admin und Büro - Leitung Belege unter Belege über das Plus: PDF / XML, Aus Galerie, Scannen oder Foto aufnehmen. Ohne Netz bleiben erfasste Belege zunächst auf dem Gerät. Die App versucht sie hochzuladen, wenn die Verbindung zurückkommt; mit Jetzt hochladen stößt du das selbst an. Das Auslesen startet danach von selbst.

Automatisches Auslesen

Direkt nach dem Hochladen liest HammerUp den Beleg aus. Solange das läuft, steht in der Zeile KI analysiert….

• PDF und Bilder liest die KI. Das verbraucht Credits aus dem KI-Kontingent deines Unternehmens, je nach Umfang des Belegs (siehe KI-Kontingent und Tarif).
• XML-Dateien im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest HammerUp direkt aus den Rechnungsdaten — ohne KI und ohne dein Kontingent zu belasten.

Ausgelesen werden Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag und die Steuersätze. Außerdem sucht HammerUp nach Hinweisen auf ein Projekt, zum Beispiel einer Kommission oder einer Lieferadresse, und schlägt passende Projekte als Zuweisung vor.

Gut zu wissen:

• Ausgelesene Werte landen nur in leeren Feldern. Was du schon eingetragen hast, bleibt stehen.
• Ein kleines Symbol am Feld zeigt, dass der Wert ausgelesen wurde. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du, ob er aus der XML stammt oder wie sicher sich die KI ist.
• Erkennt HammerUp den Lieferanten sicher, verknüpft es ihn mit dem passenden Kontakt.
• Oben auf der Rechnung zeigt ein Hinweis, ob das Auslesen läuft, nur Teilweise extrahiert wurde oder fehlgeschlagen ist. Dort startest du es mit Erneut extrahieren bzw. Erneut versuchen noch einmal.

Beleg prüfen und bearbeiten

Klick in der Liste auf eine Zeile. Links siehst du die Felder, rechts die Datei.

1. Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Nettobetrag prüfen. Den Lieferanten wählst du aus deinen Kontakten oder trägst ihn als Freitext ein.
2. Unter Steuersätze je Satz eine Zeile anlegen (+ Steuersatz hinzufügen). Wähle den Satz und trage eine Zahl ein, den Rest rechnet HammerUp aus. Hat HammerUp Steuerzeilen aus dem Beleg gelesen, sie aber nicht selbst eingetragen, zeigt es sie dir an — mit übernehmen trägst du sie ein.
3. Unter Zahlstatus Offen oder Bezahlt wählen.
4. Den Betrag unter Projektzuweisung auf Projekte verteilen (siehe unten).
5. Optional einen Buchungstext eintragen.
6. Unten auf Speichern klicken.

Änderungen werden nicht automatisch gespeichert. Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt HammerUp, ob du speichern oder verwerfen willst.

Der Buchungstext ist keine interne Notiz

Der Buchungstext ist für die Buchhaltung gedacht und wird dorthin weitergegeben. Für Absprachen im Team nutzt du den Verlauf darunter.

Daten bestätigen

Stimmt alles, klickst du oben auf Daten bestätigen. Offene Änderungen werden dabei zuerst gespeichert. Dafür müssen Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Nettobetrag ausgefüllt sein, und erfasste Steuerzeilen müssen zum Nettobetrag passen.

Danach steht der Beleg auf Geprüft. Die Datei findest du außerdem in der Ablage jedes zugewiesenen Projekts im Ordner Eingangsrechnungen.

Der Status Geprüft lässt sich nicht zurücknehmen. Bearbeiten kannst du den Beleg aber weiterhin.

Kosten auf Projekte verteilen

Eine Eingangsrechnung kann auf ein Projekt oder auf mehrere verteilt werden.

1. Unter Projektzuweisung auf Projekt hinzufügen klicken. Der Betrag ist mit dem noch nicht zugewiesenen Rest vorbelegt.
2. Ausfüllen:
   • Projekt — oder Sammelstelle, wenn die Kosten noch keinem Projekt gehören.
   • Betrag in Euro.
   • Kategorie: Lohn, Material, Geräte, Fremdleistungen oder Sonstiges.
   • Beschreibung (optional).
3. Auf Hinzufügen klicken, bei Bedarf weitere Projekte ergänzen.
4. Speichern klicken.

Offener Betrag zeigt, was vom Nettobetrag noch nicht zugewiesen ist. In der Liste zeigt ein Kreis neben dem Betrag, wie viel schon verteilt ist.

Was die Zuweisung bewirkt: Die Beträge zählen je Kategorie in die Ist-Kosten des Projekts. Im Projekt erscheinen sie unter Projekt-Ausgaben verwalten als eigene Zeilen mit Verweis auf den Beleg. Ändern oder löschen kannst du sie nur an der Eingangsrechnung. Das gilt schon vor dem Bestätigen.

Doppelte Rechnungen

Gibt es schon einen Beleg mit gleichem Lieferanten und gleicher Rechnungsnummer, markiert HammerUp die Zeile in der Liste mit Duplikat?. Beim Speichern fragt HammerUp nach — mit Original anzeigen, Trotzdem speichern und Abbrechen.

Auf der Rechnung selbst steht dann ein Hinweis mit Original anzeigen, Doch kein Duplikat (blendet den Hinweis dauerhaft aus) und Diese Rechnung löschen.

Gutschriften von Lieferanten

Eine Gutschrift erfasst du als Eingangsrechnung mit negativem Nettobetrag. Erkennt HammerUp beim Auslesen eine Gutschrift — aus der XRechnung oder durch die KI —, setzt es das Minus selbst und zeigt am Nettobetrag das Kennzeichen Gutschrift. Zuweisungen zu Projekten tragen dann ebenfalls ein Minus und senken die Kosten des Projekts.

Die Liste

Die Filter lassen sich kombinieren und bleiben pro Firma erhalten:

• Suche über Lieferant, Rechnungsnummer und Dateiname
• Zeitraum nach Rechnungsdatum
• Alle Status: Offen oder Geprüft
• Alle Zahlungen: Offen oder Bezahlt
• Alle Steuerstatus: Steuer fehlt, Steuer unstimmig oder Steuer erfasst
• Alle Projekte: einzelne Projekte oder Sammelstelle für Belege ohne Projekt

Mit Netto € / Brutto € schaltest du die Beträge um. Filter zurücksetzen hebt alle Filter auf.

Den Zahlstatus änderst du auch direkt in der Liste: auf das Etikett in der Spalte Zahlung klicken. Das speichert sofort.

Unter der Tabelle stehen die Summen Gesamt und Offen — Offen ist hier die Summe aller noch nicht bezahlten Belege.

Mehrere Belege wählst du über die Kästchen am Zeilenanfang aus und lädst sie gesammelt herunter oder löschst sie.

Verlauf und Erwähnungen

Im Verlauf einer Eingangsrechnung stehen automatische Einträge (angelegt, Statuswechsel, Zuweisungen, Auslesen) und Kommentare deiner Kollegen. Mit @ erwähnst du Kollegen, die Zugriff auf die Eingangsrechnungen haben. Sie bekommen eine Benachrichtigung und eine Aufgabe mit Link zurück zur Rechnung. Ein abgeschickter Kommentar lässt sich nicht mehr ändern oder löschen.

Beleg löschen

Über das Drei-Punkte-Menü der Zeile oder Löschen auf der Rechnung. Der Beleg wird nach einer Rückfrage endgültig gelöscht, samt seiner Zuweisungen und der abgelegten Datei-Verknüpfungen in den Projekten.

Löschen dürfen nur Büro - Admin und Büro - Leitung — einzeln wie über die Auswahl in der Liste.

E-Rechnung XRechnung und ZUGFeRD im Überblick.