Mahnwesen und Zahlungserinnerungen

Zahlt ein Kunde nicht, mahnst du in HammerUp in drei Stufen:

1. Zahlungserinnerung — die freundliche Erinnerung
2. 1. Mahnung
3. 2. Mahnung — die letzte Mahnung

Jede Stufe ist ein eigenes Dokument, das HammerUp aus der Rechnung heraus anlegt. Du erstellst die Stufen selbst, eine nach der anderen — automatisch verschickt wird nichts.

Einstellungen: Fristen und Mahngebühren

Der Büro - Admin legt fest, welche Werte in neue Mahnungen übernommen werden:

1. Einstellungen → Mahnwesen öffnen.
2. Für jede Stufe eintragen:
   • Zahlungserinnerung: Zahlungsziel (Tage)
   • 1. Mahnung und 2. Mahnung: Zahlungsziel (Tage), Verzugszinsen (%) und Mahngebühr (€)
3. Speichern klicken.

Das Zahlungsziel liegt zwischen 1 und 365 Tagen, vorgegeben sind 7 Tage. Die Mahngebühr darf zwischen 0 und 1000 € liegen.

Die Werte gelten für Mahnungen, die du ab dann erstellst. Bereits angelegte Mahnungen behalten ihre Frist und Gebühr.

Die Texte der Mahnungen

Wie Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung aussehen, kommt aus deinen Dokumentvorlagen: Einstellungen → Dokumentvorlagen, dort die Vorlagen Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung. Ohne eigene Vorlage verwendet HammerUp mitgelieferte Mustertexte, zum Beispiel für die Zahlungserinnerung:

bei der Rechnung … vom … konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen.

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag in Höhe von … € bis spätestens … ohne Abzüge auf das angegebene Bankkonto.

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag und Frist setzt HammerUp in die Mahnung ein. In den Mustertexten der 1. und 2. Mahnung stehen zusätzlich die Mahnkosten und die fällige Gesamtsumme aus offenem Betrag und Mahngebühr. Die Frist ist das Erstellungsdatum der Mahnung plus das Zahlungsziel der Stufe.

Die Verzugszinsen (%) werden mit der Mahnung gespeichert, in den Mustertexten aber nicht ausgerechnet. Sollen sie auf der Mahnung stehen, ergänze sie im Text.

Zahlungserinnerung erstellen

Mahnen kannst du nur finalisierte Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen, die einem Projekt zugeordnet sind.

1. In der Seitenleiste auf Ausgangsrechnungen klicken und die Rechnung öffnen.
2. Oben rechts auf das Ketten-Symbol (Folgedokument erstellen) klicken.
3. Zahlungserinnerung wählen.

HammerUp legt die Zahlungserinnerung als Entwurf an und öffnet sie im Editor. Prüfe den Text und schick sie deinem Kunden, siehe Dokument versenden. Über den Zurück-Pfeil kommst du wieder zur Rechnung.

Die Rechnung steht danach auf Abgemahnt.

1. und 2. Mahnung erstellen

Die Stufen bauen aufeinander auf: Die 1. Mahnung geht erst, wenn es eine Zahlungserinnerung gibt, die 2. Mahnung erst nach der 1. Mahnung. Im Menü Folgedokument erstellen sind spätere Stufen bis dahin mit einem Schloss gesperrt; erstellte Stufen tragen den Vermerk erstellt.

1. Die Rechnung öffnen.
2. Auf das Ketten-Symbol (Folgedokument erstellen) klicken.
3. 1. Mahnung bzw. 2. Mahnung wählen.

Alternativ klickst du im Abschnitt Mahnwesen der Rechnung in der Zeile der vorigen Stufe auf deren Ketten-Symbol.

Die Mahnstufen legst du auch im Projekt an: unter Dokumente in der Zeile der Rechnung bzw. der vorigen Mahnung über Folgedokument erstellen.

Abschnitt Mahnwesen in der Rechnung

In der geöffneten Rechnung zeigt der Abschnitt Mahnwesen, welche Stufen es schon gibt. Drei Punkte neben der Überschrift zeigen den Stand: grau heißt noch nicht erstellt, grün heißt die Frist läuft noch, rot heißt die Frist der letzten Stufe ist abgelaufen. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du Stufe und Frist.

Jede Mahnung steht als eigene Zeile mit Titel, Stufe, Datum und dem Hinweis Entwurf. Mit einem Klick öffnest du sie im Editor. Über das Drei-Punkte-Menü der Zeile lädst du das PDF herunter, Drucken oder Löschen sie. Ist sie verschickt, siehst du auch den Versandstatus.

Gibt es noch keine, steht dort Keine Mahnungen versendet.

Mahnungen werden nicht finalisiert

Zahlungserinnerung und Mahnungen bleiben Entwürfe — sie haben keinen Finalisieren-Schritt. Du kannst sie also auch nach dem Versand noch ändern.

Wann du mahnen solltest

Welche Rechnungen überfällig sind, zeigt dir die Rechnungsliste: Filtere unter Alle Status nach Überfällig. Eine Rechnung ist ab dem Tag nach ihrem Fälligkeitstag überfällig, siehe Rechnungsstatus.

Zahlt der Kunde, erfasst du die Zahlung an der Rechnung, siehe Zahlungen und Abzüge eintragen.

Rechnungsstatus Wann eine Rechnung überfällig, abgemahnt oder bezahlt ist.