Dokument versenden

Du versendest ein Dokument direkt aus dem Editor oder aus der Vorschau. Dein Kunde bekommt eine E-Mail mit einem Link, über den er das Dokument ansieht, als PDF herunterlädt und — wenn das Dokument Unterschriftsfelder hat — online unterschreibt. Alternativ öffnest du dein eigenes E-Mail-Programm.

Versandweg wählen

1. Öffne das Dokument im Editor oder in der Vorschau.
2. Klicke oben rechts auf den Briefumschlag (Versenden).
3. Wähle einen der beiden Wege:
   • Über HammerUp freigeben — HammerUp verschickt die E-Mail mit Link.
   • E-Mail-Programm öffnen — dein E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten E-Mail.

Findet HammerUp keine E-Mail-Adresse für den Empfänger, erscheint der Hinweis „Kein E-Mail-Empfänger gefunden”. Hinterlege dann beim Kontakt oder beim Ansprechpartner eine E-Mail-Adresse.

Muss das Dokument vorher finalisiert sein?

Nein, du kannst auch einen Entwurf versenden. Seine endgültige Nummer bekommt ein Dokument aber erst beim Finalisieren, und unterschreiben kann dein Kunde nur ein finalisiertes Dokument. Meist finalisierst du deshalb zuerst.

Über HammerUp freigeben

Unten rechts öffnet sich ein Fenster mit dem Entwurf der E-Mail, so wie sie beim Empfänger ankommt. Du kannst es minimieren und nebenher weiterarbeiten.

• An — der Hauptempfänger, vorbelegt mit der Adresse aus dem Dokument. Hier steht genau eine Adresse: trägst du weitere ein, rutschen sie automatisch in Kopie, weil nur der Hauptempfänger unterschreiben kann.
• Kopie — weitere Empfänger. Du selbst stehst hier bereits, damit du eine Ausfertigung bekommst. Weitere Adressen des Kontakts und seiner Ansprechpartner erscheinen darunter als Vorschlag; ein Klick setzt sie in Kopie.
• Betreff und Nachricht — vorbelegt aus der E-Mail-Vorlage der Dokumentart. Die Nachricht schreibst du direkt in den Entwurf. Beides darf nicht leer sein.
• PDF-Kopie anhängen — hängt das PDF zusätzlich an die E-Mail. Der Schalter ist zunächst aus, weil der Empfänger das Dokument ohnehin über den Link sieht.

Mit Senden geht die E-Mail raus. Jeder Empfänger bekommt eine eigene E-Mail mit eigenem Link.

Absender

Ohne verbundenes Postfach geht die E-Mail über HammerUp (noreply@hammerup.app) raus, mit dem Namen deines Unternehmens als Absender. Kommt sie nicht an, erscheint eine Warnung am Dokument. Antworten an diese Adresse erreichen dich allerdings nicht.

Ist ein E-Mail-Postfach verbunden, auf das du Zugriff hast (falls diese Funktion für dein Unternehmen freigeschaltet ist), erscheint oben die Zeile Von, und das Postfach ist vorausgewählt. Dann gilt:

• Antworten des Kunden landen in diesem Postfach. Eine Unzustellbarkeitsmeldung kommt ebenfalls dort an, nicht am Dokument.
• Über die Büroklammer hängst du weitere Dateien an — Aus der Ablage des Projekts oder Vom Rechner. Pro E-Mail gehen höchstens 10 Dateien mit zusammen höchstens 15 MB.
• Ist das Postfach beim Senden nicht erreichbar, geht die E-Mail ersatzweise über HammerUp raus. Darauf weist dich eine Meldung hin.

E-Mail-Vorlagen anpassen

Betreff und Text je Dokumentart legt der Büro - Admin unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen fest:

1. Links unter Dokumenttyp die Dokumentart wählen.
2. Betreff und Nachricht bearbeiten. Unter Verfügbare Variablen kopierst du einen Platzhalter per Klick; beim Versenden wird er durch den passenden Wert ersetzt.
3. Alle Vorlagen speichern.

Mit Auf Standard zurücksetzen holst du den mitgelieferten Text zurück.

Was dein Kunde sieht

Die E-Mail enthält einen Knopf zum Ansehen des Dokuments, zum Beispiel „Angebot ansehen”. Er führt auf eine Seite mit dem Dokument, den Kontaktdaten deines Unternehmens und dem Knopf PDF herunterladen. Der Link ist 90 Tage gültig; das Ablaufdatum steht in der E-Mail.

Hat das Dokument Unterschriftsfelder, kann der Hauptempfänger dort online unterschreiben — sofern das Dokument finalisiert ist. Empfänger in Kopie sehen das Dokument, unterschreiben aber nicht.

Verschickt wird der Stand zum Zeitpunkt des Versands. Bearbeitest du das Dokument später erneut, zeigt der bereits verschickte Link weiter die alte Fassung. Ein unterschriebenes Dokument lässt sich nicht noch einmal versenden, weil ein neuer Versand die erfasste Unterschrift ungültig machen würde.

Mit dem eigenen E-Mail-Programm

E-Mail-Programm öffnen startet dein Standard-E-Mail-Programm mit Empfänger, Betreff und Text aus der E-Mail-Vorlage. Das PDF hängt dabei nicht an: lade es vorher über Herunterladen → PDF herunterladen herunter und hänge es selbst an.

Danach fragt HammerUp im Dialog E-Mail gesendet?, ob das Dokument als gesendet markiert werden soll. Ja setzt den Status auf Gesendet, Nein auf Nicht gesendet.

Nach dem Versand

Den Versandstatus siehst du oben im Editor und in der Vorschau sowie in der Dokumentliste des Projekts:

• Nicht gesendet
• Gesendet
• Geöffnet — der Hauptempfänger hat den Link aufgerufen.
• Unterschrieben — der Hauptempfänger hat online unterschrieben.
• Versand fehlgeschlagen — die E-Mail an den Hauptempfänger kam nicht an.

Steht dort Nicht gesendet oder Gesendet, kannst du den Status per Klick von Hand umstellen, etwa wenn du das Dokument auf anderem Weg übergeben hast.

Konnte eine E-Mail nicht zugestellt werden, zeigt die Vorschau den Kasten Versand-Probleme mit der betroffenen Adresse und dem Grund.

Dokument finalisieren