Textblöcke und Textbausteine

Ein Textblock nimmt alles auf, was keine Position ist: Einleitung, Betreff, Hinweise, Schlusstext. In Textblöcke setzt du Systemvariablen ein, die sich aus Projekt, Kontakt und Dokument füllen, und Textbausteine, die du immer wieder brauchst.

Textblock einfügen

1. Öffne im Editor den Bereich Bausteine.
2. Ziehe Text an die gewünschte Stelle im Dokument oder klicke rechts daneben auf das Plus (Hinzufügen).

Klickst du einen Textblock an, öffnet sich das Panel Textblock bearbeiten mit seinen Einstellungen.

Text formatieren

Markiere den Text im Dokument. Über der Markierung erscheint eine Leiste mit Fett, Kursiv, Unterstrichen, Schriftgröße, Aufzählung und Nummerierung. Fett, kursiv und unterstrichen gehen auch mit Strg+B, Strg+I und Strg+U.

Einstellungen des Textblocks

Im Panel Textblock bearbeiten findest du drei Bereiche.

Inhalt

Oben wählst du, was der Block ist:

• Text — normaler Fließtext
• Datum — ein Datum oder Zeitraum, den du im Dokument anklickst und auswählst. Gib dem Block dazu ein eigenes Label, damit klar ist, worum es geht.
• Auswahlliste — feste Optionen, von denen du im Dokument die zutreffenden ankreuzt (siehe unten)
• Unterschrift — eine Unterschriftslinie mit Bezeichnung, zum Beispiel „Auftraggeber“, sowie wahlweise Namenszeile anzeigen und Datumszeile anzeigen

Unter Label setzt du einen fetten Text links vor den Inhalt:

• Kein Label
• Betreff
• Leistungsort
• Eigenes Label — mit freiem Text, zum Beispiel „Bauvorhaben“

Betreff und Leistungsort gibt es je Dokument nur einmal. Wählst du sie an einem Block, verlieren andere Blöcke dieses Label.

Mit In Folgedokument übernehmen wandert der Textblock in Folgedokumente mit, zum Beispiel aus dem Angebot in die Rechnung. Er geht immer nur einen Schritt weiter, in das direkt daraus erstellte Dokument. Unter Ausnahmen — dorthin wandert er NICHT mit schließt du Dokumentarten aus. Für Blöcke mit dem Label Betreff oder Leistungsort gibt es den Schalter nicht.

In einer Dokumentvorlage gibt es zusätzlich Als Übernahmebereich verwenden. Der Block markiert dann die Stelle, an der übernommene Textblöcke landen, und druckt selbst nichts.

Darstellung

• Ausrichtung — richtet den ganzen Block aus; ein Label wandert mit
• Titel — setzt eine fette Überschrift mit Trennlinie über den Block
• Seitenumbruch — beginnt den Block im PDF auf einer neuen Seite

Einfügen

Ganz unten liegen die Reiter Systemvariablen und Textbausteine.

Systemvariablen

Eine Systemvariable ist ein Platzhalter, den HammerUp mit echten Daten füllt.

1. Setze den Cursor im Textblock an die gewünschte Stelle.
2. Wähle im Panel den Reiter Systemvariablen.
3. Klicke auf die Variable.

Fährst du mit der Maus über eine Variable, siehst du, was sie einsetzt. Eine Auswahl:

Variable	Setzt ein
Anrede	Begrüßung aus den Kundendaten
Ansprechpartner	Name des ausgewählten Ansprechpartners
Leistungsadresse	Adresse der Baustelle
Projektname, Projektnummer	Name und Nummer des Projekts
Projektleiter	Name des zugewiesenen Projektleiters
Dokumentendatum	Datum dieses Dokuments
Dokumentennummer	Nummer dieses Dokuments, bei Entwürfen „Entwurf“
Quelldokument	Dokument, aus dem dieses direkt erstellt wurde
Wurzeldokument	Dokument am Anfang der Kette, zum Beispiel das Angebot hinter einer Abschlagsrechnung
Bezugsdokument	ein Dokument aus dem Projekt, das du selbst wählst — klicke die Variable im Text an
Nettosumme (inkl. evtl. Rabatt)	Nettosumme dieses Dokuments
Absendername	Name deiner Firma

So verhalten sich Variablen:

• Eine Variable verhält sich wie ein einzelner Block und lässt sich komplett auf einmal löschen.
• In einer Vorlage zeigen Variablen Beispielwerte. Im Dokument steht der echte Wert.
• Bleibt eine Variable leer, weil zum Beispiel am Projekt keine Leistungsadresse hinterlegt ist, ist sie im Dokument rot hervorgehoben. So siehst du vor dem Finalisieren, was fehlt.
• Tippst du im Dokument in eine Variable hinein, wird daraus normaler Text, den du anpassen kannst. Ausnahme ist Bezugsdokument: die getippte Taste ersetzt die Variable.

Textbausteine

Textbausteine sind Absätze, die du immer wieder brauchst, etwa zur Gewährleistung oder zu Zahlungshinweisen. Sie gelten für das ganze Unternehmen: jeder, der Dokumente bearbeitet, sieht dieselbe Liste und kann Bausteine anlegen, ändern und löschen.

Baustein einsetzen

1. Setze den Cursor im Textblock an die gewünschte Stelle.
2. Wähle im Panel den Reiter Textbausteine.
3. Klicke auf den Namen des Bausteins. Über Bausteine durchsuchen… findest du ihn schneller.

Der Inhalt wird an der Cursorposition in deinen Text kopiert. Änderst du den Baustein später, bleiben Dokumente, in die du ihn schon eingesetzt hast, unverändert.

In der Positionstabelle erreichst du die Bausteine, während du eine Textzeile bearbeitest, über das Symbol Textbaustein einfügen am Textfeld.

Baustein anlegen oder ändern

1. Klicke unter der Liste auf Neuer Textbaustein. Zum Ändern fährst du mit der Maus über einen Baustein und klickst auf den Stift.
2. Gib einen Name ein. In der Liste steht nur der Name.
3. Schreibe den Inhalt. Rechts unter Variablen kannst du Systemvariablen einsetzen; im Dokument werden sie mit dessen Daten gefüllt.
4. Klicke auf Speichern.

Mit dem Papierkorb löschst du einen Baustein. Die Reihenfolge änderst du, indem du einen Baustein am Griff links nach oben oder unten ziehst — das geht nur, solange die Suche leer ist.

Auswahllisten

Eine Auswahlliste eignet sich für wiederkehrende Ankreuz-Angaben, zum Beispiel Zahlungsarten oder enthaltene Leistungen.

1. Wähle am Textblock unter Inhalt den Typ Auswahlliste.
2. Trage die Optionen einzeln ein und übernimm jede mit dem Knopf daneben oder mit Strg+Enter. Enter allein erzeugt einen Zeilenumbruch in der Option.
3. Setze Mehrfachauswahl, wenn mehr als eine Option gelten darf.
4. Im Dokument wählst du über Option auswählen… die zutreffenden Optionen.

Im PDF stehen nur die gewählten Optionen, jeweils mit Haken. Ist nichts gewählt und der Block hat keinen weiteren Text, fehlt er im PDF ganz.

Am besten legst du Auswahllisten in einer Vorlage an, dann musst du im Dokument nur noch ankreuzen, siehe Dokumentvorlagen verwalten.

Dokument bearbeiten