Kundennotizen

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Kundennotizen sind der Verlauf deiner Kommunikation mit einem Kontakt: ein Telefonat, eine Absprache auf der Baustelle, etwas, das du nicht vergessen darfst. Jede Notiz trägt den Zeitpunkt und den Namen der Person, die sie geschrieben hat. Mit @ holst du Kolleginnen und Kollegen dazu.

Notiz schreiben

Öffne den Kontakt: Kontakte → Zeile anklicken.
Klicke in der Karte Kundennotizen unten in das Feld Notiz schreiben … @ für Erwähnung.
Schreib deinen Text. Das Feld wächst mit, bis zu sechs Zeilen; danach scrollt es.
Drück Enter zum Speichern. Eine neue Zeile bekommst du mit Umschalt+Enter.

Die neue Notiz steht danach ganz unten in der Liste – die Karte liest sich von oben nach unten wie ein Verlauf, die neueste Notiz ist die letzte. Zeitpunkt und deinen Namen trägt HammerUp selbst ein.

Kundennotizen gibt es erst, wenn der Kontakt gespeichert ist. Beim Anlegen steht in der Karte deshalb „Kundennotizen verfügbar nach dem Erstellen”.

Kolleginnen und Kollegen erwähnen

Tippe im Feld @ und die ersten Buchstaben des Namens.
Wähle die Person aus der Liste – mit der Maus oder mit den Pfeiltasten und Enter. Solange die Liste offen ist, übernimmt Enter den Namen und speichert noch nicht.
Schreib weiter und speichere wie gewohnt mit Enter.

Wer erwähnt wird, bekommt eine Benachrichtigung und eine Aufgabe mit dem Titel Kunde: … und dem Text deiner Notiz. Erwähnst du mehrere Personen, entsteht eine gemeinsame Aufgabe für alle. Dich selbst schlägt die Liste nicht vor.

Vorgeschlagen werden alle, die den Kontakt sehen dürfen. Ein Klick auf die Benachrichtigung öffnet den Kontakt und springt direkt zu der Notiz.

Notizen finden

Im Feld Notizen durchsuchen … über der Liste suchst du im Text aller Notizen dieses Kontakts. Umlaute darfst du auch als ae, oe, ue und ss schreiben: „rueckruf” findet „Rückruf”. Findet die Suche nichts, steht dort Nichts gefunden.

Die Suche der Kontaktliste durchsucht die Kundennotizen nicht. Soll ein Stichwort dort auffindbar sein, schreib es in das Feld Notizen in der Karte Allgemeine Informationen – das ist ein einzelnes Freitextfeld am Kontakt, und die Kontaktliste durchsucht es mit.

Ältere Notizen

Notizen, die vor der Umstellung auf den Verlauf geschrieben wurden, sind alle noch da. Früher hatte jede Notiz einen Typ; bei diesen älteren Notizen steht er weiter als kleines Abzeichen neben dem Zeitpunkt, zum Beispiel Anruf, Besprechung, Wichtig oder Follow-up. Neue Notizen haben keinen Typ mehr.

Wer Kundennotizen sieht

Sehen können sie alle, die den Kontakt öffnen dürfen.
Neue Notizen schreiben Büro - Admin, Büro - Leitung und Büro - Projektleitung – also alle, die den Kontakt auch bearbeiten dürfen. Wer den Kontakt nur lesen darf, sieht die Notizen ohne Eingabefeld.
In der mobilen App erscheinen Kundennotizen nicht, und Mobil - Subunternehmer bekommen ohnehin keine Kundendaten zu sehen.

Kundennotizen bleiben intern: Sie erscheinen auf keinem Dokument und nicht im Kontakt-Export. Wird ein Kontakt anonymisiert, werden seine Kundennotizen vollständig gelöscht.