Rechnungsprofile und Rechnungseinstellungen

Ein Rechnungsprofil bündelt, womit eine Rechnung erstellt wird: die Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften, das Briefpapier und die Bankverbindung. Mehrere Profile brauchst du, wenn ein Teil deiner Rechnungen anders laufen soll, zum Beispiel über eine Factoring-Bank mit eigenem Nummernkreis und Zessionsvermerk. Du findest die Profile unter Einstellungen → Rechnungsprofile; anlegen und ändern kann sie der Büro - Admin.

Jedes Unternehmen startet mit einem Profil namens „Standard“. Solange du nur dieses eine hast, musst du dich um Profile nicht kümmern.

Was ein Profil steuert

Ein Profil wirkt auf Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften:

• Nummernkreise — beim Finalisieren kommt die Nummer aus dem Nummernkreis des Profils: für Gutschriften aus dem unter Gutschriften, sonst aus dem unter Rechnungen.
• Bankverbindung — steht in der Fußzeile und auf dem Bezahlcode. Hat das Profil keine, nimmt HammerUp die Bankdaten aus den Firmendaten.
• Zessionsvermerk — erscheint in der Fußzeile unter der Bankverbindung.
• Briefpapier — mit Standard-Briefpapier folgt das Profil immer dem Briefpapier, das gerade als Standard markiert ist.
• Factoring-Profil (DATEV: Geschäftspartnerbank) — beim DATEV-Export wird die IBAN der Bankverbindung dieses Profils als Geschäftspartnerbank eingetragen.

Rechnungsprofil anlegen

1. Einstellungen → Rechnungsprofile
2. Klicke oben rechts auf + Neues Rechnungsprofil.
3. Unter Allgemein trägst du den Name ein, optional eine Beschreibung.
4. Unter Nummernkreise wählst du je einen Nummernkreis für Rechnungen und für Gutschriften. Brauchst du einen neuen, klicke in der Auswahl auf Neuen Nummernkreis anlegen und fülle Name, Präfix, Startwert und Mindestlänge aus.
5. Unter Darstellung & Zahlung wählst du Briefpapier und Bankverbindung. Eine neue Bankverbindung legst du direkt über Neue Bankverbindung anlegen an.
6. Unter Zusätzlich kannst du eine Abteilung zuordnen, einen Zessionsvermerk eintragen und das Profil als Factoring-Profil (DATEV: Geschäftspartnerbank) kennzeichnen.
7. Speichern

Name und beide Nummernkreise sind Pflichtfelder (mit * markiert). Ein neues Profil ist mit dem Standard-Nummernkreis und der Standard-Bankverbindung vorbelegt. Wofür die Abteilung dient, steht unter Abteilungen; ihre Verwaltung findest du auf derselben Seite unter der Liste der Profile.

Namen müssen eindeutig sein

Zwei aktive Profile dürfen nicht gleich heißen. Groß- und Kleinschreibung zählen dabei als Unterschied. Den Namen eines gelöschten Profils kannst du wieder vergeben.

Profil bearbeiten

Klicke auf die Zeile des Profils oder auf das Stift-Symbol (Bearbeiten). Die Felder öffnen sich direkt unter der Zeile, markiert mit wird bearbeitet. Ändere die Werte und klicke auf Speichern.

Ein Nummernkreis, den ein Profil verwendet, lässt sich nicht löschen, ebenso wenig eine Bankverbindung, die in einem Profil eingetragen ist.

Standardprofil festlegen

Genau ein Profil trägt die Markierung Standard. Es gilt für jede Rechnung, für die sich kein anderes Profil ergibt.

• In der Liste klickst du beim gewünschten Profil auf den Stern (Als Standard markieren), oder
• du setzt beim Bearbeiten den Haken Als Standard für neue Rechnungen verwenden.

Das erste Profil ist immer der Standard. Beim Standardprofil selbst ist der Haken gesetzt und gesperrt: Den Standard gibst du nur ab, indem du ein anderes Profil zum Standard machst.

Welches Profil eine Rechnung bekommt

Beim Anlegen einer Rechnung sucht HammerUp das Profil in dieser Reihenfolge:

1. Das Standard-Rechnungsprofil beim Kontakt des Ansprechpartners im Briefkopf. Ist dort Firmen-Standard verwenden eingestellt, gilt das Standardprofil des Unternehmens.
2. Ohne Ansprechpartner das Standard-Rechnungsprofil beim Kunden des Projekts.
3. Sonst das Standardprofil des Unternehmens.

Wechselst du im Briefkopf den Ansprechpartner, wird das Profil neu ermittelt — außer du hast es von Hand gewählt.

Profil beim Kontakt hinterlegen

Hast du mehr als ein Rechnungsprofil, steht beim Kontakt im Bereich Geschäftsdaten das Feld Standard-Rechnungsprofil. Das dort gewählte Profil wird auf Rechnungen und Gutschriften dieses Kunden vorausgewählt.

Profil an einer einzelnen Rechnung wählen

1. Öffne die Rechnung im Editor.
2. Klicke oben rechts an der Seite auf das Zahnrad (Dokument-Einstellungen).
3. Wähle unter Rechnungsprofil das gewünschte Profil.

Den Abschnitt Rechnungsprofil gibt es dort nur, wenn dein Unternehmen mehr als ein Profil hat und das Dokument noch bearbeitet werden kann. Eine eigene Wahl erkennst du an einem Punkt am Zahnrad. Mit Auf Briefkopf-Empfänger zurücksetzen leitet HammerUp das Profil wieder aus dem Empfänger ab.

Profil löschen

1. Klicke in der Zeile des Profils auf den Papierkorb (Löschen).
2. Bestätige die Rückfrage.

Dabei gilt:

• Hängt das Profil noch an einer Rechnung im Entwurf, lässt es sich nicht löschen. Finalisiere oder verwirf diese Entwürfe zuerst.
• Ist das Profil bei Kontakten als Standard hinterlegt, fragt HammerUp nach, ob diese Kontakte stattdessen das Standardprofil des Unternehmens verwenden sollen.
• Löschst du das Standardprofil, übernimmt das älteste verbleibende Profil die Markierung Standard.
• Das letzte Profil lässt sich nicht löschen.

Rechnungseinstellungen

Unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen legst du die Zahlungsbedingungen fest, mit denen neue Dokumente starten. Wie die Profile ändert sie nur der Büro - Admin.

Zahlungsbedingungen

• Zahlungsbedingungen standardmäßig aktivieren
• Standardmäßig sofort nach Rechnungserhalt — statt eines Zahlungsziels in Tagen
• Zahlungsziel (Tage) — zwischen 1 und 365 Tagen
• Berechnungsart — Wochentage (Mo-So), Werktage (Mo-Sa) oder Banktage (Mo-Fr). Bei Werk- und Banktagen kannst du zusätzlich Feiertage berücksichtigen; die Feiertage kommen aus Einstellungen → Feiertage.

Skonto

• Skonto standardmäßig aktivieren
• Standardmäßig sofort nach Rechnungserhalt
• Skonto-Frist (Tage) — zwischen 1 und 30 Tagen und nicht länger als das Zahlungsziel
• Skonto-Prozentsatz (%) — zwischen 0,1 und 10 %

Die Berechnungsart des Skontos folgt der des Zahlungsziels.

Abschlagsrechnungen

Hier legst du fest, welche Art beim Anlegen der ersten Abschlagsrechnung eines Projekts vorausgewählt ist:

• Kumulative Abschlagsrechnung — jede Abschlagsrechnung enthält alle bisherigen Positionen.
• Nicht-kumulative Abschlagsrechnung — jede Abschlagsrechnung steht für sich.

Unter Standard-Prozentsatz für nicht-kumulative Abschläge (optional) trägst du einen Prozentsatz zwischen 0 und 100 ein, der bei nicht-kumulativen Abschlägen vorausgefüllt wird. Legst du eine weitere Abschlagsrechnung oder die Schlussrechnung aus einer nicht-kumulativen Abschlagsrechnung an, bleibt es nicht-kumulativ.

Klicke zum Schluss auf Speichern.

Wann die Einstellungen greifen

• Die Werte übernimmt ein Dokument beim Anlegen. Bereits angelegte Dokumente ändern sich nicht.
• Hat der Kunde beim Kontakt unter Geschäftsdaten eigene Zahlungsziel & Skonto hinterlegt, gelten diese statt der Firmenwerte.
• Ein Folgedokument, etwa die Rechnung aus einem Angebot, übernimmt die Zahlungsbedingungen seines Quelldokuments.
• Für Bestellungen, Nachunternehmeraufträge und Leistungsverzeichnisse übernimmt HammerUp die Zahlungsbedingungen nicht.

Für eine einzelne Rechnung änderst du Zahlungsziel und Skonto im Editor, siehe Rechnung erstellen.

Nummernkreise Kürzel, Startwert und Varianten für Rechnungen und Gutschriften.

Fußzeile Wo Bankverbindung und Zessionsvermerk auf dem Dokument stehen.

Abschlagsrechnung Abschläge anlegen und fortführen.