Abschlagsrechnung erstellen

Mit Abschlagsrechnungen rechnest du schon während der Bauzeit ab, was bisher geleistet ist. Die Abschläge bilden eine Folge: Du beginnst mit der 1. Abschlagsrechnung, erstellst jede weitere aus der vorherigen und schließt die Folge mit der Schlussrechnung ab.

Erste Abschlagsrechnung aus dem Angebot

1. Öffne das Projekt.
2. Klicke in der Dokumentliste rechts neben dem Angebot auf das Verknüpfungssymbol (Folgedokument erstellen). Das geht genauso bei einem Kostenvoranschlag oder einer Auftragsbestätigung.
3. Wähle 1. Abschlagsrechnung.
4. Leg mit dem Schalter Kumulative Abschlagsrechnung fest, wie die Folge abgerechnet wird (siehe unten). Diese Wahl gilt für alle weiteren Abschläge und die Schlussrechnung.
5. Wähle die Positionen aus, die in die Abschlagsrechnung sollen.
6. Lass Mengen übernehmen eingeschaltet, wenn die Mengen aus dem Angebot gelten. Ausgeschaltet stehen sie auf 0 und du trägst den Leistungsstand ein.
7. Klicke auf Dokument kopieren. Die Abschlagsrechnung öffnet sich als Entwurf.

Ohne Angebot legst du die erste Abschlagsrechnung über Neues Dokument mit der Dokumentart 1. Abschlagsrechnung an und trägst die Positionen selbst ein.

Kumulativ oder nicht kumulativ?

• Kumulativ: Jede Abschlagsrechnung enthält den gesamten Leistungsstand bis heute. Die bereits berechneten Abschläge zieht HammerUp darunter wieder ab, sodass nur der Zuwachs zu zahlen ist.
• Nicht kumulativ: Jede Abschlagsrechnung enthält nur, was seit dem letzten Abschlag dazugekommen ist, oder eine Pauschale. Positionen, die schon in einem früheren Abschlag standen, werden nicht mehr angeboten.

Welche Art beim Anlegen vorausgewählt ist, stellst du unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen im Bereich Abschlagsrechnungen ein. Ein Rechenbeispiel steht unter Kumulierte Rechnungen.

Abschlag als Pauschale

Ist Kumulative Abschlagsrechnung ausgeschaltet, erscheint daneben ein Feld % Pauschale. Trägst du dort einen Prozentsatz ein, fügt HammerUp eine Position wie „30% Abschlag (Pauschale)“ ein. Ihr Betrag ist dieser Anteil von der Nettosumme, die das Ausgangsdokument ausweist, etwa das Angebot. Gesamtnachlass und Aufschläge sind darin schon berücksichtigt. Die Pauschale steht mit dem Steuersatz des Dokuments in der Tabelle, den die Abschlagsrechnung vom Ausgangsdokument übernimmt.

Haben die Positionen im Ausgangsdokument verschiedene Steuersätze, weist dich der Dialog darauf hin: Die Pauschale bekommt trotzdem nur einen Satz, den des Dokuments. Prüf ihn dann in der Abschlagsrechnung.

Wählst du keine Position und keinen Prozentsatz, entsteht eine leere Pauschal-Position, deren Preis du selbst einträgst.

Beim Öffnen des Dialogs sind alle Positionen ausgewählt. Soll nur die Pauschale in die Rechnung, nimm den Haken bei Alle auswählen heraus — sonst kommen die Positionen zusätzlich mit.

Den vorausgewählten Prozentsatz legst du unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen bei Standard-Prozentsatz für nicht-kumulative Abschläge (optional) fest.

Weitere Abschlagsrechnungen

Die nächste Abschlagsrechnung erstellst du immer aus der letzten:

1. Öffne das Projekt.
2. Klicke rechts neben der letzten Abschlagsrechnung auf Folgedokument erstellen.
3. Wähle den nächsten Abschlag, zum Beispiel 2. Abschlagsrechnung.
4. Der Dialog zeigt die Positionen aus dem Angebot und die Positionen, die du in der letzten Abschlagsrechnung ergänzt hast. Bei einer kumulativen Folge sind Positionen gelb markiert, die schon in einer früheren Abschlagsrechnung standen.
5. Wähle die Positionen und klicke auf Dokument kopieren.

Bei einer kumulativen Folge schaltest du Mengen übernehmen am besten aus: Dann stehen die Mengen aus der letzten Abschlagsrechnung drin, und du erhöhst sie auf den aktuellen Leistungsstand. Eingeschaltet kommen die vollen Mengen aus dem Angebot.

Gibt es aus einer Abschlagsrechnung schon den nächsten Abschlag, ist der Eintrag dort gesperrt. Ist die Schlussrechnung schon erstellt, lassen sich keine weiteren Abschläge mehr anlegen.

Was in der Abschlagsrechnung steht

Bei einer kumulativen Folge zeigt jede Abschlagsrechnung ab der zweiten unter der Summe eine Zahlungsaufstellung:

• Zwischensumme — der gesamte Leistungsstand dieser Rechnung,
• je eine Zeile pro früherer Abschlagsrechnung mit dem Betrag, den sie berechnet hat, als Abzug,
• Rechnungsbetrag — was mit dieser Rechnung zu zahlen ist.

Netto, USt. und Brutto stehen jeweils nebeneinander. Skonto und QR-Code beziehen sich auf den Rechnungsbetrag. Die Aufstellung erscheint auch im PDF.

Abschlagsrechnung finalisieren

1. Klicke im Editor oben rechts auf Vorschau.
2. Prüf das PDF und klicke auf Finalisieren.
3. Bestätige mit Jetzt finalisieren.

Die Abschläge einer Folge finalisierst du der Reihe nach. Ist eine vorherige Abschlagsrechnung noch ein Entwurf, bricht HammerUp mit einem Hinweis ab. Mehr unter Dokument finalisieren.

Eine finalisierte Abschlagsrechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten. Ist sie falsch, stornierst du sie und erstellst sie neu, siehe Rechnung stornieren. Innerhalb einer Folge geht das nur von hinten nach vorn.

E-Rechnung für Bauleistungen

Rechnest du nach VOB/B ab, kreuze beim Herunterladen der E-Rechnung Es handelt sich um eine Bauleistung nach VOB/B an. Dann werden Abschlags- und Schlussrechnungen dort entsprechend gekennzeichnet, siehe E-Rechnung.

Schlussrechnung erstellen