Abteilungen

Abteilungen (früher Kostenstellen) sind ein internes Ordnungsmerkmal, zum Beispiel „Sanitär” oder „Kundendienst”. Du ordnest damit Projekte, Rechnungen und Lohngruppen zu und engst Plantafel und Termine auf eine Mannschaft ein. Auf Dokumenten für deine Kunden erscheinen sie nicht. Du pflegst sie unter Einstellungen → Rechnungsprofile im Abschnitt Abteilungen unten auf der Seite. Anlegen und ändern kann sie der Büro - Admin.

Abteilung anlegen

1. Öffne Einstellungen → Rechnungsprofile und scrolle zu Abteilungen.
2. Trage optional unter Nr. (optional) eine Nummer ein, zum Beispiel deine bisherige Kostenstellen-Nummer.
3. Gib den Namen ein.
4. Klicke auf Hinzufügen.

Die Abteilung erscheint danach als „Nummer – Name” in allen Auswahllisten. Jeder Name darf nur einmal vorkommen.

Eine neue Abteilung legst du auch direkt aus einer Auswahlliste an, zum Beispiel beim Projekt, im Rechnungsprofil oder in einer Dokumentvorlage: Wähle dort Neue Abteilung anlegen.

Felder und Filter erscheinen mit der ersten Abteilung

Solange du keine Abteilung angelegt hast, zeigen Projekte, Rechnungen, Dokumentvorlagen, Plantafel und Termine weder ein Abteilungsfeld noch einen Abteilungsfilter. Mit der ersten Abteilung erscheinen sie.

Mitarbeiter und Geräte zuordnen

1. Klicke in der Zeile der Abteilung auf Mitglieder.
2. Setze unter Mitarbeiter und Geräte die Haken.
3. Klicke auf Speichern.

Eine Person darf in mehreren Abteilungen stehen. Du kannst die Abteilungen einer Person auch in ihrem Bearbeiten-Dialog unter Einstellungen → Mitarbeiter im Feld Abteilungen setzen.

Eingeladene Personen, die sich noch nie angemeldet haben, lassen sich noch nicht zuordnen. Wählst du beim Einladen schon Abteilungen, ordnet HammerUp sie zu, sobald die Person die Einladung annimmt — egal, ob sie dabei ein Konto anlegt oder schon eines hat.

Umbenennen, deaktivieren und reaktivieren

• Umbenennen — Nummer und Namen ändern, danach Speichern.
• Deaktivieren — die Abteilung steht in keiner Auswahlliste mehr und wandert unter Deaktiviert.
• Reaktivieren — unter Deaktiviert holst du eine Abteilung mit diesem Knopf zurück. Sie steht danach wieder in allen Auswahllisten.

Beim Deaktivieren bleiben die Zuordnungen an bestehenden Rechnungen und Dokumenten erhalten. Projekte, Rechnungsprofile und Dokumentvorlagen, bei denen die Abteilung eingetragen war, verlieren sie dagegen; neue Dokumente bekommen sie also nicht mehr.

Was beim Reaktivieren zurückkommt

Die zugeordneten Mitarbeiter und Geräte gelten sofort wieder. Die Abteilung an Projekten, Rechnungsprofilen und Dokumentvorlagen trägst du dagegen neu ein — die beim Deaktivieren entfernten Einträge kommen nicht zurück.

Der Name einer deaktivierten Abteilung bleibt belegt. Legst du eine neue mit genau demselben Namen an, weist HammerUp dich darauf hin, dass es sie schon gibt und du sie reaktivieren kannst.

Wie Dokumente zu ihrer Abteilung kommen

Ein Dokument bekommt seine Abteilung automatisch. HammerUp nimmt dabei die erste, die zutrifft:

1. Eine Abteilung, die du am Dokument selbst gewählt hast oder die aus der Dokumentvorlage stammt.
2. Die Abteilung des Projekts.
3. Bei Rechnungen die Abteilung des Rechnungsprofils.
4. Sonst keine.

So stellst du sie ein:

• Am Projekt: beim Anlegen oder Bearbeiten im Feld Abteilung. Alle Dokumente des Projekts werden auf diese Abteilung gebucht. Änderst du sie später, zieht HammerUp die Dokumente ohne eigene Wahl mit und meldet, wie viele umgebucht wurden.
• Im Rechnungsprofil: unter Zusätzlich im Feld Abteilung. Greift nur bei Rechnungen und nur, wenn das Projekt keine Abteilung hat.
• In der Dokumentvorlage: im Feld Abteilung der Vorlage. Dokumente aus dieser Vorlage bleiben auf dieser Abteilung, auch wenn du später die Abteilung des Projekts änderst.
• Am einzelnen Dokument: solange es bearbeitbar ist, im Dokument-Editor über Dokument-Einstellungen im Bereich Abteilung. Zur automatischen Zuordnung kehrst du über die Zeile darunter zurück, zum Beispiel Abteilung wieder vom Bauvorhaben übernehmen.
• An einer Rechnung: in der Detailansicht einer Rechnung unter Allgemein auf „Abteilung:” klicken und eine Abteilung oder „Automatisch” wählen. Das geht auch bei finalisierten Rechnungen; am PDF ändert sich dadurch nichts.

Im Projekt siehst du die Abteilung in der Projektübersicht unter Abteilung:.

Listen und Ansichten filtern

• Projekte — Spalte Abteilung und ein Filter mit Alle Abteilungen, Ohne Abteilung und den einzelnen Abteilungen.
• Ausgangsrechnungen — derselbe Filter in der Rechnungsliste, dazu die Abteilung je Rechnung.
• Plantafel und Termine — der Filter zeigt nur die Mitarbeiter und Geräte, die du der Abteilung zugeordnet hast. In den Terminen gibt es ihn in der Kalenderansicht. Eine Flotte bleibt sichtbar, sobald eines ihrer Mitglieder zur Abteilung gehört.

Die Auswahl gilt für Projektübersicht, Plantafel und Termine gemeinsam und bleibt gespeichert. Den Filter der Rechnungsliste stellst du getrennt ein.

Lohngruppen einer Abteilung

Unter Einstellungen → Lohngruppen kannst du jeder Lohngruppe eine Abteilung geben. Sie grenzt die Lohngruppen-Auswahl in Dokumenten, Ausgaben und der Mitarbeiter-Verwaltung ein:

• In der Kalkulation eines Dokuments zählt die Abteilung des Dokuments, bei Ausgaben die des Projekts.
• Beim Bearbeiten eines Mitarbeiters zählen seine Abteilungen.
• Lohngruppen ohne Abteilung stehen überall zur Verfügung.

Ist die Auswahl eingeschränkt, steht am Ende der Liste „Gefiltert nach” mit der Zahl der ausgeblendeten Gruppen. Ein Klick darauf zeigt alle Lohngruppen.

Mitarbeiter einladen und verwalten Abteilungen beim Einladen und Bearbeiten zuordnen.

Rechnungsprofile Die Seite, auf der du auch die Abteilungen pflegst.

Lohngruppen Stundensätze für die Kalkulation festlegen.