Dateien & Ablage

Die Ablage ist der Dateiordner eines Projekts. Du findest sie auf der Projektseite in der mittleren Spalte über den Reiter Ablage (neben Dokumente und Berichte). Hochladen, umbenennen, verschieben und löschen kann jeder, der das Projekt bearbeiten darf.

Aufbau der Ablage

• Oben steht der Pfad, in dem du dich gerade befindest. Ein Klick auf Ablage bringt dich zurück in die oberste Ebene.
• Darunter folgen die Abschnitte Ordner, Bilder (als Vorschaubilder) und Dateien.
• Der Ordner Termine sammelt die Dateien aus den Terminen dieses Projekts, mit einem Unterordner je Termin. In ihn selbst kannst du keine Dateien hochladen.
• Ist unter Einstellungen → Ordnerstruktur eine Vorlage für Projekte hinterlegt, bekommt jedes neue Projekt diese Ordner automatisch. Änderungen an der Vorlage wirken nur auf neue Projekte.

Dateien hochladen

1. Öffne in der Ablage den Ordner, in dem die Dateien landen sollen.
2. Klicke oben rechts auf das orangefarbene Plus.
3. Wähle Dateien hochladen und markiere eine oder mehrere Dateien.

Alternativ ziehst du Dateien aus dem Explorer oder Finder einfach in die Ablage.

• Mit Ordner hochladen übernimmst du einen ganzen Ordner von deinem Rechner – die Unterordner werden in der Ablage mit angelegt.
• Eine einzelne Datei darf höchstens 50 MB groß sein.
• Größere Bilder werden vor dem Hochladen komprimiert.

Ordner anlegen

Plus → Neuer Ordner → Namen eingeben und bestätigen. Der Ordner entsteht in der Ebene, die gerade geöffnet ist.

Dateien und Ordner bearbeiten

Über das Drei-Punkte-Menü einer Datei oder eines Ordners stehen dir zur Verfügung:

• Download (bei Dateien)
• Umbenennen
• Verschieben – alternativ ziehst du den Eintrag auf einen Ordner oder im Pfad oben auf eine höhere Ebene.
• Löschen – bei einem Ordner werden alle enthaltenen Dateien mitgelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Als Projektbild (bei Bildern) – das Bild erscheint dann als Projektbild in der Projektübersicht und im Projektkopf. Mit Nicht mehr als Projektbild nimmst du es zurück.

Ein Klick auf ein Bild oder eine PDF-Datei öffnet die Vorschau, andere Dateien öffnen sich in einem neuen Tab.

Mehrere Einträge auf einmal

Setze bei Dateien oder Ordnern das Auswahlkästchen. Die Kopfzeile der Ablage wechselt dann zur Auswahl und bietet Verschieben, Herunterladen und Löschen für alle markierten Einträge. Mit Auswahl aufheben kehrst du zur normalen Ansicht zurück.

Für die mobile App freigeben

Hat der Büro - Admin unter Einstellungen → Ordnerstruktur den Schalter Mobil-Sichtbarkeit steuern eingeschaltet, legst du fest, welche Ordner und Dateien Mitarbeitende mit reiner Mobil-Lizenz in der App sehen. Im Drei-Punkte-Menü eines Eintrags stehen dann zusätzlich:

• Für Mobil freigeben
• Für Mobil sperren
• Firmen-Standard – der Eintrag folgt dem Modus, der in den Einstellungen gewählt ist (Alles frei, gezielt sperren oder Alles gesperrt, gezielt freigeben), oder dem übergeordneten Ordner.

Ein kleines Abzeichen am Eintrag zeigt, ob er für die App freigegeben oder gesperrt ist. Ist der Schalter aus, erscheinen diese Menüpunkte nicht.

Dateien aus dem Chat

Der Projekt-Chat ist kein Teil der Ablage, sondern hat auf der Projektseite rechts einen eigenen Reiter Chat. Anhänge aus dem Chat übernimmst du so in die Ablage:

• im Menü der Chat-Nachricht über In Ablage speichern und die Wahl eines Ordners, oder
• indem du den Anhang aus dem Chat auf einen Ordner der geöffneten Ablage ziehst.

Umgekehrt teilst du eine Datei aus der Ablage im Chat, indem du sie in den Chat ziehst.

Projekt-Chat