Rollen und Berechtigungen

Jede Person in deinem Unternehmen hat genau eine Rolle. Sie entscheidet, welche Projekte sichtbar sind, wer Zeiten für andere erfasst, wer Rechnungen sieht und wer die Firmeneinstellungen ändern darf.

Der Büro - Admin findet die vollständige Übersicht in der App unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen und ändert Rollen unter Einstellungen → Mitarbeiter. Alle anderen Rollen sehen diesen Bereich nicht — für sie steht hier, was gilt.

Die sechs Rollen

Büro-Rollen

Büro - Admin — Vollzugriff. Alle Projekte, alle Einsätze, die komplette Rechnungsübersicht, Zeitverwaltung für alle, sämtliche Firmeneinstellungen und Lizenz/Vertrag.

Büro - Leitung — Wie Admin bei der täglichen Arbeit: alle Projekte, alle Einsätze, Rechnungsübersicht, Zeitverwaltung für alle, volle Lagerverwaltung. Keine Firmeneinstellungen.

Büro - Projektleitung — Nur die Projekte, denen die Person zugewiesen ist, und deren Einsätze. Zeitverwaltung für alle, Lager buchen. Keine Rechnungsübersicht — Ausgangsrechnungen sind nur innerhalb der zugewiesenen Projekte sichtbar. Eingangsrechnungen lädt sie hoch, lässt sie auslesen, bearbeitet, bestätigt und ordnet sie Projekten zu, löschen kann sie sie nicht. Keine Firmeneinstellungen.

Mobile Rollen

Mobil - Teamleitung — Zugewiesene Projekte, eigene Zeiterfassung, kann Einsätze und Aufgaben anlegen. Lager buchen.

Mobil - Teammitglied — Zugewiesene Projekte, eigene Zeiterfassung, Lager buchen, kann Aufgaben anlegen. Legt selbst keine Projekte oder Einsätze an.

Mobil - Subunternehmer — Sieht nur die Einsätze, die ihm direkt zugewiesen sind, und keine Kundendaten (Name, Adresse und Kontakt des Auftraggebers bleiben verborgen). Legt keine Aufgaben an. Kein Lagerzugriff.

Warum Subunternehmer weniger sehen

Das ist eine Datenschutzgrenze, keine Einstellung: wer nicht zu deinem Unternehmen gehört, bekommt die Daten deiner Kunden nicht zu sehen.

Rolle und Tarif

Die Rolle legt fest, wer etwas darf — ob es die Funktion in deinem Unternehmen gibt, hängt am Tarif. Das Lager ist ein Zusatzmodul, das in keinem Tarif enthalten ist; die Lagerrechte oben greifen erst, wenn es gebucht ist oder die Testphase läuft. Eingangsrechnungen gibt es ab dem Tarif Pro. Mehr dazu unter Lizenz und Vertrag.

Wer darf die Einstellungen ändern?

Die Firmeneinstellungen gehören dem Büro - Admin. Alle anderen Rollen sehen den Bereich nicht — auch Büro - Leitung und Büro - Projektleitung nicht.

Das betrifft unter anderem Firmendaten und Logo, Mitarbeiter und Rollen, Nummernkreise, Einheiten, Zuschläge, Rechnungseinstellungen und Rechnungsprofile, Mahnwesen, Briefpapier und Vorlagen, Ordnerstruktur, Dateibenennung, Anhänge, Feiertage, Arbeitszeitmodelle und Lohngruppen sowie alle Integrationen.

Eine Ausnahme: dein Postfach

Deine E-Mail-Konten verwaltest du weiterhin selbst, auch als Büro - Leitung oder Projektleitung. Du erreichst sie nicht über die Einstellungen, sondern aus dem Postfach heraus: E-Mail öffnen und oben auf das Zahnrad (E-Mail-Einstellungen) klicken. Dort siehst du nur die Postfächer, für die du freigeschaltet bist.

Fehlt dir eine Einstellung, die du brauchst, wende dich an den Büro - Admin deines Unternehmens — oder lass dir die Rolle ändern.

Zwei besonders geschützte Bereiche

• Lizenz/Vertrag — Tarif, Lizenzen und die Rechnungen von HammerUp sieht ausschließlich der Büro - Admin. Der Eintrag erscheint für keine andere Rolle. Kündigen, die Kündigung zurücknehmen und die Zahlungsmethode ändern kann nur der Inhaber des Unternehmens.
• Personalakte — die Dokumente eines Mitarbeiters (Arbeitsvertrag, Bescheinigungen, Zeugnisse) sehen ausschließlich der Firmeninhaber und der Büro - Admin. Auch die Büro - Leitung ist hier bewusst ausgeschlossen.

Rolle ändern

Das kann nur der Büro - Admin:

1. Einstellungen → Mitarbeiter
2. Zeile der Person anklicken — der Bearbeiten-Dialog öffnet sich
3. Unter Rolle die neue Rolle wählen
4. Speichern

Ist die Person gerade angemeldet, sieht sie die neue Navigation, sobald sie die Seite neu lädt. Wie du Mitarbeiter einlädst und was sonst im Bearbeiten-Dialog steht, erklärt Mitarbeiter einladen und verwalten.

Zugriff auf das Gerät

Web und App sind getrennt: Büro-Rollen arbeiten am Rechner, mobile Rollen in der App. Wer beides braucht, bekommt beim Einladen den Gerätezugriff Beides — das verbraucht je eine Desktop- und eine Mobil-Lizenz.