Ansprechpartner und Rechnungsdaten

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Ein Ansprechpartner ist der Empfänger, der im Adressfeld deiner Dokumente steht. Jeder Kontakt hat mindestens einen. Bei einer Firma legst du für jede Person oder Abteilung, an die du schreibst, einen eigenen an. Was in der Karte Geschäftsdaten steht, übernimmt HammerUp in die Dokumente für diesen Kunden.

Wie ein Ansprechpartner aufgebaut ist

Die Felder eines Ansprechpartners folgen den Zeilen des Adressfelds:

Firma (bei geschäftlichen Kontakten) oder Name (bei privaten) ist die erste Zeile. HammerUp übernimmt sie vom Kontakt, erkennbar am Kettensymbol. Nur für einen abweichenden Empfänger, etwa ein Zweigwerk oder „c/o”, schaltest du das Feld mit dem Stift (Zeile 1 ändern) frei.
Zusatz 1 – bei Firmen meist die Person, zum Beispiel „Max Mustermann”.
Zusatz 2 – eine weitere Zeile, zum Beispiel „Abteilung Einkauf”.
Adresse – eine der Adressen des Kontakts oder Keine Adresse. Wählst du nichts, gilt die erste Adresse des Kontakts.
Anrede – optional. Bei privaten Kontakten steht sie im Adressfeld. Bei Firmen steht sie dort nicht, sondern ergibt zusammen mit dem Namen in Zusatz 1 die persönliche Anrede in der E-Mail zum Dokument, zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Mustermann”. Ohne Anrede heißt es „Sehr geehrte Damen und Herren”.
E-Mail und Telefon – die Kontaktdaten dieser Person.
Notiz – zum Beispiel Rolle oder Zuständigkeit. Sie erscheint nie im Adressfeld. Ins Dokument bringst du sie bei Bedarf über die Variable Ansprechpartner-Notiz.
Suffix – ein Anhang an die Kundennummer, siehe unten.

Ansprechpartner anlegen

Beim Anlegen eines Kontakts

In der Karte Ansprechpartner / Empfänger steht schon ein Eintrag, der alles vom Kontakt übernimmt.

Klicke beim Eintrag auf den Stift (Bearbeiten).
Trag bei einer Firma die Person in Zusatz 1 ein und ergänze Anrede, E-Mail und Telefon.
Mit dem Kreuz (Schließen) klappst du den Eintrag wieder zu.
Weitere Ansprechpartner fügst du mit + Ansprechpartner hinzu.

Gespeichert werden sie zusammen mit dem Kontakt über Speichern.

Bei einem bestehenden Kontakt

Öffne den Kontakt.
Klicke in der Karte Ansprechpartner / Empfänger auf + Ansprechpartner. HammerUp legt sofort einen neuen Eintrag an, der alles vom Kontakt übernimmt.
Klicke beim neuen Eintrag auf den Stift (Bearbeiten) und trag die Angaben ein.
Klicke auf Speichern.

Mit dem Papierkorb (Löschen) entfernst du einen Ansprechpartner. Den letzten Ansprechpartner eines Kontakts kannst du nicht löschen.

Hat ein Kontakt viele Ansprechpartner an verschiedenen Adressen, klickst du in der Karte Adressen bei einer Adresse auf den Trichter (Nur Ansprechpartner dieser Adresse). Mit × Alle hebst du den Filter wieder auf.

Kundennummer mit Suffix

Führt dein Kunde mehrere Stellen unter einer Kundennummer, unterscheidest du sie mit dem Suffix. Erlaubt sind Buchstaben und Zahlen, höchstens zehn Zeichen.

Ist dieser Ansprechpartner der Empfänger eines Dokuments, hängt HammerUp den Suffix mit Bindestrich an die Kundennummer, zum Beispiel K-00101-01. Die Kontaktnummer des Kontakts selbst ändert sich dadurch nicht.

Ansprechpartner als Empfänger im Dokument

Im Projekt: Im Feld Kunde wählst du einen Ansprechpartner. Neue Dokumente des Projekts übernehmen ihn als Empfänger. Folgedokumente, etwa eine Rechnung aus einem Angebot, übernehmen den Empfänger des Ausgangsdokuments.
Im Dokument: Klicke im Editor auf das Adressfeld. Das Suchfeld Ansprechpartner suchen… zeigt die Ansprechpartner des Projektkunden; sobald du tippst, sucht HammerUp in allen Kontakten. Mit dem Stift daneben (Kontakt bearbeiten) öffnest du den Kontakt.

Zur Auswahl stehen nur Ansprechpartner von aktiven Kontakten. Archivierte Kontakte erscheinen nicht.

Geschäftsdaten für Rechnungen

Die Geschäftsdaten bearbeitest du auf der Kontaktseite in der Karte Geschäftsdaten über den Stift (Bearbeiten). Beim Anlegen eines Kontakts sind die Felder direkt offen. Welche Abschnitte erscheinen, hängt vom Kontakt ab: E-Rechnung, Interne Referenz und die USt-IdNr. gibt es nur bei geschäftlichen Kontakten, die Bankverbindung nur bei Lieferanten.

Zahlungsziel und Skonto

Ohne eigene Angabe gelten die Vorgaben deines Unternehmens aus Einstellungen → Rechnungseinstellungen. Weicht ein Kunde davon ab:

Schalte in der Überschrift Zahlungsziel & Skonto den Schalter ein. Die Felder sind mit den Werten deines Unternehmens vorbelegt.
Stell Zahlungsziel (Tage) und Berechnungsart ein oder wähle Sofort nach Rechnungserhalt. Bei Werktagen und Banktagen kannst du zusätzlich Feiertage berücksichtigen.
Für Skonto schaltest du Skonto aktivieren ein und trägst Skonto-Frist (Tage) und Skonto (%) ein – oder wählst Skonto bei sofortiger Zahlung.
Speichern.

Das Zahlungsziel liegt zwischen 1 und 365 Tagen, die Skonto-Frist zwischen 1 und 30 Tagen und nie länger als das Zahlungsziel, der Skontosatz zwischen 0,1 und 10 Prozent.

Legst du ein Dokument für diesen Kunden an, übernimmt HammerUp diese Werte in die Zusammenfassung unter der Positionstabelle. Wechselst du im Editor den Empfänger, gelten sofort die Zahlungsbedingungen des neuen Kunden – auch wenn du sie im Dokument schon von Hand geändert hattest. Bestellungen, Nachunternehmeraufträge und Leistungsverzeichnisse sind davon ausgenommen.

Standard-Rechnungsprofil

Das Feld erscheint nur, wenn dein Unternehmen mehr als ein Rechnungsprofil hat. Das gewählte Profil wird auf Rechnungen und Gutschriften dieses Kunden vorausgewählt, Firmen-Standard verwenden lässt es beim Standardprofil. Welches Profil ein Dokument nimmt, richtet sich nach dem Kontakt des Ansprechpartners im Adressfeld, solange du im Dokument kein Profil ausdrücklich gewählt hast. Siehe Rechnungsprofile.

Rechnungs-E-Mail

Sitzt die Buchhaltung deines Kunden woanders als deine Ansprechperson, trägst du ihre Adresse unter Rechnungs-E-Mail ein. Beim Versenden von Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen setzt HammerUp dann diese Adresse als Empfänger – statt der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Angebote und alle anderen Dokumente gehen weiter an den Ansprechpartner.

Lass das Feld leer, wenn du das nicht brauchst. Eine unvollständige Adresse lehnt HammerUp mit „Ungültige Rechnungs-E-Mail-Adresse” ab. Wie der Versand abläuft, steht unter Dokument versenden.

Standard-Steuersatz

Im Abschnitt Steuer wählst du einen Standard-Steuersatz für diesen Kunden. Legst du in einem Projekt, dessen Kunde dieser Kontakt ist, ein neues Dokument an, setzt HammerUp diesen Steuersatz in dessen Positionstabellen. Mehr zu Steuersätzen unter Umsatzsteuer.

USt-IdNr.

Bei geschäftlichen Kontakten trägst du die USt-IdNr. des Kunden ein, zum Beispiel DE123456789. Sie steht auf deinen Dokumenten im Adressfeld unter der Anschrift. Passt das Format nicht, erscheint „Ungültige USt-IdNr. (Format: DE123456789)”.

Leitweg-ID und weitere Angaben für die E-Rechnung

Im Abschnitt E-Rechnung:

Leitweg-ID – bekommst du von öffentlichen Auftraggebern, zum Beispiel 991-01234-56. HammerUp nimmt sie für jede E-Rechnung an diesen Kunden.
Lieferantennummer – die Nummer, unter der dein Unternehmen beim Kunden geführt wird. Sie wird im Dialog für die E-Rechnung vorbelegt.

Unter Interne Referenz trägst du eine Käuferreferenz ein. Die E-Rechnung verwendet sie, wenn weder eine Leitweg-ID noch eine Bestellnummer vorliegt.

Wie du E-Rechnungen erzeugst, steht unter E-Rechnung.

Bankverbindung

Hat der Kontakt die Kategorie Lieferant, erscheint der Abschnitt Bankverbindung mit Bank, Kontoinhaber, IBAN und BIC. IBAN und BIC prüft HammerUp beim Speichern; ist eine davon ungültig, wird nicht gespeichert. Sind bei einem anderen Kontakt schon Bankdaten hinterlegt, zum Beispiel aus einem Import, bleibt der Abschnitt ebenfalls sichtbar.

Wer die Angaben ändern darf

Ansprechpartner und Geschäftsdaten ändern Büro - Admin und Büro - Leitung. Die Büro - Projektleitung sieht sie nur. Siehe Rollen und Berechtigungen.