Zahlungen und Abzüge eintragen

Geht Geld ein, trägst du es direkt an der Rechnung ein. HammerUp rechnet daraus den offenen Betrag aus und stellt den Status der Rechnung selbst um. Behält dein Kunde etwas ein — etwa Skonto oder einen Sicherheitseinbehalt —, erfasst du das als Abzug.

Wo du Zahlungen einträgst

1. In der Seitenleiste auf Ausgangsrechnungen klicken.
2. Die Rechnung anklicken.

Rechts in der Rechnung stehen untereinander der Rechnungsbetrag, die Zahlungen, die Abzüge und darunter, was Offen bleibt.

Zahlungen und Abzüge erfasst du nur an finalisierten Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. An einem Entwurf, einer stornierten Rechnung und einer Stornorechnung steht stattdessen ein Hinweis, warum das nicht geht. Gutschriften haben keinen Zahlungsbereich.

Zahlung erfassen

1. Unter Zahlungen auf Zahlung erfassen klicken.
2. Die Felder ausfüllen:
   • Datum — der Tag des Zahlungseingangs, vorbelegt mit heute.
   • Betrag (EUR) — vorbelegt mit dem noch offenen Betrag.
   • Zahlungsweg — Barzahlung oder eines deiner Bankkonten.
3. Auf das Häkchen klicken.

Die Zahlung erscheint als Zeile mit Datum, Betrag und Zahlungsweg, und der offene Betrag sinkt entsprechend.

Die Bankkonten in der Auswahl sind die, die unter Einstellungen → Unternehmen bei den Bankverbindungen hinterlegt sind. Fehlt eines, lege es dort an (nur Büro - Admin).

Nicht mehr als offen ist

Beim Erfassen darf der Betrag nicht höher sein als der offene Betrag. Sonst erscheint Der Betrag übersteigt den offenen Saldo.

Teilzahlungen

Zahlt dein Kunde in Raten, erfasst du jede Zahlung einzeln — so viele, wie nötig. Bis der Betrag vollständig gedeckt ist, bleibt die Rechnung Offen beziehungsweise Überfällig; einen eigenen Status für Teilzahlungen gibt es nicht. Wie viel noch fehlt, siehst du unter Offen und in der Spalte Offen der Rechnungsliste.

Zahlung ändern oder löschen

• Ändern: Auf die Zeile der Zahlung klicken. Sie wird zum Eingabefeld; Datum, Betrag oder Zahlungsweg anpassen und mit dem Häkchen speichern.
• Löschen: Mit der Maus über die Zeile fahren und auf das Papierkorb-Symbol klicken. Die Zahlung wird ohne Rückfrage gelöscht.

Der offene Betrag und der Status werden sofort neu berechnet.

Abzüge erfassen

Abzüge sind Beträge, die dein Kunde nicht zahlt, obwohl sie auf der Rechnung stehen — zum Beispiel, weil er Skonto zieht oder einen Sicherheitseinbehalt einbehält. Sie mindern die offene Forderung, verändern aber die finalisierte Rechnung selbst nicht.

1. Unter Abzüge auf Abzug hinzufügen klicken.
2. Unter Art des Abzugs wählen: Skonto, Sicherheitseinbehalt oder Sonstiger Abzug.
3. Den Abzug entweder als Betrag (€) oder als Prozent (%) eintragen. Das jeweils andere Feld rechnet sich aus dem Rechnungsbetrag mit.
4. Auf das Häkchen klicken.

Ändern und löschen funktionieren wie bei Zahlungen: Zeile anklicken zum Ändern, Papierkorb-Symbol zum Entfernen.

Skonto im DATEV-Export

Erfasste Skonto-Abzüge landen beim DATEV-Export im Skonto-Feld — dort steht das tatsächlich gewährte Skonto, nicht das angebotene.

Wann die Rechnung als bezahlt gilt

Der offene Betrag ist:

Rechnungsbetrag − Zahlungen − Abzüge

Ist er ausgeglichen, stellt HammerUp die Rechnung auf Bezahlt. Das passiert sofort beim Speichern, nicht erst in der Nacht. Löschst du später eine Zahlung oder einen Abzug, fällt die Rechnung wieder auf Offen, Überfällig oder Abgemahnt zurück.

Liegen Zahlungen und Abzüge zusammen über dem Rechnungsbetrag, zeigt Offen einen negativen Betrag und ein Warnsymbol. Prüfe dann, ob eine Zahlung doppelt erfasst wurde.

Jede Zahlung, jeder geänderte Abzug und jeder Statuswechsel erscheint außerdem im Verlauf der Rechnung.

Rechnungsstatus Wie Zahlungen, Fälligkeit und Mahnungen den Status bestimmen.